Gõ "phần mềm tính tiền quán cafe miễn phí" sẽ ra cả chục cái tên. Miễn phí là có thật, nhưng hiếm khi miễn phí hết mọi thứ quán cần. Bài này không chấm điểm phần mềm nào — chỉ đưa ra sáu câu nên tự kiểm trước khi cài, để biết cái giá thật nằm ở đâu.
"Miễn phí" thường nằm ở một trong ba dạng
| Dạng | Thường là | Cần kiểm tra |
|---|---|---|
| Dùng thử có hạn | Đủ tính năng trong 7–30 ngày, sau đó trả phí | Hết hạn thì dữ liệu còn không, có xuất ra được không |
| Gói miễn phí giới hạn | Miễn phí mãi nhưng giới hạn số đơn, số mặt hàng, số máy hoặc tính năng | Quán vượt giới hạn vào tháng đông khách thì sao |
| Phần mềm cài trên máy | Không mất phí tháng, dữ liệu nằm trên một máy tính | Máy hỏng, mất máy thì dữ liệu còn ở đâu; ai sao lưu |
Sáu câu tự kiểm trước khi cài
- Chọn size, đường, đá, topping mất mấy lần bấm? Quán cà phê sống nhờ tốc độ ở quầy. Thử bấm một ly trà sữa size L, ít đường, hai topping. Phải gõ ghi chú bằng tay thì giờ cao điểm sẽ chậm và sai.
- Có in tem dán ly không? Bán mang đi nhiều mà không có tem ghi size, đường, topping thì sớm muộn sẽ đưa nhầm ly.
- Có xuất được hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không? Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm thuộc diện phải dùng loại hoá đơn này. Quán nhỏ hôm nay chưa tới mốc, nhưng đổi phần mềm lúc đã tới mốc tốn công hơn nhiều. Xem thêm hộ kinh doanh có bắt buộc hoá đơn điện tử không.
- Chốt ca có tách tiền mặt, chuyển khoản không? Không tách được thì cuối ngày lệch tiền mà không biết lệch ở đâu.
- Dữ liệu có tự xuất ra file được không? Thử xuất danh sách món và báo cáo doanh thu ngay trong thời gian dùng thử.
- Lúc máy hỏng giữa giờ đông khách thì gọi ai? Phần mềm miễn phí thường không kèm người hỗ trợ; đó là thứ bạn đang không trả tiền.
Tính thử cái giá thật mỗi tháng
Ví dụ một quán bán 200 ly/ngày. Nếu mỗi ngày mất thêm 20 phút cộng tay chốt ca, dò lệch tiền, và mỗi tuần đưa nhầm hai ly phải làm lại ly 35.000đ:
| Khoản | Cách tính | Mỗi tháng |
|---|---|---|
| Thời gian chốt ca, dò lệch | 20 phút × 30 ngày × 25.000đ/giờ công | khoảng 250.000đ |
| Ly làm lại vì nhầm | 2 ly × 4 tuần × 35.000đ | 280.000đ |
| Cộng | khoảng 530.000đ |
Con số của quán bạn sẽ khác — thay bằng số giờ công và giá ly thật. Điểm cần thấy là: phần mềm miễn phí không có nghĩa là chi phí bằng 0.
Khi nào phần mềm miễn phí là đủ
- Quán một người đứng, vài chục ly một ngày, không có nhân viên thu tiền thay.
- Chưa bán mang đi nhiều, chưa cần tem dán ly.
- Doanh thu còn xa mốc 1 tỷ đồng/năm.
Đủ ba điều trên thì bắt đầu bằng phần mềm miễn phí là hợp lý — miễn là xuất được dữ liệu, để sau này đổi không phải nhập lại từ đầu.
Ordersys ở đâu trong chuyện này
Ordersys không miễn phí: gói Căn bản 140.000đ/tháng, không phí khởi tạo, dùng thử miễn phí 7 ngày trước khi trả tiền. Trong 7 ngày đó bạn kiểm được đủ sáu câu trên ngay tại quầy: bấm topping, in tem ly, màn hình phụ hiện mã QR chuyển khoản, chốt ca tách tiền mặt và chuyển khoản. Xem phần mềm tính tiền quán cà phê, trà sữa Ordersys.
Đọc tiếp: tính tiền quán cafe bằng điện thoại hay máy tính tiền.
Tính tiền vài chạm, in tem ly và topping, báo pha chế ra màn hình quầy, xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền.
Các tin tức khác
Quản lý tip nhân viên phục vụ phòng karaoke: ghi nhận và chia minh bạch
Khách karaoke tip bằng tiền mặt, cộng vào hoá đơn hoặc chuyển khoản dư. Hai cách sau đi qua quỹ của quán, không ghi lại là sinh nghi. Ba dạng tip và tiền nằm ở đâu, tip riêng hay bỏ chung, ghi tip lúc thanh toán, và trả tip cuối ca thế nào cho minh bạch.
Khách bị trùng trong danh sách: gộp lại thế nào cho khỏi mất lịch sử
Một khách ba hồ sơ thì điểm chia ba nơi, mãi không lên hạng, báo cáo đếm thành khách mới. Năm nguồn sinh ra trùng, dấu hiệu nhận ra, cách gộp giữ lịch sử mua và điểm tích luỹ, và thói quen ở quầy để chặn trùng từ đầu.
Đặt cọc giữ lịch tiệm nail dịp cao điểm: xin cọc ai, nói gì, cọc đi đâu
Mùa cao điểm, mỗi lịch khách bỏ là mất trọn khung giờ đẹp của thợ giỏi nhất. Lịch nào nên xin cọc, lịch nào không cần, ba điều phải nói lúc nhận cọc, cọc gắn với thợ nào, và khoản cọc đi qua phần mềm ra sao để cuối ngày quỹ vẫn khớp.
Thực đơn điện tử QR: đổi giá và tạm ẩn món hết mà không phải in lại
Thực đơn QR đổi được ngay mà không phải in lại, nhưng phải dùng đúng công tắc. Ba cách để khách không gọi được một món qua QR, đổi giá thì món đã gọi có đổi theo không, nút Hết món ở bếp thực ra làm gì, và quy trình ba bước cho giờ đông.
Theo dõi trạng thái lịch hẹn spa: khách đã đến, trễ giờ hay đã huỷ
Khó nhất của lịch hẹn spa không phải là ghi xuống, mà là biết mỗi lịch đang ở tình trạng nào ngay lúc này. Sáu trạng thái và việc lễ tân cần làm ở từng trạng thái, cách xử lý khách không tới, huỷ và hoàn tác lịch mà tiền cọc vẫn khớp sổ quỹ.
Chuyển bàn bida: giữ giờ đã chơi và đồ đã gọi, tính đúng giá từng bàn
Khách đổi bàn giữa chừng là chuyện thường ở quán bida. Bấm Chuyển bàn thì giờ đã chơi được chốt theo giá bàn cũ, giờ tiếp theo tính theo giá bàn mới, đồ đã gọi đi theo hoá đơn. Bài này nói rõ hoá đơn hiện ra thế nào, khi nào không chuyển được và chủ quán xem lại ở đâu.
Phần mềm quản lý nhà thuốc, tạp hoá: mã vạch, hạn dùng, bán nhanh
Nhà thuốc và tạp hoá vất vả giống nhau: hàng rất nhiều, giá trị nhỏ, khách đứng đợi, và hàng có hạn dùng. Quét mã bán nhanh, lô và hạn dùng đi theo hàng từ lúc nhập, quy đổi thùng ra hộp, định mức tồn — và một điểm riêng của nhà thuốc cần hỏi rõ trước khi chọn phần mềm.
Tính lương part-time theo giờ cho quán ăn, quán cà phê
Part-time ca bốn năm tiếng, lịch đổi theo tuần thì lương tháng không áp được. Bốn thứ cần khai đúng — ca, chấm công, đơn giá giờ, kỳ chốt — và vì sao giờ công phải lấy từ chấm công chứ không lấy từ lịch ca.
Quán massage xếp phòng, giường và kỹ thuật viên không trùng giờ
Hai khách cùng một giường là lỗi làm mất khách êm ru. Ba nguồn gây trùng ở quán massage, cách phần mềm chặn trùng theo giường bằng giờ bắt đầu cộng thời lượng và khoảng đệm hai phía, phần nào máy canh — phần nào người vẫn phải canh, và bốn quy ước nên chốt trước khi bật.
