Hoá đơn điện tử đã gửi cho người mua mà phát hiện sai — sai số tiền, sai thuế suất, sai mã số thuế — thì phải lập hoá đơn thay thế (hoặc hoá đơn điều chỉnh). Câu kế toán hay hỏi nhất: có cần làm biên bản không? Từ 01/6/2025, khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, câu trả lời đã đổi.
Trả lời nhanh
| Người mua là | Trước khi lập hoá đơn thay thế |
|---|---|
| Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh | Bắt buộc có văn bản thoả thuận giữa người bán và người mua, ghi rõ nội dung sai. Người bán lưu văn bản này và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu. |
| Cá nhân (người tiêu dùng) | Không cần văn bản thoả thuận; người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán. |
Nói cách khác: trước 01/6/2025 nhiều nơi hướng dẫn "chỉ cần thoả thuận, không bắt buộc biên bản"; từ 01/6/2025, với người mua là đơn vị kinh doanh, thoả thuận phải thành văn bản.
Sai chỗ nào thì xử lý thế nào
| Sai sót | Cách xử lý |
|---|---|
| Sai tên, địa chỉ người mua, nhưng đúng mã số thuế và các nội dung khác đúng | Không phải lập lại hoá đơn. Người bán thông báo cho người mua và gửi cơ quan thuế Mẫu 04/SS-HĐĐT. |
| Sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng | Lập hoá đơn điều chỉnh hoặc hoá đơn thay thế (chọn một), sau khi đã có văn bản thoả thuận nếu người mua là đơn vị kinh doanh. |
Quy trình lập hoá đơn thay thế
- Lập văn bản thoả thuận với người mua (nếu người mua là đơn vị kinh doanh), ghi rõ hoá đơn nào sai, sai ở đâu. Người mua là cá nhân thì thông báo cho họ.
- Lập hoá đơn điện tử mới có dòng ghi "Thay thế cho hoá đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…". Hoá đơn thay thế mang số mới, ngày lập là ngày lập thực tế.
- Gửi hoá đơn thay thế cho người mua như một hoá đơn bình thường.
Có phải gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT không? Khi đã lập hoá đơn thay thế thì không bắt buộc gửi thêm Mẫu 04/SS — dòng "Thay thế cho hoá đơn…" đã thể hiện việc xử lý. Mẫu 04/SS dùng cho trường hợp sai tên, địa chỉ mà không lập lại hoá đơn như bảng trên.
Văn bản thoả thuận nên ghi gì
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; người đại diện hai bên.
- Thông tin hoá đơn sai: mẫu số, ký hiệu, số, ngày lập.
- Nội dung sai và nội dung đúng.
- Cách xử lý hai bên thống nhất: lập hoá đơn thay thế (hoặc điều chỉnh).
- Ngày lập, chữ ký của hai bên.
Lưu văn bản cùng bộ chứng từ của hoá đơn thay thế để xuất trình khi được yêu cầu.
Thay thế hay điều chỉnh?
- Thay thế: lập hoá đơn mới đúng toàn bộ, hoá đơn cũ bị thay thế. Gọn khi sai nhiều chỗ.
- Điều chỉnh: lập hoá đơn ghi phần tăng hoặc giảm so với hoá đơn gốc. Hay dùng khi chỉ sai số lượng, đơn giá.
Cả hai đều cần văn bản thoả thuận nếu người mua là đơn vị kinh doanh.
Ba lỗi hay gặp
- Lập hoá đơn thay thế trước, làm văn bản sau — văn bản phải có trước.
- Lập lại hoá đơn khi chỉ sai tên, địa chỉ — trường hợp này chỉ cần thông báo và Mẫu 04/SS.
- Tự huỷ hoá đơn đã gửi người mua — hoá đơn đã gửi chỉ xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế.
Hộ kinh doanh bán lẻ, quán ăn thì sao?
Phần lớn khách của quán ăn, quán cà phê, cửa hàng bán lẻ là cá nhân — sai sót thì chỉ cần thông báo, không phải lập văn bản thoả thuận. Từ 01/6/2025, hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền; phần mềm bán hàng xuất hoá đơn ngay khi thanh toán nên sai sót về số tiền, thuế suất ít hơn hẳn nhập tay. Ordersys có sẵn hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trong phần mềm bán hàng, dùng thử miễn phí 7 ngày.
Nguồn: Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/6/2025), Điều 19 về xử lý hoá đơn có sai sót; tổng hợp tại thời điểm tháng 9/2026. Bài mang tính tham khảo — trường hợp cụ thể nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp hoặc đơn vị cung cấp hoá đơn điện tử của bạn.
Hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ/năm phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Ordersys bán hàng và xuất hoá đơn trong một bước.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
