Hai giờ chiều, cả quán có ba bàn sáng đèn. Tám giờ tối thì khách đứng chờ. Chủ quán nào cũng muốn kéo khách vào khoảng trống buổi trưa, thường bằng câu "trưa anh bớt cho em mười nghìn một giờ". Vấn đề nằm ở lúc tính tiền: nhân viên nhớ thì giảm, quên thì không, khách chơi vắt từ 14h sang 18h thì chẳng ai biết nên giảm bao nhiêu phần, và cuối tháng chủ quán không trả lời được câu "chương trình trưa đó làm quán mất bao nhiêu tiền".
Ba cách đặt giá theo giờ, không phải một
Trong phần mềm có ba màn hình khác nhau, hay bị gộp làm một nên cài sai:
Cài đặt tăng giá theo khung giờ — dùng khi muốn giờ cao điểm đắt hơn, chứ không phải giờ vắng rẻ hơn. Mỗi dòng gồm loại bàn, giờ nào trong ngày, những thứ nào trong tuần và số tiền cộng thêm. Một bàn có sẵn ba mức giá: giá gốc, và hai mức cộng thêm theo khung giờ. Lúc mở bàn nhân viên chọn mức, hoặc đặt sẵn mức mặc định.
Cài đặt giảm giá theo thứ — đúng cho chương trình "trưa thứ hai đến thứ năm giảm 20%". Mỗi dòng gồm loại bàn, chọn những thứ áp dụng, từ giờ nào đến giờ nào và tỷ lệ giảm. Khi tính tiền, phần mềm cộng riêng số phút khách chơi nằm trong khung đó rồi giảm theo tỷ lệ — khách vào 14h ra 19h thì chỉ phần phút trước giờ kết thúc chương trình được giảm, phần sau tính giá thường.
Cài đặt giảm giá theo giờ: chơi càng lâu càng rẻ
Màn hình thứ ba tính theo tổng số giờ khách chơi, không quan tâm mấy giờ. Mỗi dòng là một ngưỡng: từ 3 giờ trở lên giảm bao nhiêu, từ 5 giờ trở lên giảm bao nhiêu, theo phần trăm hoặc theo số tiền, có thời hạn từ ngày đến ngày. Đây là cách giữ nhóm khách chơi dài.
Chuyện hay nhầm nhất: hai nhóm trên không cộng dồn. Nếu một hoá đơn vừa rơi vào khung giờ giảm vừa đủ ngưỡng số giờ, phần mềm lấy một mức — và quán tự chọn lấy mức nào ở phần Cài đặt giảm giá trùng (Cao nhất hoặc Thấp nhất), kèm việc chọn những nguồn nào được tham gia khi trùng: bàn, thứ, thành viên. Chốt cái này trước khi chạy hai chương trình song song, nếu không sẽ có hôm khách được giảm nhiều hơn chủ quán tính.
Lúc thanh toán, bấm vào phần giảm giá là ra bảng Chi tiết giảm giá tự động: giảm bao nhiêu, từ chương trình nào. Quán nào không muốn máy tự giảm thì tắt hẳn phần này, giữ lại giảm thủ công với ba mức đặt sẵn là Thường, Học sinh và Khác.
Combo: bán trước giờ chơi kèm đồ uống
Combo là cách bán gói, khác hẳn ba cách trên. Ở màn Cài đặt combo, mỗi combo gồm:
| Trường | Ý nghĩa khi bán |
|---|---|
| Mã combo, Tên combo | Mã không được trùng; tên là thứ nhân viên chọn trên màn thanh toán |
| Số giờ | Số giờ chơi kèm theo combo, từ 1 đến 24 giờ |
| Số lượng combo | Hạn mức bán. Bán hết thì màn hình báo "Hết combo" |
| Thời gian sử dụng từ — đến ngày | Thời hạn chương trình |
| Thứ và khung giờ áp dụng | Chọn thứ trong tuần và những giờ trong ngày combo có hiệu lực |
| Thực đơn tặng kèm | Chọn món từ kho và số lượng — nước, snack, mì |
Khi thanh toán, phần giờ chơi của combo được trừ trước theo giây, chỉ phần vượt quá mới tính tiền giờ; mua hai combo thì số giờ nhân đôi. Hoá đơn in dòng "Giờ chơi" ghi rõ bao nhiêu giờ nằm trong combo và một dòng "Tiền combo" riêng.
Hai rào chắn nên biết trước: bàn đang dùng combo thì không chuyển bàn được, và combo đang nằm trong phiếu chưa thanh toán thì không sửa hay xoá được. Phụ thu sau 12 giờ đêm tính theo phần trăm giá bàn và không trừ vào phần giờ của combo, nên gói bán cho khách chơi khuya cần tính kỹ.
Chạy thử một tuần rồi xem lại
Cách gọn nhất là mở một chương trình, một khung giờ, chạy đúng một tuần rồi xem báo cáo: lượt mở bàn trong khung đó tăng bao nhiêu, tổng tiền giảm bao nhiêu. Giảm 20% mà lượt chơi tăng gấp đôi là lãi; giảm 20% mà khách vẫn thế thì chỉ là bớt tiền cho đúng những người vốn đã tới.
Các màn cài đặt kể trên nằm trong phần mềm quản lý bida của Ordersys, cùng hệ với tính giờ bàn và order đồ tại bàn, không phải mua thêm phần nào. Quán muốn thử thì có bản dùng thử miễn phí 7 ngày — cài một chương trình giờ thấp điểm rồi tính thử một hoá đơn là thấy ngay cách phần mềm cộng trừ.
Đọc thêm: Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau để đặt giá gốc cho từng loại bàn trước khi gắn chương trình; và Quán bida hút khách khung giờ sáng nếu quán đang muốn lấp khoảng trống buổi sáng, trưa.
Ordersys tính giờ từng bàn tự động, bật tắt đèn theo giờ chơi, gọi nước tại bàn và báo cáo doanh thu từng ca.
Các tin tức khác
Quán cafe gom đơn tại chỗ, mang đi và giao hàng về một màn hình
Bảy giờ rưỡi sáng, quầy chạy ba luồng cùng lúc: khách ngồi trong quán, ba người đứng chờ ly mang đi, và điện thoại reo đặt mười hai ly giao lúc chín giờ. Trí nhớ cộng mấy tờ giấy note dán lên máy pha vẫn chạy được, tới hôm có người bỏ đi chưa lấy ly. Bài này tách ba luồng theo đúng cách phần mềm xếp: bàn mang về đánh dấu "Mang đi" để đơn mang đi vẫn nằm trong danh sách đang mở, số điện thoại là thứ gọi tên đơn thay tên bàn, và màn Order online lọc theo ngày giao nên đơn đặt cho mai không lẫn vào sáng nay. Kèm bảng ba luồng khác nhau ở chỗ nào và danh mục đối tác giao hàng.
Nhận đặt tiệc theo mâm, theo suất: chốt bàn, thực đơn và tiền cọc
Khách gọi đặt bốn mâm tối thứ bảy, dặn một mâm không hải sản, cọc một triệu — rồi tờ giấy ghi vội nằm úp dưới xấp hoá đơn và người nhận cuộc gọi đã nghỉ ca. Bài này đi qua đủ trường của một phiếu đặt (nhiều bàn một lúc, số người lớn và trẻ em, giờ tới, thực đơn đặt trước kèm topping và ghi chú từng món, tiền cọc kèm phương thức), cách dựng mâm thành một món để chốt số lượng vì phần mềm không có ô "số mâm", lớp chặn trùng bàn theo khoảng cách phút do quán tự đặt, huỷ phiếu phải ghi lý do và có thể phục hồi, và bước xác nhận khi khách tới: món đặt trước chép thẳng sang đơn, tiền cọc tự trừ vào số phải trả với phiếu in tách rõ hai phương thức.
Duyệt nghỉ phép, đổi ca và tăng ca: xử lý ngay trên điện thoại
Mười một giờ đêm quản lý nhận tin nhắn xin nghỉ, trả lời "ừ em", sáng hôm sau ca trưa thiếu người và không ai nhớ ai đã cho nghỉ. Đơn không mất vì bị giấu — nó mất vì chưa bao giờ là một cái đơn. Bài này đi qua ba loại đơn hay bốc hơi (nghỉ, đổi ca, tăng ca), bảng quy định bốn cột nên chốt trước khi bật tính năng duyệt, cách xếp ca tuần và duyệt đơn nghỉ trên Ordersys HRM kèm cảnh báo ca thiếu người theo khung giờ và chi nhánh, và hai chỗ hay vỡ: duyệt miệng định nhập bù sau, và mức trả giờ làm thêm vốn là quy định pháp luật chứ không phải thoả thuận riêng.
Tồn sơn gel tiệm nail: màu nào sắp hết, màu nào nằm chết
Khách chỉ vào mẫu màu nâu sữa, thợ lục tủ rồi bảo hết màu đó rồi — trong khi cũng cái tủ ấy có hơn trăm chai, nhiều chai mua từ năm ngoái chưa mở nắp. Bài này đi qua cách tách vật tư dùng trong dịch vụ khỏi hàng bán cho khách mang về, khai mỗi màu một mã thay vì một mặt hàng tên "sơn gel", cài định mức tồn kho để lọc ra đúng những màu phải nhập trước mỗi lần đặt hàng, và dùng báo cáo xuất nhập tồn ba tháng để nhận ra nhóm màu đang nằm chết trong tủ. Kèm lý do tiệm nail không nên cố định lượng từng giọt sơn cho mỗi bộ móng.
Hoa hồng và tip kỹ thuật viên massage: ghi thế nào cho khỏi cãi
Cuối tháng kỹ thuật viên bảo làm bốn khách, sổ quầy ghi ba, và không ai nói dối — tờ giấy nháp lúc giao ca đã đi đâu mất. Tiền của người làm ở quán massage đến từ ba nguồn tách biệt: hoa hồng dịch vụ, tip khách cho và hoa hồng bán thêm; gộp cả ba vào một con số cuối tháng là lúc bắt đầu cãi nhau. Bài này đi qua cách khai danh mục hoa hồng cho từng dịch vụ, gán kỹ thuật viên cấp 1 và cấp 2 ngay trên phiếu, ghi tip gửi qua quầy thành một dòng thay vì để ngoài sổ, và đối chiếu bằng phiếu đóng ca cùng báo cáo hoa hồng theo từng người.
Định lượng nguyên liệu: bán một món là trừ kho tự động
Cuối tháng kiểm kho thiếu sáu ký thịt bò mà không ai nói được nó đi vào những đĩa nào. Định lượng là cách thôi đoán: khai một lần mỗi món cần bao nhiêu nguyên liệu kèm phần hao hụt, bán một đĩa là kho tự trừ đúng chừng ấy. Bài này đi qua cách khai công thức chế biến cho từng món, cách phần mềm trừ cả món kèm, combo và thuộc tính size, chọn trừ theo lô FIFO hay FEFO, hai cái khoá không cho bán vượt tồn và bán hàng hết hạn, định mức tối thiểu để biết sắp hết nguyên liệu gì, nút báo hết món của bếp, và hai báo cáo dùng để đối chiếu khi đếm kho.
Chốt ca đêm quán bida: đối soát tiền giờ, nước và tiền mặt
Một giờ sáng, nhân viên ca đêm đưa chủ quán một xấp tiền mặt kèm câu "hôm nay được khoảng bảy triệu" — trong đó tiền giờ mười mấy bàn, tiền nước gọi thêm, tiền chuyển khoản và tiền ghi nợ lẫn vào nhau. Bài này đi qua cách chốt ca của phần mềm quản lý bida: mở ca khai tiền mặt đầu ca, phân quyền ai được thanh toán và đóng ca nào, bảy nhóm số liệu trên phiếu đóng ca, cách phần mềm tính tiền mặt cuối ca rồi so với số nhân viên đếm tay để ra chênh lệch, dùng danh sách hàng bán trong ca để soát tiền nước, và xem lại nhiều ca để biết ca nào hay lệch.
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
