Cuối tháng ở quán massage hay có cùng một cuộc trò chuyện. Một kỹ thuật viên nói hôm hai mươi mốt em làm bốn khách chứ không phải ba. Sổ quầy ghi ba. Không ai nói dối: khách thứ tư vào lúc giao ca, lễ tân cũ ghi trong giấy nháp rồi tờ giấy đó đi đâu không ai biết. Tiền tranh nhau chỉ bằng một buổi làm, nhưng cái mất lớn hơn là tháng sau người ta không còn tin con số của quán nữa.
Tiền của kỹ thuật viên đến từ ba nguồn, phải ghi riêng ba nguồn
Gần như quán nào cũng trả cho kỹ thuật viên theo ba phần, và sai thường là do gộp cả ba vào một con số ở cuối tháng:
- Hoa hồng dịch vụ — phần chính, tính trên những buổi người đó thực sự làm.
- Tip khách cho — không nằm trong giá dịch vụ, có buổi có có buổi không, và là phần hay thất thoát nhất vì thường đi bằng tiền mặt.
- Hoa hồng bán thêm — đồ uống, khăn nóng, dịch vụ cộng giờ hoặc sản phẩm khách mua mang về.
Chia bao nhiêu phần trăm là việc riêng của từng quán (bốn cách tính thông dụng có bài riêng dẫn ở dưới). Bài này nói chỗ hay vỡ hơn: ghi nhận ba nguồn đó vào đâu để cuối tháng không phải nhớ.
Gán kỹ thuật viên ngay trên phiếu, đừng để sổ riêng
Trong Ordersys, mỗi dịch vụ massage khai là một hàng hoá dịch vụ và gắn được một danh mục hoa hồng với tỷ lệ riêng. Body sáu mươi phút một tỷ lệ, gói đá nóng một tỷ lệ khác, dịch vụ cộng giờ một tỷ lệ khác — khai một lần, dùng mãi. Lúc thanh toán, phiếu ghi luôn ai làm. Chỗ này có hai thứ đáng để ý với quán massage:
- Một phiếu ghi được nhiều người, theo cấp. Phần mềm có mục "nhân viên hưởng hoa hồng cấp 1", "cấp 2" và thêm được cấp nữa — buổi có kỹ thuật viên chính và người phụ phần gội chân thì mỗi người một dòng với tỷ lệ riêng.
- Cách tính chọn được: theo tỉ lệ doanh thu của dịch vụ, hoặc theo mức phần trăm cài cho từng danh mục. Quán trả theo đầu buổi thì khai mức tiền cho dịch vụ đó, mỗi lần ghi là cộng một lần.
Việc duy nhất phải làm đúng là chọn tên người ngay lúc chốt phiếu. Phiếu đã thanh toán thì nhân viên thường không được sửa hay huỷ — nếu ai cũng sửa được thì bảng kê cuối tháng lại thành chuyện thương lượng.
Tip: ghi thành một dòng trên phiếu, không để ngoài sổ
Khách đưa tiền mặt tại phòng thì quán không có cách nào biết, và cũng không cần biết hết. Nhưng tip gửi qua quầy — trả thẻ, chuyển khoản, hay đưa lễ tân nhờ chuyển — thì phải có chỗ ghi, nếu không nó nằm trong ngăn kéo và tối giao ca không khớp.
Cách gọn nhất là khai một mục dịch vụ tên "Tip", không quản lý tồn kho, giá để trống rồi nhập theo từng lần; khách gửi tip qua quầy thì thêm dòng đó vào phiếu và gán cho đúng người. Hệ quả có ngay: tiền vào đúng ca, phiếu đóng ca cân, và bảng kê của kỹ thuật viên có phần tip tách riêng chứ không lẫn vào hoa hồng.
| Nguồn tiền | Ghi ở đâu | Hiện ra ở đâu |
|---|---|---|
| Hoa hồng dịch vụ | Danh mục hoa hồng gắn vào từng dịch vụ, chọn người lúc chốt phiếu | Báo cáo hoa hồng theo từng kỹ thuật viên |
| Tip qua quầy | Một dòng dịch vụ "Tip" trên phiếu, gán cho người nhận | Phiếu đóng ca và bảng kê của người đó |
| Bán thêm đồ uống, sản phẩm | Hàng hoá thường trên cùng phiếu, có tỷ lệ hoa hồng riêng | Báo cáo hoa hồng, tách khỏi phần dịch vụ |
| Tip tiền mặt đưa tại phòng | Quán nên có quy định rõ là người làm giữ | Không qua phần mềm — nói trước để khỏi hiểu lầm |
Cuối ca đối chiếu, không đợi cuối tháng
Quán chạy hai ca thì chốt từng ca. Lúc đóng ca, phần mềm dựng bảng tổng hợp của riêng ca đó: doanh thu theo hình thức thanh toán, thu chi lập tay, tiền mặt đầu ca — cuối ca — bàn giao thực tế và chênh lệch. Lệch thì lệch ngay trong đêm, người trực còn đứng đấy để giải thích.
Kỹ thuật viên cũng mở điện thoại xem được phần của mình trong ngày thay vì đợi tới kỳ lương — ai thấy thiếu buổi thì nói hôm đó, lúc còn phiếu để tra. Cuối tháng chủ quán mở báo cáo hoa hồng gom theo từng người, in ra là bảng kê.
Phần hoa hồng và báo cáo theo kỹ thuật viên nằm sẵn trong phần mềm quản lý quán massage của Ordersys, chung hệ với lịch theo phòng và thu ngân. Quán muốn thử thì có bản dùng thử miễn phí 7 ngày — cài tỷ lệ của quán rồi chạy đúng một ca có đủ dịch vụ, tip và đồ uống là thấy bảng kê ra thế nào.
Đọc thêm: Cách tính hoa hồng cho thợ nail, tóc, spa: 4 công thức và công cụ tính nếu quán còn đang chọn nên chia theo cách nào; và Xếp lịch spa theo giường và kỹ thuật viên cho phần xếp người vào phòng trước khi nói tới chuyện chia tiền.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Duyệt nghỉ phép, đổi ca và tăng ca: xử lý ngay trên điện thoại
Mười một giờ đêm quản lý nhận tin nhắn xin nghỉ, trả lời "ừ em", sáng hôm sau ca trưa thiếu người và không ai nhớ ai đã cho nghỉ. Đơn không mất vì bị giấu — nó mất vì chưa bao giờ là một cái đơn. Bài này đi qua ba loại đơn hay bốc hơi (nghỉ, đổi ca, tăng ca), bảng quy định bốn cột nên chốt trước khi bật tính năng duyệt, cách xếp ca tuần và duyệt đơn nghỉ trên Ordersys HRM kèm cảnh báo ca thiếu người theo khung giờ và chi nhánh, và hai chỗ hay vỡ: duyệt miệng định nhập bù sau, và mức trả giờ làm thêm vốn là quy định pháp luật chứ không phải thoả thuận riêng.
Tồn sơn gel tiệm nail: màu nào sắp hết, màu nào nằm chết
Khách chỉ vào mẫu màu nâu sữa, thợ lục tủ rồi bảo hết màu đó rồi — trong khi cũng cái tủ ấy có hơn trăm chai, nhiều chai mua từ năm ngoái chưa mở nắp. Bài này đi qua cách tách vật tư dùng trong dịch vụ khỏi hàng bán cho khách mang về, khai mỗi màu một mã thay vì một mặt hàng tên "sơn gel", cài định mức tồn kho để lọc ra đúng những màu phải nhập trước mỗi lần đặt hàng, và dùng báo cáo xuất nhập tồn ba tháng để nhận ra nhóm màu đang nằm chết trong tủ. Kèm lý do tiệm nail không nên cố định lượng từng giọt sơn cho mỗi bộ móng.
Định lượng nguyên liệu: bán một món là trừ kho tự động
Cuối tháng kiểm kho thiếu sáu ký thịt bò mà không ai nói được nó đi vào những đĩa nào. Định lượng là cách thôi đoán: khai một lần mỗi món cần bao nhiêu nguyên liệu kèm phần hao hụt, bán một đĩa là kho tự trừ đúng chừng ấy. Bài này đi qua cách khai công thức chế biến cho từng món, cách phần mềm trừ cả món kèm, combo và thuộc tính size, chọn trừ theo lô FIFO hay FEFO, hai cái khoá không cho bán vượt tồn và bán hàng hết hạn, định mức tối thiểu để biết sắp hết nguyên liệu gì, nút báo hết món của bếp, và hai báo cáo dùng để đối chiếu khi đếm kho.
Chốt ca đêm quán bida: đối soát tiền giờ, nước và tiền mặt
Một giờ sáng, nhân viên ca đêm đưa chủ quán một xấp tiền mặt kèm câu "hôm nay được khoảng bảy triệu" — trong đó tiền giờ mười mấy bàn, tiền nước gọi thêm, tiền chuyển khoản và tiền ghi nợ lẫn vào nhau. Bài này đi qua cách chốt ca của phần mềm quản lý bida: mở ca khai tiền mặt đầu ca, phân quyền ai được thanh toán và đóng ca nào, bảy nhóm số liệu trên phiếu đóng ca, cách phần mềm tính tiền mặt cuối ca rồi so với số nhân viên đếm tay để ra chênh lệch, dùng danh sách hàng bán trong ca để soát tiền nước, và xem lại nhiều ca để biết ca nào hay lệch.
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
