Cửa hàng chạy một đợt “mua hai tặng một”, bán hết veo, chủ thấy vui. Cuối tháng kiểm kho thì hụt hơn trăm món so với sổ, mà nhìn báo cáo lại thấy lãi khá. Hai con số đều sai, vì cùng một lý do: hàng tặng đã rời kệ nhưng chưa bao giờ được ghi lại ở đâu cả. Phần hụt đó không phải mất trộm, chỉ là tặng mà quên ghi — nhưng không tách ra thì tháng nào cũng phải đoán là mất hàng hay tặng hàng.
Bốn kiểu hàng ra khỏi kệ mà không có tiền vào
Trong cửa hàng bán lẻ, hàng đi ra mà không thu tiền có ít nhất bốn kiểu, và mỗi kiểu phải ghi một cách:
| Kiểu | Ví dụ | Ghi thế nào |
|---|---|---|
| Tặng kèm theo đơn | Mua hai tặng một, tặng quà cho hoá đơn trên 500k | Thành một dòng trên chính đơn đó, đánh dấu hàng tặng, đơn giá 0 |
| Quà tặng không bán | Túi, móc khoá, ly in logo chỉ để tặng | Khai riêng là hàng tặng không bán, vẫn quản số lượng tồn |
| Hàng mẫu, hàng dùng thử | Mở một hộp cho khách thử, một chai để test | Phiếu điều chỉnh kho, ghi rõ lý do dùng làm mẫu |
| Hàng hỏng, hết hạn | Vỡ, móp, quá hạn phải bỏ | Phiếu điều chỉnh kho riêng, không trộn chung với hàng tặng |
Vì sao phải ghi thành dòng trên đơn, không phải xoá đi
Cách sai phổ biến là lấy món tặng ra khỏi kệ rồi thôi, hoặc xoá dòng đó khỏi đơn cho gọn hoá đơn. Ghi đúng thì món tặng vẫn nằm trên đơn như một dòng hàng, chỉ khác là đơn giá và thành tiền bằng 0, và kèm một lý do hàng tặng. Khác biệt đó kéo theo ba thứ:
- Hàng đi ra theo đơn, không biến mất khỏi kệ trong im lặng — kiểm kho cuối tháng không còn dòng lệch không giải thích được.
- Biết đợt khuyến mãi tốn bao nhiêu hàng. Đếm số lượng hàng tặng rồi nhân với giá vốn, ra đúng chi phí của đợt đó — thứ mà cột “giảm giá” trên hoá đơn không nói được.
- Lý do để lại dấu vết. Tặng theo chương trình, tặng vì khách phàn nàn, tặng cho khách quen — ba việc rất khác nhau. Không có lý do thì tháng sau không ai nhớ.
Đừng để tiền tặng chui vào giá vốn
Nhiều cửa hàng nhập quà tặng chung một phiếu với hàng bán rồi để đó. Hậu quả là giá vốn hàng bán phình lên, biên lợi nhuận tụt, mà nhìn vào không biết tụt vì bán rẻ hay vì tặng nhiều. Tách ra thì đọc được từng phần: doanh thu gộp bao nhiêu, giá vốn hàng bán bao nhiêu, và riêng chi phí hàng tặng của đợt là bao nhiêu. Chỉ khi đó mới trả lời được câu quan trọng nhất: đợt khuyến mãi vừa rồi còn lãi không, hay chỉ bán được nhiều hơn.
Cách đo hiệu quả cả chương trình thì xem bài đo hiệu quả chương trình khuyến mãi; còn nếu đợt tới định phát mã giảm giá thay vì tặng hàng, đọc voucher và mã giảm giá phát thế nào để không lỗ.
Ba việc nên làm trước khi chạy đợt tặng kế tiếp
- Khai món tặng thành mã hàng hẳn hoi. Cả quà không bán như túi, móc khoá cũng phải có mã và có tồn, nếu không thì phát hết lúc nào không biết.
- Thống nhất một cách ghi. Người bật hàng tặng, người giảm giá 100%, người xoá dòng — ba cách thì cuối tháng không gộp được.
- Đặt sẵn danh sách lý do. Ba bốn lý do cố định thôi, để nhân viên chọn chứ không phải nghĩ ra câu chữ mỗi lần.
Kiểm kho vẫn phải làm, nhưng khi hàng tặng được ghi đúng thì mỗi lần kiểm chỉ còn phải truy những dòng lệch thật — quy trình kiểm xem bài kiểm kho cửa hàng bán lẻ.
Ordersys làm phần nào
Trong phần mềm bán lẻ, quản lý cửa hàng Ordersys, một dòng trên đơn đánh dấu được là hàng tặng — đơn giá và thành tiền về 0 nhưng dòng vẫn nằm trên đơn kèm lý do; chức năng này bật tắt trong cấu hình, và có cấu hình mua hàng tặng hàng áp lúc thanh toán. Quà tặng quản lý thành danh mục riêng, kể cả loại khai là hàng tặng không bán. Hàng mẫu và hàng hỏng ghi bằng phiếu điều chỉnh kho có người tạo, người duyệt, và cảnh báo khi điều chỉnh làm tồn âm; cuối kỳ đối chiếu bằng phiếu kiểm kê giữa tồn thực tế và tồn lý thuyết. Báo cáo chi phí và lợi nhuận hàng hoá hiển thị doanh thu gộp, giá vốn hàng bán, lợi nhuận gộp và biên lợi nhuận theo từng mã. Dùng thử miễn phí 7 ngày.
Đọc thêm: Phần mềm bán lẻ cho cửa hàng nhỏ: cần gì, không cần gì · Kiểm kho cửa hàng bán lẻ: 5 bước và vì sao số hay lệch.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Tùy chọn size, đường, đá, topping cho quán trà sữa không nhầm đơn
Một ly trà sữa là một món cộng bốn quyết định của khách, nên quán trà sữa nhầm đơn nhiều hơn quán cơm dù bán ít món hơn. Bài này nói cách dựng sẵn bốn nhóm tùy chọn trên phần mềm: size dựng thành cỡ có giá riêng chứ không phải topping, mức đường và mức đá chọn một và có mặc định, topping gom thành nhóm cho chọn nhiều và trừ kho. Kèm ba quy tắc giữ cho quầy bấm nhanh và ba chỗ tùy chọn chạy tiếp tới sau khi bấm.
Quán 1–2 nhân viên dùng QR gọi món có hợp không?
Quán càng ít người đứng càng dễ rơi mất đơn, nên QR gọi món hợp với quán nhỏ hơn là nhiều chủ quán nghĩ — nhưng phải cài đúng. Bài này chỉ ra cài đặt quyết định: chọn Thu ngân xác nhận thay vì Nhân viên xác nhận, bật công tắc Không sử dụng nhân viên, và nhớ bước Báo bếp sau khi xác nhận. Kèm bảng nên bật tắt thông báo nào khi chỉ có một hai người, và ba trường hợp QR chưa hợp với quán.
Quét mã QR xem lại camera bàn bida: khách tự tua lại ván vừa đánh
Khách vừa đánh xong một pha đẹp muốn xem lại thì phải nhờ nhân viên mở máy ở quầy dò giờ — giờ đông không ai rảnh. Bài này nói về cách để khách tự làm: mã QR của camera hiện ngay trên màn hình bàn, quét là mở trang lịch sử camera trên điện thoại, bản ghi trong ngày cắt sẵn theo khung mười lăm phút, bấm xem lại hoặc tải về, chỉnh được tốc độ phát và phóng to khung hình. Kèm bảng các nút bấm và bốn giới hạn cần nói trước với khách.
Spa nhỏ một mình chủ làm: quản lý lịch và khách thế nào
Chủ spa một người vừa làm dịch vụ vừa trả lời tin nhắn, nên lúc đông khách nhất cũng là lúc mất khách nhiều nhất. Bài này nói ba việc hay rơi vãi khi chỉ có một người, cách để khách tự đặt lịch qua đường dẫn hoặc mã QR (kèm chặn giờ dọn và giới hạn đặt gấp), để máy nhắc hẹn thay mình, bốn thứ tối thiểu phải ghi vào hồ sơ khách, và bốn dấu hiệu đo được cho biết khi nào nên thuê thêm người.
Salon tóc quản lý thuốc nhuộm: tồn kho, hạn dùng và lượng dùng mỗi đầu
Một tuýp thuốc nhuộm không bán cho một khách nên đếm tuýp trên kệ không trả lời được tháng này tiền thuốc hết bao nhiêu. Bài này chỉ bốn chỗ thất thoát (pha dư đổ đi, tuýp mở nắp để quên, hết màu giữa buổi, màu ế tới hạn), cách ghi lượng dùng theo từng đầu khách đi chung với công thức màu, bảng việc cần làm về lô – hạn – mức tồn tối thiểu, và vì sao thuốc dùng trong dịch vụ phải để riêng với hàng bán tại quầy.
Tiệm nail khách đưa mẫu trên mạng: báo giá thế nào cho khỏi cãi
Khách mở điện thoại đưa ảnh mẫu lưu trên mạng rồi hỏi bao nhiêu tiền — thợ ước chừng một con số, làm xong tính tiền lại ra con số khác. Bài này chỉ ra bốn thứ ảnh mẫu không nói được (độ dài móng, gel cũ phải tháo, số móng có chi tiết, kỹ thuật thật sự dùng), bốn câu hỏi gọn trước khi báo giá, cách chốt con số trên màn hình trước khi bắt đầu làm, và lưu lại mẫu đã chốt để lần sau khỏi hỏi lại.
Cắt video camera bàn bida: lưu và chia sẻ pha đánh đẹp của khách
Camera quán bida thường chỉ dùng để trông đồ vì tua tìm lại một pha đánh trong bản ghi mấy tiếng thì không ai đủ kiên nhẫn. Bài này nói cách rút đoạn ghi hình dài thành clip ngắn: mốc ghi điểm trên bảng điểm đánh dấu sẵn chỗ đáng xem, bốn bước cắt và tải tệp mp4, nói rõ phần mềm không tự nhận ra pha đẹp, và bốn cách dùng clip để kéo khách về quán.
Nhân viên phục vụ phòng karaoke: chia ca và hoa hồng đồ uống
Tiền giờ hát tự chạy theo đồng hồ, còn tiền bia nước phụ thuộc người phục vụ — nên hoa hồng nên đặt trên doanh thu đồ uống bán trong phòng mình phụ trách. Ba cách chia phòng cho nhân viên và điểm yếu của từng cách; ba điều phải chốt trước khi công bố tỷ lệ hoa hồng (doanh thu hay lãi gộp, đồ combo và đồ tặng, chốt theo ca hay theo tháng); bốn rào chắn chống ghi nhầm phòng; và phần lương ca đêm không thể thay bằng hoa hồng.
Quán karaoke nhận tiệc nhóm, sinh nhật: chuẩn bị và tính tiền
Bốn việc cần làm gọn khi quán karaoke nhận tiệc nhóm, sinh nhật: chốt số người, loại phòng, giờ vào giờ ra và ai đứng tên trả tiền ngay lúc nhận đặt; đưa đồ ăn, bánh đặt trước vào phiếu thay vì ghi giấy để quầy; chọn một hoá đơn hay tách khi cả nhóm chia tiền; và chừa chỗ dọn phòng giữa hai lượt khách.
