Các phần mềm quản lý khách sạn giúp đơn giản hóa các công việc như quản lý đặt phòng, thanh toán, dịch vụ khách hàng và tồn kho, đồng thời cung cấp những công cụ mạnh mẽ cho việc báo cáo và phân tích hiệu quả kinh doanh. Với sự đa dạng về tính năng và gói dịch vụ, các phần mềm này mang lại sự linh hoạt và tiện lợi cho mọi loại hình cơ sở lưu trú, từ khách sạn cao cấp cho đến các nhà nghỉ, homestay.
Bài viết này sẽ giới thiệu TOP 7 phần mềm quản lý khách sạn phổ biến được ưa chuộng hiện nay, giúp các chủ khách sạn và nhà quản lý dễ dàng lựa chọn giải pháp phù hợp nhất cho cơ sở của mình.
1. Phần mềm quản lý khách sạn POS Ordersys (nên dùng)
Phần mềm quản lý khách sạn POS Ordersys là giải pháp toàn diện giúp các cơ sở kinh doanh khách sạn, nhà nghỉ hoặc khu nghỉ dưỡng tối ưu hóa quy trình quản lý và tăng cường hiệu quả hoạt động. Với giao diện thân thiện cùng những tính năng mạnh mẽ và linh hoạt, phần mềm này đáp ứng đầy đủ nhu cầu quản lý phòng, đặt phòng, thanh toán và báo cáo, giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hóa công việc quản lý.
Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý khách sạn POS Ordersys:
– Quản lý đặt phòng: Giúp quản lý việc đặt phòng dễ dàng và nhanh chóng, từ kiểm tra tình trạng phòng đến xác nhận đặt phòng và tạo hóa đơn cho khách. Hệ thống cũng hỗ trợ thông báo qua email hoặc SMS để xác nhận và nhắc nhở khách về các dịch vụ.
– Quản lý phòng và tình trạng phòng: Quản lý các loại phòng như phòng đơn, phòng đôi, phòng gia đình và các phòng đặc biệt, với tình trạng phòng được hiển thị theo thời gian thực.
– Quản lý dịch vụ khách sạn: Quản lý các dịch vụ phụ trợ như spa, dịch vụ phòng, nhà hàng và các tiện ích khác, giúp kiểm soát chi phí dịch vụ hiệu quả.
– Thanh toán và hóa đơn: Hỗ trợ thanh toán đa dạng từ tiền mặt, thẻ tín dụng, chuyển khoản ngân hàng đến các hình thức thanh toán trực tuyến.
– Quản lý nhân sự: Theo dõi lịch làm việc của nhân viên, chấm công và tính lương, giúp cải thiện hiệu suất công việc.
– Quản lý tồn kho: Giúp theo dõi và kiểm soát các mặt hàng tiêu dùng trong khách sạn, từ đồ dùng phòng đến thực phẩm, đồ uống.
– Báo cáo và phân tích dữ liệu: Cung cấp báo cáo chi tiết về doanh thu, tỷ lệ lấp đầy phòng và mức sử dụng dịch vụ, giúp phân tích hiệu quả hoạt động.
– Tích hợp với các kênh bán hàng và OTA: Hỗ trợ tích hợp với các hệ thống đặt phòng trực tuyến (OTA) như Booking.com, Agoda, giúp đồng bộ dữ liệu đặt phòng từ các kênh này.
– Chăm sóc khách hàng: Quản lý thông tin khách hàng và lịch sử đặt phòng, giúp tạo ra các chương trình chăm sóc và khuyến mãi hiệu quả.
– Quản lý từ xa: Cho phép giám sát hoạt động khách sạn từ xa qua điện thoại hoặc thiết bị di động.
– Tính năng bảo mật cao: Cung cấp các tính năng bảo mật để bảo vệ dữ liệu khách hàng và thông tin tài chính của khách sạn.
Chi phí dịch vụ: Dùng thử miễn phí 7 ngày. Giá tính theo quy mô và tính năng — liên hệ Ordersys để được báo giá.
Bạn có biết Phần mềm quản lý quán ăn nhanh tốt nhất của ai không?
2. Phần mềm quản lý khách sạn Tcsoft Hotel
Tcsoft Hotel là phần mềm quản lý khách sạn phù hợp với các mô hình nhỏ như nhà nghỉ, khách sạn mini và homestay. Phần mềm này giúp quản lý các đặt phòng của khách hàng một cách dễ dàng nhờ vào hệ thống sơ đồ phòng trực quan, cho phép nhận biết tình trạng phòng (còn trống hay đã có khách) qua các màu sắc và biểu tượng rõ ràng.
Một số tính năng nổi bật của Tcsoft Hotel bao gồm:
– Thống kê hiệu suất phòng theo ngày, tháng để có thể đánh giá và điều chỉnh kịp thời nhằm tăng công suất đặt phòng.
– Quản lý thu chi và công nợ.
– Quản lý các loại đặt phòng cho khách đoàn hoặc khách lẻ.
– Dễ dàng theo dõi tình trạng phòng và việc nhận/trả phòng.
– Biểu đồ thống kê thông minh và chính xác, giúp đẩy nhanh quá trình ra quyết định và theo dõi tình hình kinh doanh.
– Hỗ trợ đa nền tảng trên cả máy tính và điện thoại (Android, iOS).
Chi phí dịch vụ:
- Gói Professional: 8.000 VNĐ/phòng/tháng cho khách sạn mini hoặc nhà nghỉ.
- Gói Premium: Dành cho khách sạn, homestay.
3. Phần mềm quản lý khách sạn Sky Hotel
Sky Hotel là một trong những phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp, giúp quản lý khách sạn trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Phần mềm này phù hợp với mọi loại hình khách sạn từ 1 sao đến 5 sao, resort, biệt thự, chung cư, nhà nghỉ, khách sạn mini...
Các tính năng nổi bật của Sky Hotel bao gồm:
– Hiển thị nhật ký đặt phòng và tự động cập nhật thời gian khách sắp nhận phòng.
– Quản lý kho, danh sách dịch vụ và sơ đồ khách sạn.
– Tổng hợp và quản lý chi phí khách sạn.
– Hỗ trợ đặt phòng trước cho khách lẻ và khách đoàn.
– Giám sát và quản lý tình trạng phòng, giá phòng, thời gian khách nhận/trả phòng.
– Quản lý sơ đồ phòng, tình trạng phòng, loại phòng, giá phòng.
– Báo cáo chi tiết và phân tích tình hình hoạt động kinh doanh.
Chi phí dịch vụ: Phần mềm hỗ trợ dùng thử miễn phí trong 10 ngày. Sau khi hết thời gian dùng thử, phí dịch vụ sẽ được tính như sau:
- 200.000đ/tháng (cho quy mô 20 phòng).
- 210.000đ đến 260.000đ/tháng (cho quy mô trên 20 phòng)
Tìm hiểu thêm Phần mềm quản lý quán cafe đơn giản, toàn diện, hiệu quả
4. Phần mềm quản lý khách sạn Fotel
Fotel là phần mềm quản lý khách sạn, nhà nghỉ có quy mô từ nhỏ đến lớn. Phần mềm cung cấp đầy đủ các chức năng cần thiết cho công tác quản lý khách sạn, từ việc quản lý đặt phòng, hồ sơ khách hàng, đến việc kiểm soát các hoạt động check-in, check-out, quản lý tài chính và tiết kiệm năng lượng.
Một số tính năng nổi bật của Fotel:
– Cung cấp chức năng quản lý thu chi với các báo cáo chi tiết theo giờ, ngày.
– Cho phép check-in, check-out cho khách lẻ và khách đoàn, hỗ trợ thanh toán bằng nhiều loại tiền tệ khác nhau.
– Cung cấp nhiều dạng báo cáo tình hình thu nhập của khách sạn với các tiêu chí khác nhau.
– Quản lý đầy đủ các chức năng của lễ tân, bao gồm sơ đồ phòng, tình trạng phòng và lịch sử sử dụng phòng trong tương lai.
– Hỗ trợ trên các thiết bị Android và iOS.
Chi phí dịch vụ:
- Gói cơ bản: 2.000.000 VNĐ/năm, bao gồm các tính năng quản lý đặt phòng, tài chính, nhưng không hỗ trợ quản lý trên điện thoại.
- Gói nâng cao: 4.000.000 VNĐ/năm, bao gồm đầy đủ tính năng và khả năng quản lý qua điện thoại.
5. Phần mềm quản lý khách sạn Faceworks
Faceworks là phần mềm quản lý khách sạn với các tính năng hỗ trợ chăm sóc khách hàng, phân chia đối tượng theo hạng phòng, giá phòng và ghi nhớ thông tin khách hàng. Phần mềm còn giúp lưu và đánh giá phản hồi từ khách hàng, đồng thời quản lý kho vật tư của khách sạn một cách hiệu quả.
Các tính năng nổi bật của Faceworks:
– Quản lý kho vật tư, trang thiết bị phòng.
– Quản lý thông tin khách hàng: tên, thông tin liên lạc, hợp đồng,...
– Lưu lại đánh giá và phản hồi của khách hàng về chất lượng dịch vụ.
– Quản lý phòng theo trạng thái màu sắc (đỏ, xanh,...).
– Cung cấp đầy đủ chức năng cho lễ tân, bao gồm sơ đồ phòng và tình trạng phòng.
– Quản lý công nợ, các khoản phải thu và phải trả.
– Cung cấp báo cáo chi tiết và tổng hợp phục vụ cho công tác quản lý.
Chi phí dịch vụ: Phần mềm cung cấp phiên bản dùng thử miễn phí và giá gói dịch vụ sẽ được cung cấp theo thời gian sử dụng cụ thể.
6. Phần mềm quản lý khách sạn AZ Hotel
AZ Hotel là phần mềm quản lý thích hợp cho các khách sạn, resort lớn với chuỗi hệ thống từ 2 đến 5 sao. Phần mềm này hỗ trợ toàn bộ các nghiệp vụ khách sạn, từ quy trình đặt phòng, thanh toán cho đến việc quản lý thông tin khách hàng và theo dõi tình hình doanh thu, lợi nhuận một cách hiệu quả.
Một số tính năng nổi bật của AZ Hotel:
– Quản lý đặt cọc, hủy cọc và xử lý phạt hủy cọc.
– Tự động tìm kiếm và phân bổ phòng.
– Quản lý toàn bộ thông tin khách sạn, bảng giá và thiết lập các thông số hoạt động như thuế giá trị gia tăng, khuyến mãi,...
– Tra cứu thông tin khách hàng và lịch sử giao dịch đặt phòng.
– Quản lý tình trạng đồ đạc trong phòng.
– Quản lý đặt phòng cho khách lẻ và khách đoàn.
– Quản lý quy trình check-in, check-out nhanh chóng.
– Cung cấp các báo cáo chi tiết dưới dạng biểu đồ hoặc bảng để phân tích tình hình kinh doanh.
Chi phí dịch vụ: Dùng thử miễn phí trong 15 ngày. Sau khi hết thời gian dùng thử, phí dịch vụ sẽ được tính như sau:
- 6 tháng: 12$/tháng.
- 1 năm: 10$/tháng.
7. Phần mềm quản lý khách sạn EzCloudhotel
EzCloudhotel là phần mềm hỗ trợ quản lý khách sạn toàn diện, dành cho các khách sạn từ nhỏ đến lớn, giúp người quản lý có thể kiểm soát hoạt động khách sạn ở bất kỳ đâu, ngay cả khi không có kết nối internet. Phần mềm này cho phép quản lý đặt phòng, buồng phòng, chuỗi khách sạn và người dùng dễ dàng và hiệu quả.
Một số tính năng nổi bật của EzCloudhotel:
– Quản lý tình trạng phòng và hỗ trợ đặt phòng nhanh chóng, đơn giản.
– Tính tiền cho khách theo giờ, ngày, đêm, tuần hoặc tháng.
– Tính năng bàn giao ca giúp nhân viên lễ tân chuyển giao tiền mặt và các công việc cần lưu ý cho ca sau.
– Quản lý thông tin khách hàng, bao gồm số lượng khách, thời gian sử dụng dịch vụ và tần suất khách quay lại.
– Tự động tổng hợp báo cáo về khách đến, khách đi và lợi nhuận khách sạn.
– Quản lý khách sạn từ xa.
– Hỗ trợ đa nền tảng: trên máy tính, điện thoại Android và iOS.
Chi phí dịch vụ: Phí dịch vụ sẽ được tính dựa trên mô hình kinh doanh, số lượng phòng và thời gian sử dụng phần mềm.
Tóm lại, việc lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp đóng vai trò rất quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả công việc và chất lượng dịch vụ của khách sạn. Mỗi phần mềm đều có những tính năng nổi bật riêng, phù hợp với các mô hình kinh doanh khác nhau. Hy vọng với danh sách TOP 7 phần mềm quản lý khách sạn trong bài viết trên của ORDERSYS, bạn sẽ tìm được công cụ hỗ trợ đắc lực trong công tác quản lý, đồng thời nâng cao trải nghiệm của khách hàng và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
