Quán đang ghi sổ, tính tiền bằng máy tính cầm tay, cuối ngày cộng lại. Chuyển sang phần mềm nghe to tát nhưng thực ra chỉ mất một buổi để bắt đầu — với điều kiện làm đúng thứ tự và đừng cố làm hết mọi thứ ngay ngày đầu.
Ba dấu hiệu đã đến lúc
- Cuối ngày không biết chắc đã thu đủ chưa. Đây là dấu hiệu rõ nhất, và cũng là lý do tốn tiền nhất.
- Có người bán ngoài bạn. Một mình đứng quán thì trí nhớ còn đủ; thêm người là bắt đầu lệch.
- Không biết món nào lãi, món nào lỗ. Bán chạy chưa chắc lãi nhiều — không có số thì không biết.
Chưa cần vội nếu quán chỉ bán vài món, một mình bạn đứng, doanh thu ổn định và bạn
nắm được hết trong đầu. Nhưng nên bắt đầu lưu số điện thoại khách từ bây giờ — dữ liệu đó sau này
không mua lại được.
Bốn thứ chuẩn bị trước, làm ở nhà cũng được
| Việc | Mất bao lâu | Lưu ý |
|---|---|---|
| Danh sách món và giá | 1–2 giờ | Chép từ menu hiện tại. Đây là phần dài nhất nếu menu lớn |
| Nhóm món | 20 phút | Cà phê, trà, đồ ăn… Đừng chia quá nhiều nhóm |
| Tuỳ chọn của từng món | 30 phút | Size, đá, đường, topping |
| Giá vốn từng món | 1–2 giờ | Có thể làm sau — nhưng làm rồi mới biết lãi thật |
Đừng làm hết trong ngày đầu
Sai lầm phổ biến nhất là bật mọi tính năng cùng lúc rồi rối, nhân viên bỏ về cách cũ. Thứ tự nên đi:
- Tuần 1 — chỉ bán và in bill. Quen thao tác đã.
- Tuần 2 — thêm quản lý kho những mặt hàng chính, đừng nhập cả kho.
- Tuần 3–4 — thêm khách hàng và tích điểm nếu cần.
- Sau đó mới tới báo cáo nâng cao, nhiều thiết bị, gọi món tại bàn.
Ba lo lắng thường gặp
- "Nhân viên lớn tuổi không dùng được." Thực tế thao tác bán hàng chỉ vài nút, học một buổi là được — xem đào tạo nhân viên dùng phần mềm trong một buổi.
- "Mất mạng thì sao?" Câu này phải hỏi nhà cung cấp trước khi mua — xem mất mạng mất điện quán vẫn bán được không.
- "Dữ liệu của tôi có an toàn không?" Hỏi luôn hai câu: ai xem được gì, và tôi xuất dữ liệu ra file được không.
Chi phí thật của tháng đầu
Ngoài tiền thuê bao phần mềm còn có: thiết bị (máy in hoá đơn là tối thiểu), thời gian nhập liệu, và năng suất chậm hơn trong tuần đầu. Tính đủ ba khoản rồi hãy so sánh — nhưng cũng nên đặt lên bàn cân khoản đang mất mỗi tháng vì không biết thu đủ hay chưa.
Ordersys giúp được gì
Ordersys nhập sẵn danh mục món và giá từ file bạn gửi, và có kỹ thuật xuống tận nơi cài đặt, đào tạo — bạn không phải tự mò từ đầu.
