Nhận đặt bàn trước rồi mới thấy phần khó: khách hẹn 19h, tới 19h20 chưa thấy đâu, mà ngoài cửa có nhóm bốn người đang đứng đợi. Giữ tiếp hay thả? Không có quy tắc đặt sẵn thì mỗi nhân viên xử một kiểu, và kiểu nào cũng có người phật ý.
Giữ bàn bao lâu là hợp lý
| Khung giờ | Nên giữ | Vì sao |
|---|---|---|
| Giờ vắng (sáng, đầu giờ chiều) | 30 phút | Bàn vốn trống, giữ lâu cũng không mất gì |
| Giờ thường (chiều, tối ngày thường) | 20 phút | Đủ cho khách kẹt xe, chưa mất khách khác |
| Giờ vàng (19h–22h cuối tuần) | 15 phút | Mỗi bàn trống 15 phút là mất tiền thật |
Gọi xác nhận — việc nhỏ, hiệu quả lớn
Một cuộc gọi hoặc một tin nhắn trước giờ hẹn 2 tiếng giải quyết phần lớn vấn đề: khách quên thì nhớ ra, khách đổi ý thì báo luôn, và quán biết sớm để thả bàn cho người khác.
- Khách quen: nhắn tin là đủ.
- Khách mới, hoặc nhóm đông từ 4 người: nên gọi. Đây là nhóm bỏ hẹn nhiều nhất và cũng là nhóm mất nhiều tiền nhất khi bỏ.
- Đặt trước từ 2 ngày trở lên: nhắc thêm một lần vào sáng ngày hẹn.
Khách hẹn xong không đến — làm gì
Thứ tự nên thử, từ nhẹ tới nặng:
- Nhắc hẹn tự động. Giải quyết nhóm khách quên — thường là nhóm lớn nhất.
- Cho đổi giờ dễ. Khách ngại báo huỷ sẽ im luôn; cho đổi giờ bằng một cái bấm thì quán biết trước và lấp được chỗ.
- Ghi lại người bỏ hẹn. Bỏ một lần là chuyện thường. Bỏ ba lần thì lần sau không nhận đặt trước nữa, mời tới trực tiếp.
- Đặt cọc — chỉ khi thật cần. Áp dụng cho nhóm đông đặt giờ vàng, hoặc đặt nguyên khu. Bắt cọc đại trà ở quán bida là mất khách, vì khách quen không quen trả trước.
Ba lỗi làm hỏng cả hệ thống đặt bàn
- Nhận đặt qua tin nhắn riêng của nhân viên. Người đó nghỉ ca là không ai biết có lịch. Mọi lượt đặt phải vào cùng một chỗ, ngay lúc nhận.
- Không ghi giờ dự kiến kết thúc. Chỉ ghi "19h bàn 5" thì không biết 21h bàn đó có nhận được lượt tiếp không — bỏ lỡ nguyên một lượt.
- Nhận đặt hết sạch số bàn. Khách vãng lai đi ngang bị từ chối vài lần là không quay lại nữa. Giữ 40–50% số bàn cho khách tới tận nơi.
Bàn giao giữa hai ca
Lượt đặt cho tối nay thường được nhận từ ca chiều. Nếu ca chiều ghi vào sổ riêng rồi về, ca tối không biết thì mọi công sức phía trên thành công cốc. Lượt đặt phải nằm trên cùng sơ đồ bàn mà ca tối đang nhìn, hiện rõ bàn nào đã có người giữ và giữ tới mấy giờ.
Con số nên theo dõi
| Chỉ số | Dùng để làm gì |
|---|---|
| Số lượt đặt / số lượt tới thật | Biết tỷ lệ bỏ hẹn, có cần siết chính sách chưa |
| Khung giờ được đặt nhiều nhất | Xếp người làm đúng ca |
| Số bàn trống trong giờ vàng | Đang nhận đặt quá ít hay quá nhiều |
Xem thêm khách quét QR đặt bàn bida trước, phần mềm quản lý bida và thẻ hội viên cơ thủ.
