Quán bida sống bằng khách quen. Khác quán ăn — người ta ăn chỗ này hôm nay, chỗ khác ngày mai — cơ thủ thường chọn một quán rồi gắn với nó: quen bàn, quen cơ, quen người cùng đánh. Thẻ hội viên là cách biến thói quen đó thành con số nhìn được, thay vì chỉ cảm giác "thằng này hay tới".
Vì sao tích điểm kiểu quán ăn không hợp với bida
Quán ăn tích điểm theo hoá đơn, mỗi lần vài chục nghìn. Bida thì một buổi có thể vài trăm nghìn, lại hay chia tiền giữa mấy người chơi cùng bàn — ai được tính điểm? Nếu chỉ cộng cho người trả tiền thì ba người còn lại không có lý do gì để quay lại.
Hai loại quyền lợi, đừng trộn làm một
| Hạng hội viên | Quà theo lần nạp | |
|---|---|---|
| Tính trên | Tổng tiền đã chơi tích luỹ | Số tiền nạp vào thẻ mỗi lần |
| Cho khách cảm giác | Được ghi nhận, có vị trí trong quán | Nạp nhiều lợi hơn nạp ít |
| Quán được | Khách gắn bó lâu dài | Tiền về trước, dòng tiền đỡ căng |
| Ví dụ | Đồng → Bạc → Vàng → Kim cương, mỗi hạng một mức giảm giờ | Nạp 1 triệu tặng 100k, nạp 2 triệu tặng 250k |
Nhiều quán gộp hai thứ này làm một rồi rối: khách nạp nhiều một lần tự nhiên lên hạng cao nhất dù chưa chơi buổi nào. Tách ra thì mỗi thứ làm đúng việc của nó.
Đặt ngưỡng hạng thế nào cho khách thấy gần
Lỗi phổ biến nhất là đặt ngưỡng quá xa. Khách chơi tuần một buổi, mỗi buổi 200.000đ thì một tháng được 800.000đ. Đặt hạng Bạc ở mức 10 triệu là khách phải chơi hơn một năm — không ai đợi được lâu thế, và họ quên mình có thẻ từ tháng thứ hai.
- Hạng đầu tiên phải chạm được trong 1–2 tháng. Đó là lúc khách tin cái thẻ có thật.
- Nói cho khách biết còn cách bao xa ngay trên bill mỗi lần thanh toán. Không nhắc thì không ai nhớ.
- Quyền lợi phải dùng được ở quán: giảm giá giờ chơi, tặng giờ vào khung vắng, ưu tiên giữ bàn. Quà vật phẩm ít giá trị hơn nhiều.
Tặng giờ vào khung vắng — món lợi nhất cho quán
Bàn trống buổi chiều thứ ba không sinh ra đồng nào. Tặng giờ đúng khung đó thì chi phí thật của quán gần bằng không, mà khách vẫn thấy được tặng thứ có giá. Quan trọng hơn: khách tới lúc vắng vẫn mua nước — phần lãi cao nhất của quán.
Tiền nạp vào thẻ chưa phải là tiền đã kiếm được
Khách nạp 2 triệu, quán nhận 2 triệu hôm nay, nhưng đó là nợ dịch vụ: quán còn phải trả lại bằng giờ chơi trong nhiều tuần tới. Tháng nào nhiều người nạp thì báo cáo đẹp, tháng nào khách quay lại tiêu hết số dư cũ thì báo cáo xấu — trong khi quán chẳng thay đổi gì.
Vì vậy phải tách hai con số: tiền đã thu và giờ chơi đã phục vụ. Nhìn được số dư khách còn giữ trong thẻ mới biết quán đang nợ bao nhiêu — đó là con số cần xem trước khi mở đợt khuyến mãi nạp thẻ tiếp theo.
Ai được đổi tiền, ai chỉ được yêu cầu
Quy tắc nên đặt ngay từ đầu: khách chỉ gửi yêu cầu, thu ngân mới là người thực hiện đổi điểm hoặc trừ số dư. Nếu để nhân viên phục vụ tự cộng trừ trên thẻ khách thì đó là một lỗ thất thoát mở sẵn, và rất khó phát hiện vì nó trông giống nghiệp vụ bình thường.
Trên phần mềm thì nó nằm ở đâu
Gói Cơ bản của Ordersys (160.000đ/tháng) đã có tích và đổi điểm, quản lý khách quen, tồn kho và thu chi. Mỗi lần mở bàn gắn khách vào là hệ thống tự cộng; mỗi lần đổi điểm đều lưu người thao tác và giờ.
Xem thêm phần mềm quản lý bida, chống thất thoát quán bida và khách quét QR đặt bàn bida trước.
Ordersys tính giờ từng bàn tự động, bật tắt đèn theo giờ chơi, gọi nước tại bàn và báo cáo doanh thu từng ca.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
