Dữ liệu bán hàng là thứ không ai nghĩ tới cho đến ngày mất. Và khi mất thì không mua lại được bằng tiền: lịch sử bán, danh sách khách, công nợ, giá vốn từng món — tất cả xây trong nhiều năm.
Bốn cách mất dữ liệu hay gặp
| Cách mất | Xảy ra khi |
|---|---|
| Máy hỏng, mất, bị trộm | Phần mềm cài trên một máy duy nhất tại quán |
| Ngừng dùng phần mềm mà chưa xuất dữ liệu | Hết hạn, tài khoản bị khoá — sau đó không vào lấy được nữa |
| Xoá nhầm | Nhân viên xoá hàng loạt, hoặc sửa giá cả danh mục rồi không hoàn lại được |
| Nhà cung cấp ngừng hoạt động | Hiếm nhưng có thật, và là lúc bạn không kịp làm gì |
Câu hỏi phải hỏi trước khi mua bất kỳ phần mềm nào
"Nếu ngày mai tôi ngừng dùng, tôi tải được dữ liệu của mình ra file không?"
Trả lời được ngay và rõ ràng thì yên tâm. Ngập ngừng, vòng vo hoặc "để em hỏi lại" thì bạn đã có câu trả lời. Đây là câu hỏi đáng giá nhất trong cả buổi tư vấn.
Trả lời được ngay và rõ ràng thì yên tâm. Ngập ngừng, vòng vo hoặc "để em hỏi lại" thì bạn đã có câu trả lời. Đây là câu hỏi đáng giá nhất trong cả buổi tư vấn.
Ba việc nên làm, mất chưa tới 15 phút mỗi tháng
- Xuất bản sao mỗi tháng — hàng hoá, khách hàng, tồn kho, công nợ. Lưu ít nhất hai nơi: một trên máy tính, một trên email hoặc ổ đĩa đám mây.
- Đặt lịch cố định. Ngày 1 hằng tháng, làm cùng lúc với việc chốt sổ. Không có lịch thì sẽ không ai làm.
- Thử mở lại file đã lưu ít nhất một lần. Rất nhiều người lưu đều đặn nhiều tháng rồi phát hiện file rỗng — kiểm một lần là biết.
Dữ liệu ở đâu: trên máy tại quán hay trên máy chủ
| Cài trên máy tại quán | Trên máy chủ (đám mây) | |
|---|---|---|
| Máy hỏng | Mất hết nếu không sao lưu | Không ảnh hưởng, đăng nhập máy khác là có |
| Mất mạng | Vẫn bán được | Tuỳ phần mềm — phải hỏi trước |
| Xem từ xa | Khó | Được |
| Nhiều chi nhánh | Rất khó hợp nhất | Dùng chung một hệ thống |
Phần lớn quán hiện nay hợp với phương án trên máy chủ, nhưng vẫn phải xuất bản sao định kỳ — để trên máy chủ không có nghĩa là dữ liệu tự động thuộc về bạn mãi mãi.
Chống xoá nhầm
- Không cho nhân viên quyền xoá hàng loạt — xem phân quyền nhân viên trên phần mềm bán hàng.
- Ưu tiên phần mềm có thùng rác, xoá rồi còn khôi phục được.
- Trước khi sửa hàng loạt (đổi giá cả danh mục, nhập kho số lớn) thì xuất bản sao trước.
Ordersys giúp được gì
Dữ liệu của bạn nằm trên máy chủ và xuất ra file được bất cứ lúc nào — chúng tôi nói rõ điều này ngay từ đầu chứ không đợi tới lúc bạn muốn đổi. Xem thêm đổi phần mềm bán hàng mất gì, giữ được gì.
