Hộ kinh doanh có bắt buộc phải xuất hóa đơn?

Khi bắt đầu kinh doanh, một trong những câu hỏi lớn nhất mà các chủ hộ kinh doanh (HKD) thường gặp phải là: "Hộ kinh doanh có bắt buộc phải xuất hóa đơn không?". Việc hiểu rõ quy định về hóa đơn không chỉ giúp bạn tuân thủ đúng pháp luật thuế mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.

Bài viết này Ordersys Software sẽ giải đáp chi tiết Hộ kinh doanh có bắt buộc phải xuất hóa đơn? Xuất như thế nào? dễ hiểu nhất mọi thắc mắc của bạn về vấn đề này.

Xem thêm => Hộ kinh doanh ăn uống đóng thuế bao nhiêu? cách tính ra sao?

Bạn biết Hộ kinh doanh là gì chưa?

Trước tiên, chúng ta cần hiểu rõ bản chất của "hộ kinh doanh".

Theo quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP, Hộ kinh doanh là một mô hình kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên trong một gia đình đăng ký thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với mọi hoạt động kinh doanh.

Đặc điểm chính của hộ kinh doanh:

• Chủ thể thành lập: Một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình.
• Trách nhiệm tài sản: Chịu trách nhiệm vô hạn (lấy cả tài sản cá nhân không liên quan đến kinh doanh để trả nợ nếu có).
• Quy mô: Thường là nhỏ lẻ, không được phát hành cổ phiếu.
• Sử dụng lao động: Được phép thuê lao động nhưng phải tuân thủ quy định của pháp luật lao động.
• Địa điểm: Có thể hoạt động tại nhiều địa điểm nhưng phải đăng ký một địa điểm chính và thông báo cho cơ quan thuế, cơ quan quản lý thị trường nơi có các địa điểm kinh doanh còn lại.

Đây là mô hình kinh doanh phổ biến tại Việt Nam nhờ thủ tục thành lập đơn giản và chi phí quản lý thấp, phù hợp với các cửa hàng tạp hóa, quán ăn, shop thời trang nhỏ...

Bạn biết chưa => Hộ kinh doanh cá thể tối đa bao nhiêu người phải nộp thuế? gồm những ai?

Hộ kinh doanh có bắt buộc phải xuất hóa đơn không?

Câu trả lời là CÓ, nhưng việc bắt buộc và hình thức xuất hóa đơn sẽ phụ thuộc vào phương pháp tính thuế mà hộ kinh doanh lựa chọn. Hiện nay có 2 phương pháp tính thuế chính:

Trường hợp 1: Hộ kinh doanh nộp thuế theo kiểu KÊ KHAI

Phương pháp này tương tự như doanh nghiệp. Hộ kinh doanh sẽ kê khai thuế dựa trên doanh thu và chi phí thực tế phát sinh trong kỳ.

➡️ Đối với trường hợp này, hộ kinh doanh BẮT BUỘC phải sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Nói cách khác, nếu bạn chọn nộp thuế theo phương pháp kê khai, bạn phải đầu tư hệ thống hóa đơn điện tử và xuất hóa đơn cho mọi giao dịch, không phân biệt giá trị lớn hay nhỏ.

Cần mua máy POS tích hợp xuất hoá đơn điện tử ới ngay Ordersys Software.

Trường hợp 2: Hộ kinh doanh nộp thuế theo kiểu KHOÁN

Kiểu này rất được nhiều hộ kinh doanh nhỏ lẻ lựa chọn. Trước 01/01/2026, cơ quan thuế ấn định mức doanh thu và mức thuế cố định (thuế khoán) theo quy mô và ngành nghề. Từ 01/01/2026 thuế khoán đã bỏ — mọi hộ kinh doanh tự kê khai theo doanh thu thực tế.

➡️ Đối với trường hợp này, hộ kinh doanh KHÔNG BẮT BUỘC phải xuất hóa đơn trong các giao dịch thông thường.

Tuy nhiên, có một lưu ý cực kỳ quan trọng: Nếu khách hàng (thường là các công ty, tổ chức) có nhu cầu lấy hóa đơn để hạch toán chi phí, thì hộ kinh doanh phải có trách nhiệm liên hệ với cơ quan thuế để được cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Tóm lại:

Nộp thuế Kê khai: Bắt buộc xuất hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch.
Nộp thuế khoán (áp dụng tới hết 2025): không bắt buộc, nhưng khách yêu cầu thì liên hệ cơ quan thuế để xuất hoá đơn lẻ.

Hộ kinh doanh xuất hóa đơn như thế nào? Thuế suất bao nhiêu phần trăm?

Quy trình xuất hóa đơn và cách tính thuế cũng khác nhau giữa hai phương pháp.

Đối với hộ kinh doanh nộp thuế theo kiểu KÊ KHAI

Quy trình xuất hóa đơn của bạn sẽ giống như một doanh nghiệp:

- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: Lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (Viettel, VNPT, MISA, BKAV...), mua chữ ký số và đăng ký với cơ quan thuế.
- Lập hóa đơn: Khi có giao dịch, bạn sử dụng phần mềm của nhà cung cấp để lập hóa đơn với đầy đủ thông tin người mua, người bán, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền...
- Ký số và gửi cho khách hàng: Dùng chữ ký số để ký lên hóa đơn và gửi cho khách hàng qua email hoặc các phương thức điện tử khác.
- Về thuế suất: Hộ kinh doanh kê khai sẽ nộp Thuế Giá trị gia tăng (GTGT) và Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) dựa trên doanh thu tính thuế của từng lĩnh vực, ngành nghề.

Đối với hộ kinh doanh nộp thuế khoán trước 01/01/2026 (khi khách yêu cầu hoá đơn)

Đây là quy trình nhiều người quan tâm nhất. Khi khách hàng cần hóa đơn, bạn sẽ thực hiện các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

- Tờ khai đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (theo Mẫu số 06/ĐN-HĐLĐ ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
- Căn cước công dân (hoặc hộ chiếu) của người đại diện hộ kinh doanh.
- Các giấy tờ chứng minh giao dịch (nếu có) như hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu...

Bước 2: Nộp hồ sơ và nộp thuế

- Bạn mang hồ sơ đến Chi cục Thuế khu vực nơi hộ kinh doanh đặt địa chỉ.
- Cán bộ thuế sẽ kiểm tra hồ sơ và tính toán số thuế GTGT và thuế TNCN bạn phải nộp trên giá trị của hóa đơn đó.
- Bạn sẽ nộp số tiền thuế này vào ngân sách nhà nước.

Bước 3: Nhận hóa đơn

- Sau khi xác nhận bạn đã nộp thuế, cơ quan thuế sẽ cấp cho bạn một hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Bạn chỉ cần gửi hóa đơn này cho khách hàng.

Tỷ lệ thuế phải nộp là bao nhiêu?

Khi xuất hóa đơn lẻ, hộ kinh doanh sẽ phải nộp Thuế GTGT + Thuế TNCN tính trên tổng doanh thu của hóa đơn đó. Tỷ lệ phần trăm được quy định rõ tại Thông tư 40/2021/TT-BTC:

Phân phối, cung cấp hàng hóa (bán buôn, bán lẻ, tạp hóa...)
Thuế GTGT: 1%
Thuế TNCN: 0,5%
Tổng cộng: 1,5%

Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu (cắt tóc, sửa xe, tư vấn...)
Thuế GTGT: 5%
Thuế TNCN: 2%
Tổng cộng: 7%

Sản xuất, vận tải, dịch vụ có gắn với hàng hóa, xây dựng có bao thầu nguyên vật liệu
Thuế GTGT: 3%
Thuế TNCN: 1,5%
Tổng cộng: 4,5%

Hoạt động kinh doanh khác (cho thuê tài sản...)
Thuế GTGT: 2%
Thuế TNCN: 1%
Tổng cộng: 3%

Ví dụ dễ hiểu:
Chị A là chủ hộ kinh doanh bán lẻ quần áo (thuộc nhóm phân phối, cung cấp hàng hóa), nộp thuế khoán. Công ty B mua một lô hàng trị giá 20.000.000 VNĐ và yêu cầu xuất hóa đơn.

Chị A sẽ đến Chi cục Thuế để làm thủ tục.
Số thuế chị A phải nộp để lấy hóa đơn là: 20.000.000 x (1% + 0,5%) = 20.000.000 x 1,5% = 300.000 VNĐ.
Sau khi nộp 300.000 VNĐ, chị A sẽ được cấp hóa đơn 20 triệu để giao cho công ty B.

Bạn đừng quên => Chậm nộp tờ khai thuế môn bài hộ kinh doanh phạt bao nhiêu?

Những lưu ý quan trọng khi hộ kinh doanh xuất hóa đơn

Chính xác thông tin: Dù bạn tự xuất hay cơ quan thuế cấp, hãy đảm bảo mọi thông tin trên hóa đơn (tên, địa chỉ, mã số thuế người mua, tên hàng hóa, số tiền) phải tuyệt đối chính xác để tránh phiền phức sau này.

Thời điểm xuất hóa đơn: Hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa hoặc thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ.

Lưu trữ hóa đơn: Theo quy định, bạn phải lưu trữ hóa đơn (cả đầu ra và đầu vào) để phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra của cơ quan thuế.

Xử lý sai sót: Nếu hóa đơn đã lập bị sai, cần thực hiện thủ tục lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy định.

Luôn cập nhật quy định: Pháp luật về thuế và hóa đơn có thể thay đổi. Hãy chủ động theo dõi thông tin từ Chi cục Thuế quản lý trực tiếp.

Việc hộ kinh doanh có bắt buộc phải xuất hóa đơn hay không phụ thuộc hoàn toàn vào phương pháp tính thuế bạn lựa chọn. Nắm vững các quy định trên không chỉ giúp bạn kinh doanh đúng pháp luật mà còn xây dựng được uy tín, sự chuyên nghiệp và mở ra cơ hội hợp tác với các khách hàng lớn là doanh nghiệp. Hy vọng bài viết từ Ordersys Software đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và dễ hiểu nhất.