Trong kỷ nguyên số hóa lên ngôi, hóa đơn điện tử từ lâu đã trở thành "cốt lõi" trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều thắc mắc xoay quanh việc sử dụng loại hóa đơn này. Bài viết này Ordersys Software sẽ giải đáp chi tiết các câu hỏi: Hóa đơn điện tử có cần in ra không? Có mấy liên? Có cần đóng dấu không? Và những vấn đề liên quan xoay quanh nó.
Xem thêm: App quản lý bán hàng miễn phí trên điện thoại bạn đã biết chưa?
Giới thiệu về hoá đơn điện tử, bắt nguồn xuất phát từ khi nào?
Hóa đơn điện tử (HĐĐT) là tập hợp các loại giấy tờ số hoá dữ liệu điện tử liên quan đến bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT có giá trị pháp lý như hóa đơn giấy nếu đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật.
Tại Việt Nam, hành lang pháp lý cho hóa đơn điện tử bắt đầu được hình thành từ:
Thông tư 32/2011/TT-BTC (ngày 14/03/2011): Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Đây là văn bản đặt nền móng cho việc triển khai HĐĐT.
Nghị định 119/2018/NĐ-CP (ngày 12/09/2018): Quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Nghị định này đánh dấu bước chuyển mạnh mẽ, quy định lộ trình bắt buộc áp dụng HĐĐT.
Nghị định 123/2020/NĐ-CP (ngày 19/10/2020) và Thông tư 78/2021/TT-BTC (ngày 17/09/2021): Đây là các văn bản pháp lý hiện hành, quy định chi tiết và thống nhất việc quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ, trong đó HĐĐT là hình thức chủ đạo, chính thức được áp dụng rộng rãi trên toàn quốc từ ngày 01/06/2022.
Sự ra đời của hóa đơn điện tử là một bước tiến quan trọng, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian, tối ưu hóa quy trình quản lý và góp phần minh bạch hóa hoạt động kinh tế.
Bạn đã biết: Kinh doanh không có hoá đơn điện tử từ máy tính tiền bị phạt bao nhiêu?
Hóa đơn điện tử có cần in ra không, có mấy liên?
Đây là câu hỏi được rất nhiều người quan tâm khi chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử có cần in ra không?
Theo quy định hiện hành (Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC):
- Về nguyên tắc, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải in ra giấy. Giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử nằm ở dữ liệu điện tử gốc.
- Doanh nghiệp và người mua có thể tra cứu, xem và tải hóa đơn điện tử qua các phương tiện điện tử (email, website, ứng dụng của nhà cung cấp HĐĐT).
Trường hợp được phép in (chuyển đổi ra giấy):
- Để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo yêu cầu của pháp luật về kế toán.
- Khi cơ quan pháp luật, có thẩm quyền yêu cầu xuất trình.
- Khi vận chuyển hàng hóa trên đường mà người vận chuyển cần có chứng từ giấy để xuất trình.
- Theo yêu cầu của người mua nếu họ cần bản giấy để lưu trữ nội bộ (tuy nhiên, bản điện tử vẫn là gốc).
Bản in chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị khi đảm bảo sự khớp đúng với nội dung của hóa đơn điện tử gốc và có ký hiệu riêng xác nhận và đã được chuyển đổi.
Hóa đơn điện tử có mấy liên?
Khác với hoá đơn giấy truyền thống liên 1 lưu, liên 2 giao khách thì HĐĐT không có khái niệm như vậy.
Hóa đơn điện tử là một file tệp dữ liệu điện tử duy nhất, được lưu trữ trên hệ thống của người bán, người mua và (nếu có mã) trên hệ thống của cơ quan thuế.
Khi cần, các bên có thể truy cập, xem hoặc tải về file hóa đơn này.
Nếu có nhu cầu in ra giấy, đó là bản "hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy" và chỉ có 01 bản duy nhất cho mỗi lần chuyển đổi phục vụ mục đích cụ thể.
Hóa đơn điện tử có cần đóng dấu không?
Việc đóng dấu trên hóa đơn điện tử cũng có những quy định riêng:
Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Trên hóa đơn đã có mã của cơ quan thuế và chữ ký số của cơ quan thuế (nếu áp dụng), do đó không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán và dấu của đơn vị bán (trừ một số trường hợp đặc thù được quy định). Tuy nhiên, để đảm bảo tính xác thực và thuận tiện cho giao dịch, nhiều doanh nghiệp vẫn sử dụng chữ ký số của mình.
Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Bắt buộc phải có chữ ký số của người bán theo đúng quy định. Dấu của đơn vị bán ở dạng điện tử (chữ ký số của tổ chức) đã được tích hợp.
Đối với việc chuyển đổi hóa đơn điện tử ra giấy cần có:
- Bản chuyển đổi phải đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn gốc.
- Trên bản chuyển đổi phải có dòng chữ ghi rõ "HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ".
- Cần có chữ ký và họ tên (thông tin chi tiết) của người thực hiện chuyển đổi.
- Nếu doanh nghiệp có sử dụng con dấu thì đóng dấu lên bản chuyển đổi này. Tuy nhiên, con dấu này chủ yếu mang tính nhận diện nội bộ hoặc theo yêu cầu của đối tác, chứ không phải là yếu tố bắt buộc để xác định tính pháp lý của bản chuyển đổi nếu đã đáp ứng các điều kiện khác.
Quan trọng nhất đối với hóa đơn điện tử là chữ ký số. Đây chính là "con dấu điện tử" đảm bảo tính pháp lý, tính toàn vẹn và xác thực nguồn gốc của hóa đơn.
Có cần lưu trữ hoá đơn điện tử không?
Câu trả lời là CÓ, việc lưu trữ hóa đơn điện tử là bắt buộc.
Theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn về hóa đơn điện tử:
- Hình thức lưu trữ: Hóa đơn điện tử được lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
- Trách nhiệm lưu trữ: Cả người bán và người mua đều có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn điện tử.
- Thời gian lưu trữ: Tối thiểu là 10 năm, theo quy định của pháp luật về kế toán.
Yêu cầu lưu trữ:
- Đảm bảo an toàn, bảo mật, toàn vẹn, không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ.
- Có khả năng tra cứu, truy cập, sao chép, in ra khi cần thiết hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Doanh nghiệp có thể tự lưu trữ hoặc sử dụng dịch vụ lưu trữ của các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Xem thêm: Hoá đơn điện tử từ máy tính tiền khác gì hoá đơn VAT?
Ordersys - Giải pháp khởi tạo hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp mới và khởi nghiệp
Bạn đang chuẩn bị kinh doanh, khởi nghiệp và lo lắng về việc thiết lập hệ thống hóa đơn điện tử? Bạn chưa có máy POS tích hợp xuất hoá đơn (Point of Sale) chuyên dụng nhưng vẫn muốn khởi tạo hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, chuyên nghiệp và tuân thủ quy định?
Ordersys mang đến giải pháp tối ưu cho bạn! Chúng tôi cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền tiện lợi, dễ sử dụng, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp mới, hộ kinh doanh cá thể, và những ai chưa đầu tư máy POS.
Hợp tác với Ordersys, quý cửa hàng - doanh nghiệp sẽ được:
- Hỗ trợ đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử theo đúng quy định của cơ quan thuế từ máy POS có định tới máy POS cầm tay.
- Khởi tạo hóa đơn nhanh chóng trên nhiều thiết bị (máy tính, điện thoại thông minh).
- Đảm bảo an toàn về dữ liệu và bảo mật toàn vẹn.
- Đội ngũ tư vấn, kỹ thuật chuyên nghiệp, sẵn sàng túc trực hỗ trợ bạn mọi lúc khi cần.
Đừng để việc quản lý hóa đơn cản trở bước đường khởi nghiệp của bạn. Hãy liên hệ Ordersys ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp nhất!
Đọc thêm: cách xuất hoá đơn ở quầy · khác gì hoá đơn VAT · xem hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền — dùng thử miễn phí 7 ngày.
Hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ/năm phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Ordersys bán hàng và xuất hoá đơn trong một bước.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
