몇 년 운영한 소매점이라면 여러 곳에서 물건을 받습니다. 음료 대리점, 우유 유통사, 봉제 공장, 도매시장 거래처 등입니다. 대부분은 물건을 받을 때 바로 전액을 주지 않습니다. 외상을 깔아 주는 거래처도 있고, 절반은 지금, 나머지 절반은 월말에 주는 곳도 있습니다. 외상은 장부에, 배송 기사와 주고받은 Zalo 메시지에, 카운터 뒤에 끼워 둔 납품서에 흩어져 있습니다. 월말에 거래처가 대조표를 보내면 사장님은 숫자를 보고도 맞는지 틀리는지 모릅니다. 이 글은 입고하는 순간 공급업체 외상을 기록해 언제든 세 가지 질문에 답하는 방법을 다룹니다. 누구에게, 얼마를, 언제까지 갚아야 하는가입니다.
외상은 하나하나 입고 전표에 연결한다
가장 흔한 실수는 외상을 누적 합계로 적는 것입니다. "A 대리점에 총 얼마 외상" 같은 식입니다. 대조할 때가 되면 그 숫자가 어떤 납품분이고 어느 것을 이미 갚았는지 양쪽 모두 모릅니다. 더 확실한 방법은 입고할 때마다 별도의 외상 한 건으로 만들고, 그 입고 전표에 연결하는 것입니다.
| 입고할 때 기록할 정보 | 용도 |
|---|---|
| 공급업체 | 대조가 필요할 때 한 거래처의 모든 외상을 모을 수 있음 |
| 공급업체 납품서 번호 | 양쪽이 같은 서류를 말하므로 어느 납품분인지 다투지 않음 |
| 납품 총액과 입고 시 지급액 | 그 납품분의 남은 외상이 바로 나옴 |
| 지급 기한 | 어느 외상이 곧 기한인지 알고 돈을 준비 |
| 지점, 입고 담당자 | 여러 매장을 가진 가게는 물건이 어디로 갔고 누가 받았는지 앎 |
입고할 때: 얼마를 내고 얼마를 외상으로 적을까
Ordersys에서는 입고 전표에서 공급업체를 고르고 그 업체의 납품서 번호를 적을 수 있습니다. 옵션을 켜 두면 전표를 만들 때 그 업체의 최근 매입 단가가 자동으로 들어갑니다. 그래서 물건을 받는 사람이 서명하기 전에 이번 단가가 지난번과 다른지 바로 봅니다.
결제 단계에서 일부만 내면 나머지는 그 입고 전표의 외상으로 기한과 함께 기록됩니다. 물건은 그대로 재고에 다 들어가고 원가도 제대로 계산됩니다. 돈만 아직 다 내지 않았을 뿐이고, 남은 외상은 누구의 기억이 아니라 시스템에 남습니다.
직원과 미리 정해 둘 규칙 하나: 납품서 없이 외상으로 물건을 받지 않는다. 납품서 번호가 없으면 월말에 거래처와 대조할 근거가 없습니다.
분할 지급: 한 번 낼 때마다 한 줄
여러 번에 나눠 갚는 외상은 지급할 때마다 그 외상에 별도의 한 줄로 기록되고, 금액과 함께 계좌이체 화면 캡처나 서명된 지출 전표 같은 증빙 파일을 첨부할 수 있습니다. 지급액은 누적되고, 입고 전표의 상태가 자동으로 바뀝니다. 미지급, 일부 지급, 완납입니다.
거래처가 "지난달 건 갚으셨어요?"라고 물으면 외상을 열어 각 지급 내역, 날짜, 금액, 첨부된 증빙을 바로 보여 줄 수 있습니다. 휴대폰을 뒤져 이체 메시지를 찾을 필요가 없습니다.
매주 기한 목록을 보고, 월말에 대조한다
외상 목록에서는 공급업체 외상만 따로, 외상으로 사 간 손님과 분리해 걸러 볼 수 있고, 오늘 기한, 곧 기한, 기한 초과로 빠르게 나눠 볼 수 있습니다. 매주 초 곧 기한 목록을 열면 그 주에 돈을 얼마나 준비해야 하는지 알 수 있어 여러 건이 한꺼번에 몰리지 않습니다. 공급업체마다 프로필에도 외상 항목이 있어 그 거래처의 외상만 모두 나열됩니다.
월말에 거래처가 대조표를 보내 오면:
- 그 거래처의 외상 항목을 열고 납품서 번호를 하나씩 상대 대조표와 맞춰 봅니다.
- 상대에게는 있는데 우리에게 없는 납품분: 그날 물건을 받은 사람에게 확인하세요. 입고 전표를 만들지 않았을 수 있습니다.
- 상대가 기록하지 않은 지급: 첨부해 둔 증빙을 다시 보내 줍니다.
- 반품한 불량품: 공급업체 반품 전표를 만들어 재고를 정확히 줄이고, 어느 외상에서 뺄지 상대와 합의합니다.
입고 전표마다 외상을 기록하는 것은 물건을 받을 때 몇 단계가 더 드는 것처럼 보입니다. 대신 월말 대조가 몇 분이면 끝나고, 어떤 거래처에도 이중으로 내거나 덜 내는 일이 없습니다.
Ordersys에는 공급업체 관리, 기한과 함께 외상을 기록하는 입고 전표, 증빙을 첨부하는 분할 지급, 기한이 다가오는 외상 목록이 기본으로 들어 있습니다. 소매점 관리 프로그램을 보시고 7일 무료 체험을 해 보세요. 함께 읽기: 도소매 겸업 식료품점: 손님 외상과 거래처별 가격 관리, 최소 재고: 언제 다시 입고해야 할까.
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