Ghi công nợ nhà cung cấp khi nhập hàng: biết đang nợ ai, bao nhiêu, đến hạn khi nào

Cửa hàng bán lẻ nào chạy được vài năm cũng lấy hàng từ nhiều mối: đại lý nước ngọt, nhà phân phối sữa, xưởng may, mối hàng chợ đầu mối. Phần lớn không trả đủ ngay lúc nhận hàng. Có mối cho gối đầu, có mối trả một nửa, nửa còn lại cuối tháng. Nợ ghi ở cuốn sổ, ở tin nhắn Zalo với nhân viên giao hàng, ở tờ phiếu giao kẹp sau quầy. Cuối tháng nhà cung cấp gửi bảng đối chiếu, chủ cửa hàng nhìn con số mà không biết đúng hay sai. Bài này nói cách ghi công nợ nhà cung cấp ngay lúc nhập hàng để lúc nào cũng trả lời được ba câu: đang nợ ai, nợ bao nhiêu, đến hạn khi nào.

Mỗi khoản nợ phải gắn với một phiếu nhập

Lỗi hay gặp nhất là ghi nợ theo kiểu cộng dồn: "nợ đại lý A tổng cộng bao nhiêu". Đến lúc đối chiếu, hai bên không biết số đó gồm những lô nào, lô nào đã trả. Cách chắc hơn là mỗi lần nhập hàng thành một khoản nợ riêng, gắn với đúng phiếu nhập đó:

Lúc nhận hàng: trả bao nhiêu, ghi nợ bao nhiêu

Trên Ordersys, phiếu nhập hàng chọn nhà cung cấp và ghi được số phiếu giao hàng của họ. Nếu bật tuỳ chọn, đơn giá mua gần nhất của nhà cung cấp đó tự hiện khi lập phiếu. Nhờ vậy người nhận hàng thấy ngay giá lô này có khác lần trước không, trước khi ký nhận.

Đến phần thanh toán, nếu chỉ trả một phần thì phần còn lại được ghi thành công nợ của phiếu nhập đó, kèm hạn trả. Hàng vẫn vào kho đủ, giá vốn vẫn tính đúng. Chỉ có tiền là chưa trả hết, và số còn nợ nằm ngay trên hệ thống chứ không trong trí nhớ của ai.

Một quy ước nên chốt với nhân viên: không nhận hàng ghi nợ nếu không có phiếu giao hàng. Không có số phiếu thì cuối tháng không có gì để đối chiếu với nhà cung cấp.

Trả dần: mỗi lần trả là một dòng

Với khoản nợ trả làm nhiều lần, mỗi lần trả tiền được ghi thành một dòng riêng trên khoản nợ đó, kèm số tiền và tệp chứng từ đính kèm như ảnh chụp lệnh chuyển khoản hay phiếu chi có chữ ký. Số đã trả cộng dồn, và phiếu nhập tự chuyển trạng thái: chưa thanh toán, thanh toán một phần, đã thanh toán đủ.

Khi nhà cung cấp hỏi "khoản tháng trước trả chưa", mở khoản nợ ra là thấy từng lần trả, ngày nào, bao nhiêu, có ảnh chứng từ đi kèm. Không phải lục điện thoại tìm tin nhắn chuyển khoản.

Mỗi tuần nhìn danh sách đến hạn, cuối tháng đối chiếu

Danh sách công nợ lọc riêng được nợ nhà cung cấp, tách khỏi nợ của khách mua chịu, và chia nhanh theo: đến hạn hôm nay, sắp đến hạn, đã quá hạn. Mỗi đầu tuần mở danh sách sắp đến hạn là biết tuần này phải chuẩn bị bao nhiêu tiền, không bị dồn một lúc nhiều khoản. Trong hồ sơ từng nhà cung cấp cũng có mục công nợ, liệt kê mọi khoản nợ của riêng mối đó.

Cuối tháng, khi nhà cung cấp gửi bảng đối chiếu:

• Mở mục công nợ của nhà cung cấp đó, so từng số phiếu giao hàng với bảng của họ.
• Lô nào họ có mà mình không có: hỏi lại người nhận hàng hôm đó, có thể là phiếu nhập chưa lập.
• Lần trả nào họ chưa ghi: gửi lại ảnh chứng từ đã đính kèm.
• Hàng lỗi đã trả lại: lập phiếu trả hàng nhà cung cấp để kho trừ đúng, rồi thống nhất với họ trừ vào khoản nợ nào.

Ghi công nợ theo từng phiếu nhập thoạt nhìn tốn thêm vài thao tác lúc nhận hàng. Bù lại, cuối tháng việc đối chiếu chỉ mất vài phút, và cửa hàng không trả trùng hay trả thiếu cho mối nào.

Ordersys có sẵn quản lý nhà cung cấp, phiếu nhập hàng ghi công nợ kèm hạn trả, trả dần có đính kèm chứng từ và danh sách nợ đến hạn. Xem phần mềm quản lý bán lẻ và dùng thử miễn phí 7 ngày. Đọc thêm: tạp hoá bán sỉ lẫn lẻ: quản lý công nợ khách và giá theo mối và tồn tối thiểu: khi nào phải nhập hàng lại.