식료품점, 음료 대리점, 문구점은 모두 같은 종류의 상품을 다룹니다. 박스, 상자, 묶음 단위로 들여오지만 팔 때는 캔 하나, 펜 한 자루씩 나갑니다. 재고 장부는 박스로 적고 계산대는 낱개로 적으면, 월말에 장부에는 "3박스 남음"이라고 나오는데 선반에는 박스 2개와 낱개 캔 17개가 있습니다. 두 숫자의 단위가 달라 비교할 수 없고, 상품이 정말 모자란지 아무도 모릅니다. 단위 환산은 바로 이 문제를 풀기 위한 기능입니다.
재고를 어긋나게 만드는 세 가지 등록 방식
| 등록 방식 | 생기는 일 |
|---|---|
| 상품을 박스 단위로 등록 | 캔 하나를 팔면 재고를 어떻게 차감할지 몰라 직원이 기록 없이 팔게 됩니다. |
| 코드 두 개를 따로 등록: 박스용 하나, 캔용 하나 | 입고하면 박스 코드가 늘고, 낱개로 팔면 캔 코드가 계속 줄어 마이너스가 됩니다. 맞추려면 손으로 옮겨야 합니다. |
| 캔 단위로 등록했지만 입고 때 암산으로 곱함 | 입고 전표 하나만 잘못 곱해도, 5박스를 120캔이 아닌 100캔으로 넣으면 다음 재고 조사 때까지 어긋납니다. |
올바른 방법: 상품 하나에, 기본 단위는 판매하는 가장 작은 단위로 두고 박스, 묶음, 상자는 그 기본 단위로 환산되는 단위로 둡니다.
Ordersys에서 단위 환산 등록하기
Ordersys 소매 관리 프로그램의 상품 화면에는 상품 단위 환산 항목이 있습니다. 줄마다 환산 하나를 적습니다. 수량과 환산 단위가 기본 단위 몇 개와 같은지입니다. 예:
- 1 박스 = 24 캔
- 1 묶음 = 6 캔
상품 하나에 환산 줄을 여러 개 추가할 수 있습니다. 단위 목록은 매장 전체가 함께 쓰고 같은 이름을 허용하지 않으므로 표기를 하나로 정하세요. "박스"는 언제나 "박스"로 쓰고, 어떤 날은 "box", 어떤 날은 "B"로 쓰지 않습니다.
박스로 입고, 재고는 캔으로 합산
- 입고 전표. 박스 단위를 고르고 실제로 받은 박스 수를 입력하며, 있으면 로트 번호와 유통기한을 적습니다. 전표가 입고 완료 상태로 바뀌면 재고가 기본 단위로 늘어납니다. 5박스는 120캔이 되고, 누구도 손으로 곱할 필요가 없습니다.
- 기초 재고. 처음 프로그램으로 옮길 때는 선반을 박스 단위로 세어 빠르게 하고, 기초 재고도 박스 단위로 입력합니다. 주의: 첫 입고 전표가 생긴 뒤에는 기초 재고를 더 이상 입력하거나 수정할 수 없으니, 첫 물량을 받기 전에 이 단계를 끝내세요.
- 재고 조사 후 재고 조정. 재고 조정 전표에서도 상품의 환산 단위를 고를 수 있습니다.
- 판매. 계산대에서 캔 하나를 팔면 재고에서 정확히 캔 하나가 차감됩니다. 재고 보고서에는 단위 열이 있고, 상품 라벨 인쇄에는 단위 표시 옵션이 있습니다.
창고에서 정해 둘 몇 가지 규칙
- 재고 조사: 뜯지 않은 박스는 박스로, 뜯은 박스는 낱개로 셉니다. 두 숫자를 적고 프로그램이 기본 단위로 합산하게 합니다.
- 규격이 다르면 단위도 다릅니다. 24캔 박스와 12캔 박스는 이름이 다른 두 환산 단위여야 합니다. 330ml 캔과 250ml 캔은 서로 다른 상품입니다.
- 재고 기준은 기본 단위로 정합니다. 2박스 아래로 떨어질 때 "기준 미달" 목록에 나타나게 하려면 최소 기준을 48캔으로 정합니다.
- 입고 담당과 판매 담당이 같은 단위 이름을 씁니다. 공급업체는 "짝"이라 하고 매장은 "박스"라 한다면, 프로그램에는 이름 하나만 쓰고 입고하는 곳에 환산표를 붙여 둡니다.
단위 환산, 로트·유통기한별 입고, 재고 기준, 재고 보고서는 Ordersys 소매 관리 프로그램에 있으며 7일 무료 체험이 가능합니다. 소매와 함께 단골 거래처에 도매도 하는 매장은 도소매 겸업 식료품점: 외상과 거래처별 가격 관리 글을 참고하세요. 최소 재고를 얼마로 둘지는 최소 재고: 언제 다시 발주해야 할까 글에 있습니다.
바코드 판매, 단위별 재고, 외상 관리, 매일 손익 보고.
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