Quy đổi đơn vị tính: nhập theo thùng, bán lẻ từng cái

Cửa hàng tạp hoá, đại lý nước giải khát, tiệm văn phòng phẩm đều có chung một kiểu hàng: nhập theo thùng, theo hộp, theo lốc nhưng bán ra từng lon, từng cây bút. Nếu sổ kho ghi theo thùng còn quầy bán ghi theo cái, cuối tháng sổ báo "còn 3 thùng" trong khi trên kệ có 2 thùng nguyên và 17 lon lẻ. Hai con số không cùng đơn vị nên không so được, và không ai biết hàng có thiếu thật hay không. Quy đổi đơn vị tính sinh ra để giải đúng chuyện này.

Ba cách khai hay làm lệch kho

Cách khai	Chuyện xảy ra
Khai mặt hàng theo đơn vị thùng	Bán một lon lẻ thì không biết trừ kho thế nào, nhân viên đành bán mà không ghi.
Khai hai mã riêng: một mã thùng, một mã lon	Nhập hàng thì mã thùng tăng, bán lẻ thì mã lon trừ dần xuống âm. Muốn khớp phải tự chuyển qua lại bằng tay.
Khai theo lon nhưng lúc nhập tự nhân nhẩm	Một phiếu nhập nhân nhầm, nhập 5 thùng mà ghi 100 lon thay vì 120, là lệch tới lần kiểm kho sau.

Cách đúng: một mặt hàng, một đơn vị gốc là đơn vị nhỏ nhất bạn bán ra, còn thùng, lốc, hộp là đơn vị quy đổi về đơn vị gốc đó.

Sơ đồ bốn bước: khai 1 thùng bằng 24 lon, nhập hàng theo thùng, kho cộng theo lon, bán lẻ từng lon — Phép nhân chỉ khai một lần lúc tạo mặt hàng; từ đó mỗi phiếu nhập chỉ cần ghi số thùng thực nhận.

Khai quy đổi đơn vị trên Ordersys

Trong màn hàng hoá của phần mềm bán lẻ Ordersys có mục Quy đổi đơn vị hàng hoá. Mỗi dòng ghi một phép đổi: số lượng và đơn vị quy đổi, bằng bao nhiêu đơn vị tính gốc. Ví dụ:

1 Thùng = 24 Lon
1 Lốc = 6 Lon

Một mặt hàng thêm được nhiều dòng quy đổi. Danh mục đơn vị tính dùng chung cho cả cửa hàng và không cho trùng tên, nên đặt một kiểu viết thống nhất: "Thùng" thì luôn là "Thùng", đừng lúc "thùng" lúc "T".

Nhập theo thùng, kho cộng theo lon

Phiếu nhập hàng. Chọn đơn vị Thùng, gõ số thùng thực nhận, ghi số lô và hạn dùng nếu có. Khi phiếu chuyển sang trạng thái đã nhập kho, tồn tăng theo đơn vị gốc: 5 thùng thành 120 lon, không ai phải nhân tay.
Tồn kho ban đầu. Lúc mới chuyển sang phần mềm, đếm hàng trên kệ theo thùng cho nhanh rồi nhập tồn đầu kỳ cũng theo thùng. Lưu ý: tồn kho ban đầu không nhập hay sửa được nữa sau khi đã có phiếu nhập hàng đầu tiên, nên làm bước này trước khi nhận lô hàng đầu.
Điều chỉnh tồn kho sau kiểm kê. Phiếu điều chỉnh tồn kho cũng có sẵn các đơn vị quy đổi của mặt hàng.
Bán ra. Ở quầy, mỗi lon bán ra trừ đúng một lon trong kho. Báo cáo tồn kho có cột đơn vị tính, tem in hàng có tuỳ chọn hiện đơn vị tính.

Vài quy ước nên thống nhất trong kho

Kiểm kho: thùng nguyên đếm theo thùng, thùng đã khui đếm lẻ. Ghi hai con số rồi để phần mềm cộng lại theo đơn vị gốc.
Khác quy cách là khác đơn vị. Thùng 24 lon và thùng 12 lon phải là hai đơn vị quy đổi đặt tên khác nhau. Lon 330 ml và lon 250 ml là hai mặt hàng khác nhau.
Định mức tồn đặt theo đơn vị gốc. Muốn mặt hàng hiện trong danh sách "Dưới định mức" khi chưa tới 2 thùng thì đặt định mức nhỏ nhất là 48 lon.
Người nhập hàng và người bán dùng cùng tên đơn vị. Nhà cung cấp gọi "két", cửa hàng gọi "thùng" thì thống nhất một tên trong phần mềm và dán bảng quy đổi ở chỗ nhận hàng.

Quy đổi đơn vị tính, nhập hàng theo lô và hạn dùng, định mức tồn kho và báo cáo tồn có trong phần mềm quản lý bán lẻ Ordersys, dùng thử miễn phí 7 ngày. Cửa hàng vừa bán lẻ vừa bán sỉ cho mối quen đọc thêm bài cửa hàng tạp hoá bán sỉ lẫn lẻ: quản lý công nợ và giá theo khách. Đặt mức tồn tối thiểu bao nhiêu thì vừa: xem bài tồn tối thiểu: khi nào phải nhập hàng lại.