Tối thứ Bảy cuối tháng Chạp, cả ba thợ đều kín lịch từ sáu giờ tới mười giờ. Khách hẹn bộ đắp bột vẽ hoa lúc bảy giờ không tới, cũng không nhắn. Hai tiếng của thợ tay nghề cao nhất tiệm trôi qua, và không bán lại được cho ai, vì khách vãng lai giờ đó thấy tiệm đông là quay đi. Mùa cao điểm, mỗi lịch bỏ là một khoản mất thật. Đặt cọc không nhằm kiếm thêm tiền, mà để khách coi giờ hẹn là một lời hứa.
Lịch nào nên xin cọc, lịch nào không cần
Xin cọc với mọi lịch thì khách quen thấy phiền, còn không xin ai thì lịch dài dễ bị bỏ. Chia theo loại lịch sẽ dễ quyết hơn:
| Loại lịch | Có nên xin cọc | Vì sao |
|---|---|---|
| Dịch vụ dài (đắp bột, úp móng, vẽ cầu kỳ) vào tối và cuối tuần | Nên | Một lịch giữ một thợ cả buổi, bỏ là mất trọn khung giờ đẹp nhất |
| Khách mới, đặt qua tin nhắn lần đầu | Nên | Tiệm chưa biết khách có giữ hẹn hay không |
| Nhóm nhiều người (cô dâu, phù dâu, nhóm bạn) | Nên | Giữ nhiều thợ cùng lúc, nhóm huỷ là trống nhiều ghế |
| Khách quen tới đều, dịch vụ ngắn | Không cần | Rủi ro thấp, xin cọc chỉ làm khách thấy bị nghi |
| Ngày thường, giờ vắng | Không cần | Khách bỏ hẹn thì vẫn còn khách vãng lai bù vào |
Khoản cọc đi đâu sau khi nhận
Mùa cao điểm, cọc hay thất lạc ở một chỗ rất quen: khách chuyển khoản vào tài khoản của chủ, lễ tân không biết, tới lúc khách đến thì tính đủ tiền và khách phải mở điện thoại ra chứng minh. Trên Ordersys, cọc được ghi ngay trên lịch hẹn nên không bị lạc như vậy:
- Nhận lịch là ghi cọc. Lịch hẹn có ô đặt cọc, kèm cách trả là tiền mặt hay chuyển khoản. Danh sách lịch có cột tiền cọc nên nhìn là biết lịch nào đã cọc.
- Cọc vào sổ quỹ ngay. Ghi cọc thì phần mềm tạo phiếu thu tiền cọc, nên khoản này không phải đợi tới lúc khách thanh toán mới có mặt trong quỹ.
- Khách đến, cọc theo sang đơn. Màn thanh toán hiện dòng "Số tiền đã cọc" và khoản này được tính vào tổng thanh toán, khách chỉ trả phần còn lại.
- Huỷ lịch có cọc, quỹ tự cân. Phần mềm tạo phiếu chi hoàn cọc. Lỡ huỷ nhầm thì khôi phục lại lịch, phiếu chi hoàn cọc cũng được gỡ.
Một điều cần biết: lịch khách tự đặt online qua QR hiện không thu cọc. Muốn giữ chỗ bằng cọc thì khách chuyển khoản cho tiệm, rồi lễ tân ghi khoản đó vào lịch.
Thu bao nhiêu và nói gì lúc nhận cọc
Mức cọc nên là một phần nhỏ của giá dịch vụ, đủ để khách nhớ giữ hẹn nhưng chưa đến mức khách ngại đặt. Với nhóm đông thì tính theo số người, đừng gom thành một khoản lớn. Quan trọng hơn mức tiền là ba điều nói rõ ngay lúc nhận cọc:
- Giữ lịch bao lâu nếu khách tới trễ. Quá số phút này thì tiệm được xếp khách khác vào ghế.
- Báo huỷ trước bao lâu thì được hoàn cọc. Cao điểm nên đặt mốc sớm hơn ngày thường, vì lịch huỷ sát giờ rất khó lấp.
- Đổi giờ thì cọc đi theo. Khách xin dời sang khung khác thì sửa lịch cũ chứ đừng tạo lịch mới, khoản cọc vẫn nằm nguyên trên lịch đó.
Gửi lại ba điều này trong tin nhắn xác nhận qua Zalo, kèm giờ hẹn và tên thợ. Tới lúc có chuyện, cả hai bên đều có tin nhắn để xem lại.
Cọc là giữ lịch của thợ nào
Khách tiệm nail thường đặt theo thợ chứ không chỉ theo giờ. Cao điểm, thợ vẽ đẹp nhất kín lịch sớm nhất, nên cọc thực chất là giữ một khung giờ của đúng người đó. Hai trường hợp nên thống nhất trước trong tiệm:
- Thợ nghỉ đột xuất: báo khách sớm nhất có thể, cho khách chọn đổi thợ, dời giờ hay nhận lại cọc. Đừng tự xếp thợ khác rồi để khách tới nơi mới biết.
- Khách xin đổi thợ: coi như đổi lịch, cọc chuyển theo, miễn là khung giờ mới còn trống.
Hết mùa, đếm lại hai con số
Qua mùa cao điểm, mở danh sách lịch và đếm hai con số: bao nhiêu lịch có cọc bị bỏ, và bao nhiêu lịch không cọc bị bỏ. Lịch không cọc bỏ nhiều mà rơi vào khách mới thì năm sau xin cọc khách mới sớm hơn. Lịch có cọc mà vẫn bỏ nhiều thì xem lại mức cọc hoặc mốc báo huỷ.
Lịch theo thợ và ghế, ghi cọc trên lịch, trừ cọc khi thanh toán và nhắc hẹn qua Zalo đều có trong phần mềm quản lý tiệm nail của Ordersys. Tiệm có thể dùng thử miễn phí 7 ngày: nhập thử lịch của tuần tới, ghi cọc cho vài lịch dài và xem cuối ngày quỹ có khớp hay không.
Đọc thêm: Tiệm nail mùa cuối năm: quản lý lịch dày và thợ thời vụ · Theo dõi trạng thái lịch hẹn: khách đến, trễ giờ hay huỷ.
Quản lý lịch hẹn, liệu trình theo buổi, hồ sơ khách và hoa hồng kỹ thuật viên trên một phần mềm.
Các tin tức khác
Quản lý tip nhân viên phục vụ phòng karaoke: ghi nhận và chia minh bạch
Khách karaoke tip bằng tiền mặt, cộng vào hoá đơn hoặc chuyển khoản dư. Hai cách sau đi qua quỹ của quán, không ghi lại là sinh nghi. Ba dạng tip và tiền nằm ở đâu, tip riêng hay bỏ chung, ghi tip lúc thanh toán, và trả tip cuối ca thế nào cho minh bạch.
Khách bị trùng trong danh sách: gộp lại thế nào cho khỏi mất lịch sử
Một khách ba hồ sơ thì điểm chia ba nơi, mãi không lên hạng, báo cáo đếm thành khách mới. Năm nguồn sinh ra trùng, dấu hiệu nhận ra, cách gộp giữ lịch sử mua và điểm tích luỹ, và thói quen ở quầy để chặn trùng từ đầu.
Thực đơn điện tử QR: đổi giá và tạm ẩn món hết mà không phải in lại
Thực đơn QR đổi được ngay mà không phải in lại, nhưng phải dùng đúng công tắc. Ba cách để khách không gọi được một món qua QR, đổi giá thì món đã gọi có đổi theo không, nút Hết món ở bếp thực ra làm gì, và quy trình ba bước cho giờ đông.
Theo dõi trạng thái lịch hẹn spa: khách đã đến, trễ giờ hay đã huỷ
Khó nhất của lịch hẹn spa không phải là ghi xuống, mà là biết mỗi lịch đang ở tình trạng nào ngay lúc này. Sáu trạng thái và việc lễ tân cần làm ở từng trạng thái, cách xử lý khách không tới, huỷ và hoàn tác lịch mà tiền cọc vẫn khớp sổ quỹ.
Chuyển bàn bida: giữ giờ đã chơi và đồ đã gọi, tính đúng giá từng bàn
Khách đổi bàn giữa chừng là chuyện thường ở quán bida. Bấm Chuyển bàn thì giờ đã chơi được chốt theo giá bàn cũ, giờ tiếp theo tính theo giá bàn mới, đồ đã gọi đi theo hoá đơn. Bài này nói rõ hoá đơn hiện ra thế nào, khi nào không chuyển được và chủ quán xem lại ở đâu.
Phần mềm quản lý nhà thuốc, tạp hoá: mã vạch, hạn dùng, bán nhanh
Nhà thuốc và tạp hoá vất vả giống nhau: hàng rất nhiều, giá trị nhỏ, khách đứng đợi, và hàng có hạn dùng. Quét mã bán nhanh, lô và hạn dùng đi theo hàng từ lúc nhập, quy đổi thùng ra hộp, định mức tồn — và một điểm riêng của nhà thuốc cần hỏi rõ trước khi chọn phần mềm.
Tính lương part-time theo giờ cho quán ăn, quán cà phê
Part-time ca bốn năm tiếng, lịch đổi theo tuần thì lương tháng không áp được. Bốn thứ cần khai đúng — ca, chấm công, đơn giá giờ, kỳ chốt — và vì sao giờ công phải lấy từ chấm công chứ không lấy từ lịch ca.
Quán massage xếp phòng, giường và kỹ thuật viên không trùng giờ
Hai khách cùng một giường là lỗi làm mất khách êm ru. Ba nguồn gây trùng ở quán massage, cách phần mềm chặn trùng theo giường bằng giờ bắt đầu cộng thời lượng và khoảng đệm hai phía, phần nào máy canh — phần nào người vẫn phải canh, và bốn quy ước nên chốt trước khi bật.
Phần mềm quản lý tiệm bánh: công thức chế biến, hạn dùng và bánh đặt theo ngày lấy
Tiệm bánh là một cái xưởng nhỏ dính với một cửa hàng, nên phần mềm chỉ biết bán thì chủ tiệm vẫn không biết một mẻ hết bao nhiêu bột. Khai bánh thành hàng hoá chế biến có công thức, cốt và kem thành bán thành phẩm, nhập nguyên liệu theo lô kèm hạn dùng, dán tem mã vạch bán quầy, và gom đơn bánh đặt theo ngày lấy về một chỗ.
