Mười giờ kém mười. Chị Mai hẹn gội đầu dưỡng sinh lúc mười giờ, giường đã dọn, kỹ thuật viên đang đợi. Chị đang trên đường hay đã quên? Lễ tân lật sổ, thấy đúng một dòng "10h chị Mai" và không biết gì thêm. Cái khó của lịch hẹn ít khi nằm ở chỗ ghi xuống, mà ở chỗ biết mỗi lịch đang ở tình trạng nào ngay lúc này, để gọi đúng người và nhả giường đúng lúc.
Sáu trạng thái, mỗi trạng thái một việc cho lễ tân
Trên màn lịch hẹn của Ordersys, mỗi lịch mang một trạng thái và một màu riêng. Giá trị của nó nằm ở chỗ mỗi trạng thái gợi ra một việc cần làm:
| Trạng thái | Nghĩa là | Lễ tân nên làm gì |
|---|---|---|
| Đã đặt lịch | Lịch đã vào hệ thống, chưa tới giờ | Với dịch vụ dài, gọi hoặc nhắn xác nhận trước |
| Sắp tới giờ | Giờ hẹn đang đến gần | Dọn giường, báo kỹ thuật viên |
| Khách đã đến | Khách đã tới và được nhận vào | Mở đơn, dịch vụ đã đặt đi theo sang |
| Trễ giờ / không đến | Quá giờ mà chưa thấy khách | Gọi cho khách, quyết định giữ hay nhả giường |
| Đã huỷ | Lịch không còn hiệu lực | Xếp khách khác vào khung giờ vừa trống |
| Hoàn tất | Dịch vụ đã làm xong | Không cần làm gì thêm |
Xem theo ngày, tuần, tháng hay danh sách
Cùng một dữ liệu nhưng mỗi cách xem phục vụ một việc khác nhau:
- Theo ngày: lịch xếp theo giường, phòng và giờ. Lễ tân dùng màn này cả ngày để biết giường nào đang trống, lịch nào đang chờ.
- Theo tuần, theo tháng: chủ spa nhìn được ngày nào dày lịch, ngày nào còn trống để tính chuyện xếp ca hay chạy ưu đãi.
- Danh sách: hợp khi cần đi lần lượt từng lịch, ví dụ gọi xác nhận cho ngày mai.
Lịch đã nhận nhưng chưa xếp giường được gom vào một danh sách riêng. Đây là chỗ hay sót nhất lúc đông: nhận lời khách qua điện thoại, định lát nữa xếp, rồi quên mất.
Khách không tới: để phần mềm nhắc thay trí nhớ
Trong cài đặt có một thông số cho lịch quá giờ: lịch sẽ nhấp nháy để gây chú ý và tự huỷ nếu sau số phút quán đặt mà khách vẫn chưa tới, kèm lý do đã quá giờ. Nhờ vậy giường không bị giữ vô thời hạn chỉ vì không ai nhớ ra.
Đặt bao nhiêu phút là quyết định của từng quán: dịch vụ dài thường giữ lâu hơn, khung giờ đông thì giữ ngắn hơn. Điều nên làm là nói rõ thời gian giữ lịch với khách ngay lúc nhận lịch, để khi bị nhả chỗ không thành chuyện cãi nhau.
Huỷ lịch, hoàn tác và tiền cọc
- Huỷ có ghi lý do. Lúc huỷ có ô nhập lý do. Đọc lại các lý do này mới biết khách hay huỷ vì đổi ý, vì trùng việc hay vì đợi lâu lần trước.
- Cọc ghi ngay trên lịch. Lịch có ô đặt cọc, kèm cách trả là tiền mặt hay chuyển khoản. Khách đến thì khoản cọc theo sang đơn và được tính vào lúc thanh toán.
- Huỷ lịch có cọc thì sổ quỹ tự cân. Phần mềm tạo phiếu chi hoàn cọc, nên cuối ngày tiền quỹ không lệch vì một lịch đã huỷ.
- Huỷ nhầm thì hoàn tác được. Có thông số cho phép hoàn tác trong khoảng thời gian quán đặt. Hoàn tác xong, lịch trở lại như cũ và phiếu chi hoàn cọc cũng được gỡ.
Một điều nên biết: lịch khách tự đặt qua QR hiện không thu cọc. Muốn giữ chỗ bằng cọc thì khách chuyển khoản cho quán, rồi lễ tân ghi khoản đó vào lịch.
Cuối tuần, nhìn lại số đếm
Mở chế độ xem theo tuần rồi đọc hai con số: Trễ giờ / không đến và Đã huỷ. Hai con số này tăng thì cần xem chúng rơi vào đâu. Nếu rơi vào khách mới, có thể cân nhắc xin cọc cho nhóm đó. Nếu rơi vào khung giờ đông, có thể rút ngắn thời gian giữ lịch ở khung đó. Sổ giấy không cho bạn những con số này, vì trên sổ một lịch bị bỏ chỉ là một dòng gạch đi.
Lịch hẹn theo trạng thái, xếp giường và phòng, ghi cọc nằm trong phần mềm quản lý spa của Ordersys. Quán có thể dùng thử miễn phí 7 ngày: nhập vài lịch thật của ngày mai và để lễ tân dùng song song với sổ trong một ngày là đủ thấy khác biệt.
Đọc thêm: Khách đặt lịch spa rồi không đến: mất bao nhiêu và cách giảm nếu quán đang bị bỏ hẹn nhiều; và Xếp lịch spa theo giường và kỹ thuật viên để lịch không bị trùng ngay từ lúc nhận.
Quản lý lịch hẹn, liệu trình theo buổi, hồ sơ khách và hoa hồng kỹ thuật viên trên một phần mềm.
Các tin tức khác
Thực đơn điện tử QR: đổi giá và tạm ẩn món hết mà không phải in lại
Thực đơn QR đổi được ngay mà không phải in lại, nhưng phải dùng đúng công tắc. Ba cách để khách không gọi được một món qua QR, đổi giá thì món đã gọi có đổi theo không, nút Hết món ở bếp thực ra làm gì, và quy trình ba bước cho giờ đông.
Chuyển bàn bida: giữ giờ đã chơi và đồ đã gọi, tính đúng giá từng bàn
Khách đổi bàn giữa chừng là chuyện thường ở quán bida. Bấm Chuyển bàn thì giờ đã chơi được chốt theo giá bàn cũ, giờ tiếp theo tính theo giá bàn mới, đồ đã gọi đi theo hoá đơn. Bài này nói rõ hoá đơn hiện ra thế nào, khi nào không chuyển được và chủ quán xem lại ở đâu.
Phần mềm quản lý nhà thuốc, tạp hoá: mã vạch, hạn dùng, bán nhanh
Nhà thuốc và tạp hoá vất vả giống nhau: hàng rất nhiều, giá trị nhỏ, khách đứng đợi, và hàng có hạn dùng. Quét mã bán nhanh, lô và hạn dùng đi theo hàng từ lúc nhập, quy đổi thùng ra hộp, định mức tồn — và một điểm riêng của nhà thuốc cần hỏi rõ trước khi chọn phần mềm.
Tính lương part-time theo giờ cho quán ăn, quán cà phê
Part-time ca bốn năm tiếng, lịch đổi theo tuần thì lương tháng không áp được. Bốn thứ cần khai đúng — ca, chấm công, đơn giá giờ, kỳ chốt — và vì sao giờ công phải lấy từ chấm công chứ không lấy từ lịch ca.
Quán massage xếp phòng, giường và kỹ thuật viên không trùng giờ
Hai khách cùng một giường là lỗi làm mất khách êm ru. Ba nguồn gây trùng ở quán massage, cách phần mềm chặn trùng theo giường bằng giờ bắt đầu cộng thời lượng và khoảng đệm hai phía, phần nào máy canh — phần nào người vẫn phải canh, và bốn quy ước nên chốt trước khi bật.
Phần mềm quản lý tiệm bánh: công thức chế biến, hạn dùng và bánh đặt theo ngày lấy
Tiệm bánh là một cái xưởng nhỏ dính với một cửa hàng, nên phần mềm chỉ biết bán thì chủ tiệm vẫn không biết một mẻ hết bao nhiêu bột. Khai bánh thành hàng hoá chế biến có công thức, cốt và kem thành bán thành phẩm, nhập nguyên liệu theo lô kèm hạn dùng, dán tem mã vạch bán quầy, và gom đơn bánh đặt theo ngày lấy về một chỗ.
Phần mềm quản lý quán lẩu nướng: khai thực đơn, chia khu bếp và cài gì trước ngày mở bán
Khách lẩu nướng gọi rải năm sáu lượt trong hai tiếng, bếp chia ba khu, bàn ngồi lâu nên mỗi tối chỉ xoay một hai lượt. Ba đặc điểm đó quyết định phải khai gì trong tuần đầu: nồi lẩu và vị lẩu theo thuộc tính, đĩa thịt theo định lượng, suất buffet, máy in bếp/bar theo nhóm hàng, đặt bàn trước có mã và đóng ca cuối đêm.
Quán bida hút nhóm sinh viên giờ vắng: gắn ưu đãi vào người, không chỉ vào khung giờ
Hạ giá cả khung giờ chiều thì khách vốn đã tới cũng được giảm theo. Muốn nhắm đúng nhóm khách đang thiếu thì ưu đãi phải gắn vào người: thẻ thành viên và hạng, ba mức giảm đặt sẵn Thường — Học sinh — Khác, và combo nhóm giới hạn số lượng theo thứ và khung giờ. Kèm ba rào chắn để tiền giảm không chảy ra ngoài.
Phần mềm HRM cho chuỗi nhà hàng, cafe: chia việc giữa chủ chuỗi và từng quán
Mở đến điểm thứ ba thì ba file Excel ở ba máy không còn trả lời được chuỗi có bao nhiêu người và tháng rồi chi bao nhiêu cho nhân sự. Một hồ sơ dùng chung đi theo người khi chuyển điểm, bảng chia việc giữa chủ chuỗi và quản lý quán, phân quyền theo cửa hàng, quy tắc cài riêng từng chi nhánh và chi phí lương tách theo điểm.
