Trong hoạt động kinh doanh hiện đại, việc quản lý hàng hoá, thanh toán nhanh chóng và chính xác là vô cùng quan trọng. Máy in hoá đơn trở thành thiết bị không thể thiếu. Tuy nhiên, nhiều người vẫn băn khoăn: máy in hoá đơn có in mã vạch được không? Và liệu nó có thể đảm nhiệm luôn việc in tem nhãn cho sản phẩm? Bài viết này Ordersys Software sẽ giải đáp chi tiết những thắc mắc đó.
Bạn có biết máy pos loại nào không cần giấy phép kinh doanh? nhưng cần gì tờ gì?
Máy in hoá đơn (bill) là gì?
Máy in hoá đơn (hay còn gọi là máy in bill, máy in nhiệt, máy in POS) là thiết bị ngoại vi được sử dụng để in ra các hoá đơn thanh toán, phiếu order, biên lai giao dịch trong các cửa hàng bán lẻ, siêu thị, nhà hàng, quán bán cafe trà sữa, và đặc biệt mô hình kinh doanh F&B đang hot.
Chức năng chính của máy in hoá đơn là:
- In thông tin chi tiết về giao dịch: tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền, thông tin cửa hàng, ngày giờ giao dịch,...
- Hỗ trợ quá trình thanh toán và quản lý bán hàng diễn ra nhanh chóng, chuyên nghiệp.
- Cung cấp, kê khai bằng chứng giao dịch cho cả người bán và người mua và cả cục Thuế (nếu cần).
- Các loại máy in hoá đơn phổ biến hiện nay chủ yếu sử dụng công nghệ in nhiệt trực tiếp, không cần mực, giúp tiết kiệm chi phí và dễ dàng thay giấy.
Máy in hoá đơn có in mã vạch được không? In tem được không?
Máy in hoá đơn có in mã vạch được không?
Câu trả lời là CÓ, hầu hết các máy in hiện nay từ in hoá đơn nhiệt loại thường cho tới loại máy in hoá đơn mini kết nối điện thoại đều có khả năng in mã vạch.
Cơ chế hoạt động: Các máy in hoá đơn thường được tích hợp sẵn các bộ lệnh (command set) cho phép in các loại mã vạch phổ biến như Code 39, Code 128, UPC-A, EAN-13, QR Code,... Phần mềm bán hàng POS hoặc driver máy in sẽ gửi lệnh chứa dữ liệu mã vạch đến máy in, và máy in sẽ tái tạo hình ảnh mã vạch đó lên giấy in bill.
Chất lượng: Mã vạch in ra từ máy in hoá đơn có độ sắc nét đủ để các loại máy quét mã vạch thông thường có thể đọc được.
Ứng dụng: Mã vạch trên hoá đơn thường được dùng để:
- Tra cứu nhanh thông tin chi tiết đơn hàng (tất tần tật những gì mà cấu hình từ đầu).
- Hỗ trợ quy trình đổi trả, bảo hành.
- Quản lý, theo dõi các chương trình khuyến mãi, tích điểm.
Tuy nhiên, cần lưu ý:
- Độ bền của mã vạch in trên giấy in nhiệt không cao, dễ bị mờ phai do nhiệt độ, ánh sáng hoặc ma sát. Do đó, mã vạch này chủ yếu phục vụ mục đích ngắn hạn, trên chính tờ hoá đơn đó.
- Không phù hợp để in mã vạch dán lên sản phẩm cần lưu trữ lâu dài.
Xem thêm: Hướng dẫn cách sử dụng máy pos cầm tay chi tiết
Máy in hoá đơn có in tem được không?
Đối với câu hỏi "máy in hoá đơn có in tem được không?", câu trả lời thường là KHÔNG đối với các loại tem nhãn decal chuyên dụng (tem có lớp keo dính để dán lên sản phẩm).
Lý do:
Loại giấy: Máy in hoá đơn được thiết kế để sử dụng giấy in nhiệt dạng cuộn, mỏng, không có lớp đế và keo dính như giấy in tem nhãn.
Cơ chế cắt giấy: Dao cắt của máy in hoá đơn được thiết kế cho giấy bill thông thường. Việc sử dụng giấy tem decal có thể làm kẹt giấy, hỏng dao cắt hoặc làm keo dính vào các bộ phận bên trong máy.
Cảm biến (Sensor): Máy in hoá đơn không có cảm biến nhận diện khoảng cách giữa các con tem (gap sensor) hay điểm đen (black mark sensor) như máy in mã vạch chuyên dụng. Điều này khiến việc căn chỉnh và cắt tem chính xác là không thể.
Một số trường hợp "lách luật" có thể gây hậu quả lớn:
Một số người có thể cố gắng in trên giấy thường (không có keo) rồi tự cắt và dán thủ công. Tuy nhiên, cách này rất mất thời gian, không chuyên nghiệp và chất lượng tem không đảm bảo.
Thế nên để in tem nhãn decal dán sản phẩm, bạn cần sử dụng máy in mã vạch chuyên dụng (máy in tem nhãn). Các máy này được thiết kế đặc biệt cho giấy decal, có cảm biến và cơ chế phù hợp để in và cắt tem chính xác.
Điều kiện để in mã vạch trên máy in hoá đơn là gì?
Để máy in hoá đơn có thể in được mã vạch một cách hiệu quả, cần đảm bảo các điều kiện sau:
Máy in hỗ trợ in mã vạch: Hầu hết các máy in nhiệt đời mới đều có tính năng này. Kiểm tra thông số kỹ thuật của máy hoặc tài liệu hướng dẫn từ nhà sản xuất.
Phần mềm bán hàng (POS) hoặc Driver: Phần mềm bạn sử dụng phải có chức năng tạo và gửi lệnh in mã vạch đến máy in. Driver máy in cũng cần được cài đặt đúng cách.
Loại mã vạch được hỗ trợ: Đảm bảo phần mềm và máy in cùng hỗ trợ loại mã vạch bạn muốn sử dụng (ví dụ: EAN-13 cho sản phẩm bán lẻ, QR Code cho thông tin thanh toán).
Chất lượng giấy in: Sử dụng giấy in nhiệt chất lượng tốt để đảm bảo mã vạch in ra rõ ràng, sắc nét, dễ đọc.
Kích thước và độ phân giải: Cài đặt kích thước và độ phân giải mã vạch phù hợp trong phần mềm để máy quét có thể đọc được. Máy in hoá đơn thường có độ phân giải 203 dpi, đủ cho hầu hết các loại mã vạch thông dụng.
Xem ngay để biết Máy POS cầm tay dùng giấy in gì? cách thay giấy và xử lý bị kẹt giấy chi tiết
Top dòng máy in hoá đơn có thể in mã vạch hiện nay
Như đã phân tích, máy in hoá đơn chủ yếu mạnh về in bill và in mã vạch trên bill. Đối với việc "in tem" thì sẽ không đủ khả năng mà phải sử dụng máy chuyên dụng cho in tem sẽ là tốt nhất. Dưới đây là một số dòng máy in hoá đơn phổ biến, được đánh giá cao về khả năng in mã vạch trên hoá đơn:
Xprinter XP-Q200 / XP-N160II:
- Ưu điểm: Giá thành phải chăng, tốc độ in khá, hỗ trợ in mã vạch 1D và một số mã 2D (như QR Code). Được dùng nhiều và không quá khó để mua.
- Lưu ý về "in tem": Không được thiết kế để in tem nhãn decal. Chỉ in mã vạch trên giấy bill.
Epson TM-T82III / TM-T88VI:
- Ưu điểm: Thương hiệu uy tín, độ bền cao, chất lượng in sắc nét, tốc độ nhanh, hỗ trợ đa dạng các loại mã vạch. Epson TM-T88VI còn có nhiều tính năng cao cấp.
- Lưu ý về "in tem": Không dùng để in tem nhãn decal. Tập trung vào in hoá đơn và mã vạch trên hoá đơn.
Birch PRP-085:
- Ưu điểm: Thiết kế nhỏ gọn, hiệu suất ổn định, hỗ trợ in mã vạch tốt, giá cả cạnh tranh trong phân khúc.
- Lưu ý về "in tem": Chỉ in mã vạch trên giấy in nhiệt thông thường, không phải tem decal.
Antech AP250USE/AP250USL:
- Ưu điểm: Tốc độ in nhanh, hỗ trợ khổ giấy 80mm, có khả năng in nhiều loại mã vạch.
- Lưu ý về "in tem": Tương tự các máy trên, không chuyên cho in tem nhãn decal.
Lời khuyên quan trọng:
Nếu nhu cầu chính của bạn là in hoá đơn có mã vạch (để tra cứu, quản lý giao dịch), các dòng máy in hoá đơn kể trên đều đáp ứng tốt.
Nếu bạn cần in tem nhãn decal để dán lên sản phẩm, hãy đầu tư một chiếc máy in mã vạch chuyên dụng. Một số thương hiệu máy in mã vạch phổ biến: Zebra, Honeywell, GoDEX, Xprinter (dòng máy in tem), TSC.
Máy in hoá đơn hoàn toàn có thể in mã vạch trên giấy bill một cách hiệu quả, phục vụ cho việc quản lý và tra cứu giao dịch. Tuy nhiên, máy in hoá đơn không được thiết kế để in tem nhãn decal chuyên dụng. Để có những con tem chất lượng dán lên sản phẩm, bạn cần sử dụng máy in mã vạch (máy in tem).
Hiểu rõ chức năng của từng loại thiết bị sẽ giúp bạn lựa chọn đúng công cụ, tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao tính chuyên nghiệp cho cửa hàng của mình. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần tư vấn lựa chọn thiết bị phù hợp, đừng ngần ngại liên hệ với các nhà cung cấp uy tín!
Xem phần mềm quản lý kho hàng Ordersys — ảnh chụp màn hình thật tại quán, bảng giá công khai và bản dùng thử 7 ngày miễn phí.
Xem tổng quan: máy in hoá đơn cho quán — chọn loại nào, dùng với phần mềm bán hàng.
Ordersys kết nối máy in hoá đơn, máy in bếp, két tiền và máy quét mã vạch; thanh toán QR, chuyển khoản và xuất hoá đơn điện tử.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
