Tháng doanh thu chững, phản xạ đầu tiên của nhiều quán là treo biển giảm 10% cho tất cả. Hai tuần sau doanh thu nhích lên thật, nhưng lãi thì không. Lý do đơn giản: phần lớn số tiền giảm ấy rơi vào nhóm khách vốn đã đến đều đặn mỗi tuần — họ đến thì vẫn đến, chỉ là trả ít hơn.
Ưu đãi không sai. Sai ở chỗ phát cho tất cả mọi người như nhau.
Phân nhóm bằng số có sẵn, không phải bằng cảm giác
Chủ quán nào cũng nhớ mặt vài khách quen. Nhưng nhớ mặt không chia được nhóm, vì trí nhớ chỉ giữ được người hay gặp — còn nhóm cần tìm nhất lại là nhóm lâu rồi không thấy. Khi mỗi lần thanh toán đều gắn khách vào hồ sơ, màn danh sách khách hàng đã sẵn những cột để chia:
| Cột trong danh sách khách | Dùng để tách nhóm nào |
|---|---|
| Tổng mua, tổng đã thanh toán | Khách chi nhiều — nhóm đáng giữ nhất |
| Điểm còn lại, điểm đã quy đổi | Khách đang theo chương trình tích điểm, sắp lên hạng |
| Hạng | Nhóm đã đủ điều kiện nhận ưu đãi tự động |
| Nhóm khách hàng, loại khách (cá nhân / doanh nghiệp) | Khách lẻ, khách công ty đặt tiệc, khách sỉ |
| Còn nợ | Khách công nợ — nhóm cần nhắc chứ không cần tặng thêm |
| Ngày sinh | Dịp gửi ưu đãi có lý do, không phải giảm giá vô cớ |
Hạng thành viên: ưu đãi tự chạy, không phụ thuộc nhân viên nhớ
Cách bền nhất để ưu đãi đúng người là để hệ thống tự nhận ra người đó. Trong phần mềm, bạn khai danh sách hạng: mỗi hạng một tên, một mốc điểm để đạt, và mức giảm — giảm theo số tiền cố định hoặc theo phần trăm. Hạng nào chưa muốn dùng thì tắt trạng thái, không phải xoá.
Điểm thì đến từ cài đặt quy đổi điểm: khai một lần rằng khách tiêu bao nhiêu thì được một điểm. Từ đó mỗi hoá đơn có gắn khách sẽ tự cộng điểm, và khi khách đủ mốc, phần giảm giá thành viên tự áp vào lúc thanh toán. Nhân viên mới vào làm không cần nhớ ai là khách VIP — màn thanh toán tự hiện.
Hai con số nên cân nhắc kỹ trước khi khai: mốc điểm lên hạng và mức giảm mỗi hạng. Đặt mốc quá thấp thì cả quán thành VIP và ưu đãi quay về đúng cái bẫy giảm đại trà; đặt quá cao thì không ai với tới và chương trình thành vô hình.
Voucher: ưu đãi có hạn, phát đúng nhóm và đếm được
Hạng dành cho khách đã mua nhiều. Còn nhóm khách lâu chưa quay lại, nhóm khách công ty, hay nhóm khách vừa đến lần đầu thì cần thứ khác: một mã dùng một lần, có hạn. Phần mềm cho phát mã theo lô — đặt tiền tố, hậu tố, số lượng mã mỗi lần phát, hoặc nhập danh sách mã từ tệp có sẵn. Mỗi lô khai được:
- Giá trị ưu đãi và mức giảm tối đa
- Điều kiện hoá đơn: giá trị tối thiểu, tối đa được áp dụng
- Thời hạn: ngày phát hành, ngày hết hạn
- Số lần dùng trên mỗi mã, và áp cho toàn hệ thống hay riêng một chi nhánh
- Phạm vi: áp cho cả hoá đơn hay chỉ một ngành hàng, một nhóm sản phẩm
Phần quan trọng nhất đến sau khi phát: báo cáo voucher cho biết mã nào đã dùng, mã nào chưa, mã nào hết hạn. Đó là thứ mà biển "giảm 10%" treo trước cửa không bao giờ cho bạn biết.
Đừng lẫn hai loại ưu đãi
Chương trình khuyến mãi và ưu đãi theo nhóm khách là hai thứ khác nhau, dùng cho hai mục đích khác nhau:
| Khuyến mãi chung | Ưu đãi theo nhóm khách | |
|---|---|---|
| Điều kiện | Khung giờ, ngày trong tuần, tổng giá trị đơn, số khách, nhóm món, kênh bán | Hạng của khách, hoặc mã phát riêng cho khách |
| Ai cũng được hưởng? | Có, miễn hoá đơn thoả điều kiện | Không, chỉ khách trong nhóm |
| Hợp để | Kéo khách vào khung giờ vắng, đẩy nhóm món tồn | Giữ khách quen, gọi khách cũ quay lại |
Quán làm tốt thường dùng cả hai, nhưng không trộn: khuyến mãi chung để lấp giờ vắng, ưu đãi theo nhóm để giữ người đã biết đường tới quán.
Chốt lại: chia nhóm trước, rồi mới nói chuyện giảm giá
Một đồng ưu đãi phát cho khách tuần nào cũng tới là một đồng mất trắng. Cũng một đồng đó phát cho người ba tháng chưa quay lại thì ít nhất bạn mua được một lần họ bước vào cửa. Phân nhóm chính là việc quyết định đồng đó đi về đâu.
Hồ sơ khách, nhóm khách, hạng thành viên, tích điểm và voucher nằm chung trong phần mềm CRM của Ordersys, nối thẳng với màn bán hàng nên không phải nhập lại khách lần nào. Quán muốn thử thì có bản dùng thử miễn phí 7 ngày — khai hai hạng và phát một lô mã nhỏ là đủ thấy cách nó đếm.
Đọc thêm: Thẻ thành viên tích điểm cho quán: đặt con số thế nào cho khỏi lỗ để chọn mốc điểm và mức giảm; và Phần mềm CRM là gì? Quán nhỏ có cần không? nếu bạn còn đang cân nhắc có nên bắt đầu.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Combo đồ ăn, nước theo phòng cho quán karaoke
Set cố định hay combo cho khách chọn trong nhóm, gọi một dòng thay vì năm dòng, bếp và bar nhận đúng món, tiền combo cộng cùng tiền giờ phòng trên một hoá đơn.
In mã vạch và tem giá hàng loạt cho cửa hàng bán lẻ
Chọn hàng, chọn khổ giấy và chuẩn mã Code 128 / EAN-13 / UPC-A, in thử một hai cái rồi in cả lô; hoặc in thẳng từ phiếu nhập với số tem lấy theo số lượng nhập.
Quán cafe gom đơn tại chỗ, mang đi và giao hàng về một màn hình
Bảy giờ rưỡi sáng, quầy chạy ba luồng cùng lúc: khách ngồi trong quán, ba người đứng chờ ly mang đi, và điện thoại reo đặt mười hai ly giao lúc chín giờ. Trí nhớ cộng mấy tờ giấy note dán lên máy pha vẫn chạy được, tới hôm có người bỏ đi chưa lấy ly. Bài này tách ba luồng theo đúng cách phần mềm xếp: bàn mang về đánh dấu "Mang đi" để đơn mang đi vẫn nằm trong danh sách đang mở, số điện thoại là thứ gọi tên đơn thay tên bàn, và màn Order online lọc theo ngày giao nên đơn đặt cho mai không lẫn vào sáng nay. Kèm bảng ba luồng khác nhau ở chỗ nào và danh mục đối tác giao hàng.
Nhận đặt tiệc theo mâm, theo suất: chốt bàn, thực đơn và tiền cọc
Khách gọi đặt bốn mâm tối thứ bảy, dặn một mâm không hải sản, cọc một triệu — rồi tờ giấy ghi vội nằm úp dưới xấp hoá đơn và người nhận cuộc gọi đã nghỉ ca. Bài này đi qua đủ trường của một phiếu đặt (nhiều bàn một lúc, số người lớn và trẻ em, giờ tới, thực đơn đặt trước kèm topping và ghi chú từng món, tiền cọc kèm phương thức), cách dựng mâm thành một món để chốt số lượng vì phần mềm không có ô "số mâm", lớp chặn trùng bàn theo khoảng cách phút do quán tự đặt, huỷ phiếu phải ghi lý do và có thể phục hồi, và bước xác nhận khi khách tới: món đặt trước chép thẳng sang đơn, tiền cọc tự trừ vào số phải trả với phiếu in tách rõ hai phương thức.
Bán combo giờ chơi và đặt giá theo khung giờ cho quán bida
Hai giờ chiều ba bàn sáng đèn, tám giờ tối khách đứng chờ. Ai cũng muốn lấp khoảng trống buổi trưa, nhưng giảm giá bằng miệng thì nhân viên nhớ thì giảm, quên thì thôi. Bài này tách ba màn hình hay bị gộp làm một — tăng giá theo khung giờ, giảm giá theo thứ, giảm theo tổng số giờ chơi — nói rõ hai nhóm sau KHÔNG cộng dồn mà lấy một mức theo cài đặt giảm giá trùng, và bảng đủ trường của một combo kèm giờ chơi: số giờ, số lượng, thứ và khung giờ áp dụng, thực đơn tặng kèm. Kèm hai rào chắn hay vỡ: bàn đang dùng combo không chuyển được, và phụ thu sau 12h không trừ vào giờ combo.
Duyệt nghỉ phép, đổi ca và tăng ca: xử lý ngay trên điện thoại
Mười một giờ đêm quản lý nhận tin nhắn xin nghỉ, trả lời "ừ em", sáng hôm sau ca trưa thiếu người và không ai nhớ ai đã cho nghỉ. Đơn không mất vì bị giấu — nó mất vì chưa bao giờ là một cái đơn. Bài này đi qua ba loại đơn hay bốc hơi (nghỉ, đổi ca, tăng ca), bảng quy định bốn cột nên chốt trước khi bật tính năng duyệt, cách xếp ca tuần và duyệt đơn nghỉ trên Ordersys HRM kèm cảnh báo ca thiếu người theo khung giờ và chi nhánh, và hai chỗ hay vỡ: duyệt miệng định nhập bù sau, và mức trả giờ làm thêm vốn là quy định pháp luật chứ không phải thoả thuận riêng.
Tồn sơn gel tiệm nail: màu nào sắp hết, màu nào nằm chết
Khách chỉ vào mẫu màu nâu sữa, thợ lục tủ rồi bảo hết màu đó rồi — trong khi cũng cái tủ ấy có hơn trăm chai, nhiều chai mua từ năm ngoái chưa mở nắp. Bài này đi qua cách tách vật tư dùng trong dịch vụ khỏi hàng bán cho khách mang về, khai mỗi màu một mã thay vì một mặt hàng tên "sơn gel", cài định mức tồn kho để lọc ra đúng những màu phải nhập trước mỗi lần đặt hàng, và dùng báo cáo xuất nhập tồn ba tháng để nhận ra nhóm màu đang nằm chết trong tủ. Kèm lý do tiệm nail không nên cố định lượng từng giọt sơn cho mỗi bộ móng.
Hoa hồng và tip kỹ thuật viên massage: ghi thế nào cho khỏi cãi
Cuối tháng kỹ thuật viên bảo làm bốn khách, sổ quầy ghi ba, và không ai nói dối — tờ giấy nháp lúc giao ca đã đi đâu mất. Tiền của người làm ở quán massage đến từ ba nguồn tách biệt: hoa hồng dịch vụ, tip khách cho và hoa hồng bán thêm; gộp cả ba vào một con số cuối tháng là lúc bắt đầu cãi nhau. Bài này đi qua cách khai danh mục hoa hồng cho từng dịch vụ, gán kỹ thuật viên cấp 1 và cấp 2 ngay trên phiếu, ghi tip gửi qua quầy thành một dòng thay vì để ngoài sổ, và đối chiếu bằng phiếu đóng ca cùng báo cáo hoa hồng theo từng người.
Định lượng nguyên liệu: bán một món là trừ kho tự động
Cuối tháng kiểm kho thiếu sáu ký thịt bò mà không ai nói được nó đi vào những đĩa nào. Định lượng là cách thôi đoán: khai một lần mỗi món cần bao nhiêu nguyên liệu kèm phần hao hụt, bán một đĩa là kho tự trừ đúng chừng ấy. Bài này đi qua cách khai công thức chế biến cho từng món, cách phần mềm trừ cả món kèm, combo và thuộc tính size, chọn trừ theo lô FIFO hay FEFO, hai cái khoá không cho bán vượt tồn và bán hàng hết hạn, định mức tối thiểu để biết sắp hết nguyên liệu gì, nút báo hết món của bếp, và hai báo cáo dùng để đối chiếu khi đếm kho.
