Hai nhân viên pha cùng một ly cà phê sữa đá, một người múc 18g bột, người kia 25g. Khách thấy đậm nhạt khác nhau, còn chủ quán thì cuối tháng hết bột sớm mà không biết vì sao. Định lượng — ghi rõ mỗi ly dùng bao nhiêu gram, bao nhiêu ml từng nguyên liệu — là việc nhỏ nhất mà giữ được cả vị lẫn tiền lời.
Một công thức định lượng gồm gì
| Món (size M) | Nguyên liệu | Định lượng |
|---|---|---|
| Cà phê sữa đá | Cà phê bột | 20g |
| Sữa đặc | 30ml | |
| Đá viên | 1 ly đầy | |
| Ly nhựa + nắp + ống hút (mang đi) | 1 bộ | |
| Trà sữa trân châu | Trà đen ủ sẵn | 150ml |
| Bột sữa (kem béo) | 25g | |
| Nước đường | 20ml (100% đường) | |
| Trân châu đã nấu | 50g | |
| Ly, nắp dập, ống hút to | 1 bộ |
Số trên là ví dụ; mỗi quán đặt định lượng theo vị riêng. Quan trọng là ghi ra và dùng dụng cụ đong cố định (muỗng định lượng, ca có vạch, cân điện tử) để ai pha cũng ra một ly.
Size và tuỳ chọn cũng phải có định lượng
- Size L không phải "nhiều hơn một chút" — ghi rõ từng nguyên liệu tăng bao nhiêu (thường 1,3–1,5 lần size M).
- Mức đường 0%, 30%, 50%, 70%, 100% quy ra ml nước đường cụ thể.
- Topping mỗi phần bao nhiêu gram — topping là chỗ hay múc tay nhất và lệch nhiều nhất.
Từ định lượng đến tự trừ kho
Khi công thức nằm trong phần mềm bán hàng, mỗi ly bán ra sẽ tự trừ đúng lượng nguyên liệu: bán 100 ly cà phê sữa đá size M là trừ 2kg bột và 3 lít sữa đặc. Nhờ vậy chủ quán có ba con số mà sổ tay không cho được:
- Tồn kho lý thuyết từng nguyên liệu, lúc nào cũng xem được.
- Cảnh báo sắp hết trước khi hết giữa giờ cao điểm.
- Giá vốn thật từng ly theo giá nhập mới nhất — xem cách tính giá vốn một ly cà phê, trà sữa.
So tồn lý thuyết với tồn thật mỗi tuần
Cuối tuần cân thử bột cà phê, đếm túi trân châu, so với tồn trên máy. Chênh ít (dưới 3–5%) là hao hụt bình thường; chênh nhiều là đang có chỗ mất — xem hao hụt nguyên liệu quán cafe: đo thế nào, mất ở đâu.
Bắt đầu từ đâu nếu quán đang chưa có công thức
- Chọn 10 món bán chạy nhất — thường chiếm phần lớn doanh thu.
- Cho người pha giỏi nhất pha mỗi món ba lần, cân từng nguyên liệu, lấy trung bình.
- In bảng định lượng dán ở quầy pha, mua dụng cụ đong đúng cỡ.
- Nhập công thức vào phần mềm; các món còn lại bổ sung dần.
Ordersys làm phần nào
Phần mềm quản lý quán cafe Ordersys khai công thức định lượng cho từng ly, trừ nguyên liệu mỗi khi bán, báo nguyên liệu sắp hết và tính giá vốn từng ly. Size, mức đường, topping là nút bấm và đi theo ly lên tem. Dùng thử miễn phí 7 ngày.
Checkout in a few taps, print cup labels with toppings, send drinks to the bar screen and issue e-invoices from the POS.
Other news
Recording supplier debt when receiving goods: know who you owe, how much and when it is due
Each delivery not paid in full becomes its own debt tied to the purchase receipt, with the delivery note number and due date. Pay in instalments one line at a time with documents, check due debts weekly, and reconcile at month end in minutes.
Selling multi-visit packages at a nail salon: what to include and how to deduct visits without disputes
A nail package should only cover the repeating base service; art, stones and extensions are charged separately each visit. State three things when selling, deduct visits on the ticket, and separate package sales from the value of visits performed.
Revenue reports by shift and by therapist at a massage shop: reading them to staff shifts right
Put the shift closing report, the sales report by room area and the commission report side by side to see which shifts are short-staffed, which are overstaffed, and which therapist should work which shift, then fix next week's schedule.
Splitting the bill when groups sharing a karaoke room want to pay separately
Two groups sing in the same room and each wants to pay its own part when leaving. Ask when the room is opened, record orders by group, split the bill on the system by choosing items and quantities, and agree up front on who pays for room time.
Collecting guest reviews after the meal and handling bad feedback the same day
Unhappy guests rarely speak up inside the restaurant; they quietly never come back. Ask right when the guest has just paid, let them rate in a few seconds, handle bad reviews the same day in four steps, and read weekly to spot repeated problems.
Best-selling dishes by time slot: prep the right amount and run out less at peak hours
A daily total report does not tell the kitchen how much to prep for lunch. How to split the day into time slots, pick the key dishes of each slot, convert portions into ingredients, batch by shift and read sold-out dishes correctly.
Selling set menus and meal combos in a restaurant: setting them up so the kitchen, stock and counter agree
Set up a set as an ordinary dish and the kitchen does not know what "Set B" contains, stock does not deduct ingredients, and swaps are edited by hand at the counter. How a set menu differs from a combo, how to set up dish groups, default dishes and extra charges, and what the kitchen, the bill and stock see when a combo is sold.
Unit of measure conversion: buy by the case, sell single items and keep stock accurate
When the stock book counts cases and the counter counts pieces, the two numbers cannot be compared at month end. Three ways of setting up items that throw stock off, how to set up unit conversion in the software, receiving by the case while stock counts in cans, and a few rules worth agreeing on in the stockroom.
Fingerprint time clock connected to software: hours go straight into payroll
A fingerprint device stops buddy punching, but it only records punch times. What the device does and what needs HR software, four steps from a finger on the scanner to a payslip, five things to do before buying a device, and how to handle a finger the device will not recognise.
