Hai nhân viên pha cùng một ly cà phê sữa đá, một người múc 18g bột, người kia 25g. Khách thấy đậm nhạt khác nhau, còn chủ quán thì cuối tháng hết bột sớm mà không biết vì sao. Định lượng — ghi rõ mỗi ly dùng bao nhiêu gram, bao nhiêu ml từng nguyên liệu — là việc nhỏ nhất mà giữ được cả vị lẫn tiền lời.

Một công thức định lượng gồm gì

Món (size M)	Nguyên liệu	Định lượng
Cà phê sữa đá	Cà phê bột	20g
	Sữa đặc	30ml
	Đá viên	1 ly đầy
	Ly nhựa + nắp + ống hút (mang đi)	1 bộ
Trà sữa trân châu	Trà đen ủ sẵn	150ml
	Bột sữa (kem béo)	25g
	Nước đường	20ml (100% đường)
	Trân châu đã nấu	50g
	Ly, nắp dập, ống hút to	1 bộ

Số trên là ví dụ; mỗi quán đặt định lượng theo vị riêng. Quan trọng là ghi ra và dùng dụng cụ đong cố định (muỗng định lượng, ca có vạch, cân điện tử) để ai pha cũng ra một ly.

Size và tuỳ chọn cũng phải có định lượng

Size L không phải "nhiều hơn một chút" — ghi rõ từng nguyên liệu tăng bao nhiêu (thường 1,3–1,5 lần size M).
Mức đường 0%, 30%, 50%, 70%, 100% quy ra ml nước đường cụ thể.
Topping mỗi phần bao nhiêu gram — topping là chỗ hay múc tay nhất và lệch nhiều nhất.

Từ định lượng đến tự trừ kho

Khi công thức nằm trong phần mềm bán hàng, mỗi ly bán ra sẽ tự trừ đúng lượng nguyên liệu: bán 100 ly cà phê sữa đá size M là trừ 2kg bột và 3 lít sữa đặc. Nhờ vậy chủ quán có ba con số mà sổ tay không cho được:

Tồn kho lý thuyết từng nguyên liệu, lúc nào cũng xem được.
Cảnh báo sắp hết trước khi hết giữa giờ cao điểm.
Giá vốn thật từng ly theo giá nhập mới nhất — xem cách tính giá vốn một ly cà phê, trà sữa.

So tồn lý thuyết với tồn thật mỗi tuần

Cuối tuần cân thử bột cà phê, đếm túi trân châu, so với tồn trên máy. Chênh ít (dưới 3–5%) là hao hụt bình thường; chênh nhiều là đang có chỗ mất — xem hao hụt nguyên liệu quán cafe: đo thế nào, mất ở đâu.

Bắt đầu từ đâu nếu quán đang chưa có công thức

Chọn 10 món bán chạy nhất — thường chiếm phần lớn doanh thu.
Cho người pha giỏi nhất pha mỗi món ba lần, cân từng nguyên liệu, lấy trung bình.
In bảng định lượng dán ở quầy pha, mua dụng cụ đong đúng cỡ.
Nhập công thức vào phần mềm; các món còn lại bổ sung dần.

Ordersys làm phần nào

Phần mềm quản lý quán cafe Ordersys khai công thức định lượng cho từng ly, trừ nguyên liệu mỗi khi bán, báo nguyên liệu sắp hết và tính giá vốn từng ly. Size, mức đường, topping là nút bấm và đi theo ly lên tem. Dùng thử miễn phí 7 ngày.