Quán bán đều mà cuối tháng nguyên liệu vẫn hết nhanh hơn số ly đã bán. Phần chênh đó là hao hụt. Một ít hao hụt là bình thường — đổ bỏ ly pha hỏng, trân châu nấu dư cuối ngày. Vấn đề là hầu hết quán không đo, nên không biết đang mất 2% hay 15%.
Đo hao hụt bằng một phép trừ
Lượng dùng thật = tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ − tồn cuối kỳ.
Lượng dùng theo công thức = số ly đã bán × định lượng mỗi ly.
Hao hụt = lượng dùng thật − lượng dùng theo công thức.
| Ví dụ: cà phê bột, 1 tuần | Số |
|---|---|
| Tồn đầu tuần | 4,0kg |
| Nhập trong tuần | 10,0kg |
| Tồn cuối tuần (cân thật) | 3,2kg |
| Dùng thật | 10,8kg |
| Bán 470 ly × 20g | 9,4kg |
| Hao hụt | 1,4kg — khoảng 13% lượng đã dùng |
Số liệu ví dụ. Phép tính chỉ làm được khi đã có công thức định lượng — xem định lượng nguyên liệu quán cafe.
Hao hụt thường nằm ở sáu chỗ
| Chỗ | Dấu hiệu | Cách chặn |
|---|---|---|
| Pha tay không đong | Cùng món, mỗi người pha một vị | Muỗng định lượng, ca có vạch |
| Pha hỏng, làm lại | Ly bỏ đi không ai ghi | Ghi phiếu huỷ trên máy |
| Nấu dư, hết hạn | Trân châu, trà ủ đổ bỏ cuối ngày | Nấu theo mẻ nhỏ theo giờ đông |
| Nhân viên uống | Không có quy định rõ | Cho uống theo suất, bấm như món 0đ |
| Bán không bấm máy | Nguyên liệu hụt mà doanh thu không tăng | Mọi ly phải có tem mới được pha |
| Nhập thiếu, bảo quản sai | Hàng nhập không cân, sữa để ngoài hỏng | Cân khi nhận hàng, dán ngày mở |
Bao nhiêu là bình thường
Không có con số chuẩn cho mọi quán, nhưng khi hao hụt của một nguyên liệu vượt khoảng 5% và lặp lại nhiều tuần thì nên tìm nguyên nhân. Quan trọng hơn con số là xu hướng: tuần nào tăng đột biến thì xem tuần đó ai đứng ca, có món mới, có đợt nhập hàng khác không.
Liên quan: tiền cũng hao hụt
Bán không bấm máy thì mất cả nguyên liệu lẫn tiền. Xem chốt ca quán cà phê không khớp tiền và thanh toán QR tại quán: đối soát thế nào.
Ordersys làm phần nào
Phần mềm quản lý quán cafe Ordersys trừ nguyên liệu theo công thức mỗi ly bán ra, nên tồn lý thuyết luôn có sẵn để so với tồn cân thật; ly nào cũng in tem nên khó pha ly không bấm máy. Dùng thử miễn phí 7 ngày.
Tính tiền vài chạm, in tem ly và topping, báo pha chế ra màn hình quầy, xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền.
Các tin tức khác
Ghi công nợ nhà cung cấp khi nhập hàng: biết đang nợ ai, bao nhiêu, đến hạn khi nào
Mỗi lần nhập hàng chưa trả đủ là một khoản nợ riêng gắn với phiếu nhập, kèm số phiếu giao hàng và hạn trả. Trả dần mỗi lần một dòng có chứng từ, đầu tuần xem nợ sắp đến hạn, cuối tháng đối chiếu trong vài phút.
Bán gói combo nhiều buổi cho tiệm nail: gói gồm gì, trừ buổi thế nào cho khỏi cãi
Gói nail chỉ nên gồm dịch vụ gốc lặp lại, phần vẽ, đá, nối móng tính riêng mỗi lần. Nói rõ ba điều khi bán, trừ buổi ngay trên phiếu, tách tiền bán gói với giá trị buổi đã làm.
Báo cáo doanh thu theo ca và theo kỹ thuật viên ở quán massage: đọc để xếp người cho đúng
Đặt báo cáo chốt ca, báo cáo bán hàng theo khu phòng và báo cáo hoa hồng cạnh nhau để biết ca nào thiếu người, ca nào thừa, kỹ thuật viên nào nên đứng ca nào, rồi sửa lịch ca tuần sau.
Tách hoá đơn khi nhóm khách chung phòng karaoke muốn trả riêng
Hai nhóm hát chung một phòng, lúc về nhóm nào trả phần nhóm đó. Hỏi từ lúc mở phòng, ghi đồ gọi theo nhóm, tách hoá đơn trên máy bằng cách chọn món và số lượng, thống nhất trước ai trả tiền giờ phòng.
Thu thập đánh giá khách sau bữa ăn và xử lý phản hồi xấu trong ngày
Khách không vui hiếm khi nói tại quán mà lặng lẽ không quay lại. Hỏi ngay lúc khách vừa thanh toán, để khách chấm sao trong vài giây, xử lý đánh giá xấu trong ngày theo bốn bước và đọc theo tuần để thấy lỗi lặp lại.
Món bán chạy theo khung giờ: chuẩn bị bếp đúng lượng, bớt cảnh hết món giờ đông
Báo cáo tổng theo ngày không cho bếp biết trưa nay sơ chế bao nhiêu. Cách chia ngày thành khung giờ, chọn món chủ lực từng khung, đổi số phần ra nguyên liệu, chia mẻ theo ca và đọc đúng những món hết sớm.
Bán theo set menu và combo suất cho nhà hàng: khai sao cho bếp, kho và quầy cùng khớp
Khai set như một món thường thì bếp không biết "Set B" gồm gì, kho không trừ nguyên liệu, khách đổi món thì thu ngân sửa tay. Set menu khác combo ở đâu, cách khai nhóm món, món mặc định và giá cộng thêm, bếp, hoá đơn và kho thấy gì khi bán một combo.
Quy đổi đơn vị tính: mua theo thùng, bán lẻ từng cái mà kho vẫn khớp
Sổ kho ghi theo thùng, quầy bán theo cái thì cuối tháng hai con số không so được. Ba cách khai hay làm lệch kho, cách khai quy đổi đơn vị trên phần mềm, nhập theo thùng mà kho cộng theo lon, và vài quy ước nên thống nhất trong kho.
Máy chấm công vân tay kết nối phần mềm: công về thẳng bảng lương
Máy vân tay chặn được chuyện quét hộ, nhưng chỉ ghi giờ quẹt. Phần nào máy làm được, phần nào cần phần mềm nhân sự, bốn bước từ lần quẹt tay tới phiếu lương, năm việc nên làm trước khi mua máy và cách xử lý khi máy không nhận ngón tay.
