Quán bán đều mà cuối tháng nguyên liệu vẫn hết nhanh hơn số ly đã bán. Phần chênh đó là hao hụt. Một ít hao hụt là bình thường — đổ bỏ ly pha hỏng, trân châu nấu dư cuối ngày. Vấn đề là hầu hết quán không đo, nên không biết đang mất 2% hay 15%.
Đo hao hụt bằng một phép trừ
Lượng dùng thật = tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ − tồn cuối kỳ.
Lượng dùng theo công thức = số ly đã bán × định lượng mỗi ly.
Hao hụt = lượng dùng thật − lượng dùng theo công thức.
| Ví dụ: cà phê bột, 1 tuần | Số |
|---|---|
| Tồn đầu tuần | 4,0kg |
| Nhập trong tuần | 10,0kg |
| Tồn cuối tuần (cân thật) | 3,2kg |
| Dùng thật | 10,8kg |
| Bán 470 ly × 20g | 9,4kg |
| Hao hụt | 1,4kg — khoảng 13% lượng đã dùng |
Số liệu ví dụ. Phép tính chỉ làm được khi đã có công thức định lượng — xem định lượng nguyên liệu quán cafe.
Hao hụt thường nằm ở sáu chỗ
| Chỗ | Dấu hiệu | Cách chặn |
|---|---|---|
| Pha tay không đong | Cùng món, mỗi người pha một vị | Muỗng định lượng, ca có vạch |
| Pha hỏng, làm lại | Ly bỏ đi không ai ghi | Ghi phiếu huỷ trên máy |
| Nấu dư, hết hạn | Trân châu, trà ủ đổ bỏ cuối ngày | Nấu theo mẻ nhỏ theo giờ đông |
| Nhân viên uống | Không có quy định rõ | Cho uống theo suất, bấm như món 0đ |
| Bán không bấm máy | Nguyên liệu hụt mà doanh thu không tăng | Mọi ly phải có tem mới được pha |
| Nhập thiếu, bảo quản sai | Hàng nhập không cân, sữa để ngoài hỏng | Cân khi nhận hàng, dán ngày mở |
Bao nhiêu là bình thường
Không có con số chuẩn cho mọi quán, nhưng khi hao hụt của một nguyên liệu vượt khoảng 5% và lặp lại nhiều tuần thì nên tìm nguyên nhân. Quan trọng hơn con số là xu hướng: tuần nào tăng đột biến thì xem tuần đó ai đứng ca, có món mới, có đợt nhập hàng khác không.
Liên quan: tiền cũng hao hụt
Bán không bấm máy thì mất cả nguyên liệu lẫn tiền. Xem chốt ca quán cà phê không khớp tiền và thanh toán QR tại quán: đối soát thế nào.
Ordersys làm phần nào
Phần mềm quản lý quán cafe Ordersys trừ nguyên liệu theo công thức mỗi ly bán ra, nên tồn lý thuyết luôn có sẵn để so với tồn cân thật; ly nào cũng in tem nên khó pha ly không bấm máy. Dùng thử miễn phí 7 ngày.
Checkout in a few taps, print cup labels with toppings, send drinks to the bar screen and issue e-invoices from the POS.
Other news
Recording supplier debt when receiving goods: know who you owe, how much and when it is due
Each delivery not paid in full becomes its own debt tied to the purchase receipt, with the delivery note number and due date. Pay in instalments one line at a time with documents, check due debts weekly, and reconcile at month end in minutes.
Selling multi-visit packages at a nail salon: what to include and how to deduct visits without disputes
A nail package should only cover the repeating base service; art, stones and extensions are charged separately each visit. State three things when selling, deduct visits on the ticket, and separate package sales from the value of visits performed.
Revenue reports by shift and by therapist at a massage shop: reading them to staff shifts right
Put the shift closing report, the sales report by room area and the commission report side by side to see which shifts are short-staffed, which are overstaffed, and which therapist should work which shift, then fix next week's schedule.
Splitting the bill when groups sharing a karaoke room want to pay separately
Two groups sing in the same room and each wants to pay its own part when leaving. Ask when the room is opened, record orders by group, split the bill on the system by choosing items and quantities, and agree up front on who pays for room time.
Collecting guest reviews after the meal and handling bad feedback the same day
Unhappy guests rarely speak up inside the restaurant; they quietly never come back. Ask right when the guest has just paid, let them rate in a few seconds, handle bad reviews the same day in four steps, and read weekly to spot repeated problems.
Best-selling dishes by time slot: prep the right amount and run out less at peak hours
A daily total report does not tell the kitchen how much to prep for lunch. How to split the day into time slots, pick the key dishes of each slot, convert portions into ingredients, batch by shift and read sold-out dishes correctly.
Selling set menus and meal combos in a restaurant: setting them up so the kitchen, stock and counter agree
Set up a set as an ordinary dish and the kitchen does not know what "Set B" contains, stock does not deduct ingredients, and swaps are edited by hand at the counter. How a set menu differs from a combo, how to set up dish groups, default dishes and extra charges, and what the kitchen, the bill and stock see when a combo is sold.
Unit of measure conversion: buy by the case, sell single items and keep stock accurate
When the stock book counts cases and the counter counts pieces, the two numbers cannot be compared at month end. Three ways of setting up items that throw stock off, how to set up unit conversion in the software, receiving by the case while stock counts in cans, and a few rules worth agreeing on in the stockroom.
Fingerprint time clock connected to software: hours go straight into payroll
A fingerprint device stops buddy punching, but it only records punch times. What the device does and what needs HR software, four steps from a finger on the scanner to a payslip, five things to do before buying a device, and how to handle a finger the device will not recognise.
