Cửa hàng bán lẻ chuyển từ tra giá bằng tay sang quét mã vạch thường bắt đầu bằng câu hỏi mua máy quét nào. Thật ra câu hỏi trước đó quan trọng hơn: hàng của mình dùng mã nào? Dùng sai từ đầu thì sau này mỗi món hàng có hai mã, kiểm kho lệch, và phải dán lại tem toàn bộ cửa hàng.
Hàng có sẵn mã của nhà sản xuất: dùng luôn
Hàng tiêu dùng đóng gói (nước, bánh, mỹ phẩm, thuốc) đều in sẵn mã EAN-13 — dãy 13 số dưới vạch, hàng Việt Nam bắt đầu bằng 893. Cửa hàng chỉ cần quét mã đó khi nhập hàng lần đầu, gán tên và giá, từ đó về sau quét là ra. Không in tem gì thêm.
Lưu ý: cùng một sản phẩm nhưng khác dung tích, khác vị là khác mã. Chai 500ml và chai 1,5l là hai mã, phải tạo hai mặt hàng.
Hàng không có mã: tự in theo quy tắc
Quần áo, giày dép nhập từ xưởng, hàng cân ký, hàng tự đóng gói, mỹ phẩm chiết — không có mã sẵn. Cửa hàng tự sinh mã và in tem. Ba quy tắc để không loạn:
- Để phần mềm sinh mã, không tự đặt. Tự đặt kiểu "AO001" thì hai nhân viên sẽ đặt trùng. Phần mềm sinh mã tăng dần, không bao giờ trùng.
- Mỗi biến thể một mã. Áo sơ mi trắng size M và size L là hai mã. Gộp chung thì không biết size nào còn, size nào hết.
- In tem lúc nhập hàng, dán ngay. Để hàng lên kệ không tem rồi "dán sau" là không bao giờ dán.
Thiết bị cần mua và chi phí tham khảo
| Thiết bị | Loại phổ biến | Giá tham khảo |
|---|---|---|
| Máy quét mã vạch | Có dây 1D cho tạp hoá; 2D nếu cần quét QR thanh toán | 500 nghìn – 2 triệu |
| Máy in tem | In nhiệt trực tiếp, khổ tem 35×22 hoặc 50×30 | 1,5 – 4 triệu |
| Tem mã vạch | Cuộn 1.000–2.000 tem | 30 – 80 nghìn/cuộn |
| Máy in bill | Khổ 80mm, cắt giấy tự động | 1 – 2,5 triệu |
Cửa hàng chỉ bán hàng có mã sẵn thì bỏ máy in tem, tổng đầu tư dưới 3 triệu. Giá trên là khoảng thị trường 2026 để hình dung, không phải báo giá.
Bốn lỗi hay gặp khi mới dùng mã vạch
- Nhập một mã hàng hai lần vì hai nhân viên cùng nhập lô về. Cách chặn: quét mã trước khi nhập, phần mềm báo mã đã có thì chỉ cộng số lượng.
- Tem in mờ, quét không ăn. Máy in nhiệt để lâu đầu in bám bụi. Lau đầu in bằng cồn mỗi tháng.
- Mã của nhà sản xuất bị dán đè tem riêng. Sau này quét mã nào cũng ra, mỗi mã một tồn. Quy định: hàng có mã sẵn thì không dán thêm.
- Hàng cân ký quét không ra giá. Hàng cân cần mã có nhúng trọng lượng từ cân điện tử in tem, hoặc tạo mã theo đơn vị bán (túi 500g, túi 1kg).
Phần mềm cần làm gì với mã vạch
Ba việc: nhận mã có sẵn khi nhập, sinh và in mã cho hàng không có, và quét ra giá tức thì ở quầy. Phần mềm bán lẻ Ordersys làm cả ba, in tem theo khổ máy đang có, và quản lý tồn theo từng biến thể size, màu — mỗi biến thể một mã.
