Cửa hàng tạp hoá, shop quần áo, tiệm mỹ phẩm một hai quầy đứng trước cùng một câu hỏi: phần mềm bán lẻ nào cũng liệt kê ba bốn chục tính năng, mình cần bao nhiêu trong số đó? Câu trả lời ngắn: sáu. Bài này nói sáu việc đó là gì, những thứ thường bị bán kèm mà cửa hàng nhỏ không dùng, và cách đọc bảng giá.
Sáu việc phần mềm bán lẻ phải làm được
1. Quét mã vạch ra giá ngay
Khách xếp hàng, mỗi món tra giá mất ba giây là mất khách. Máy quét bắn xong phải hiện tên và giá tức thì, kể cả với vài nghìn mã hàng. Hàng không có mã của nhà sản xuất thì phần mềm phải in được tem mã vạch riêng.
2. Trừ tồn kho ngay lúc bán
Bán xong tồn trừ luôn, không phải cuối ngày nhập lại. Có vậy mới trả lời được câu "còn size M không" mà không chạy vào kho.
3. Nhập hàng bằng quét mã
Nhập hàng gõ tay từng dòng là chỗ sai số bắt đầu. Quét mã, nhập số lượng, giá vốn, xong. Hàng có hạn dùng thì ghi theo lô để biết lô nào ra trước.
4. Lưu khách theo số điện thoại
Tích điểm, xem lịch sử mua, gửi khuyến mãi. Cửa hàng nhỏ sống bằng khách quen, phần mềm phải giúp nhớ khách.
5. Báo cáo lãi gộp theo mặt hàng
Không chỉ doanh thu. Phải biết mặt hàng nào bán chạy mà lãi mỏng, mặt hàng nào ít người mua nhưng lãi tốt. Muốn vậy phần mềm phải giữ giá vốn từng lần nhập.
6. Xuất hoá đơn điện tử tại quầy
Từ 01/06/2025, hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ đồng một năm bán trực tiếp cho người tiêu dùng phải xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền. Cửa hàng chưa chạm ngưỡng cũng nên chọn phần mềm làm được, để khi chạm không phải đổi.
Năm thứ hay bị bán kèm mà cửa hàng nhỏ không dùng
| Tính năng | Khi nào mới cần |
|---|---|
| Quản lý nhiều kho, chuyển kho | Từ 2 chi nhánh trở lên |
| Kết nối sàn thương mại điện tử | Khi bán online chiếm trên 20% doanh thu |
| Phân quyền nhiều cấp | Từ 5 nhân viên trở lên |
| Quản lý công nợ nhà cung cấp | Khi nhập hàng gối đầu từ nhiều nguồn |
| Chấm công, tính lương | Từ 5 nhân viên, có ca gãy — lúc đó xem phần mềm chấm công tính lương riêng |
Không phải các tính năng này vô ích, mà là cửa hàng một quầy chưa tới lúc. Chọn phần mềm có thể bật thêm sau, đừng trả tiền trước cho gói "đầy đủ".
Đọc bảng giá phần mềm bán lẻ như thế nào
- Tính theo gì: theo cửa hàng, theo quầy, hay theo người dùng. Cửa hàng một quầy hai nhân viên thay ca nên chọn tính theo quầy.
- Phí khởi tạo: có phần mềm thu vài triệu "cài đặt và đào tạo". Hỏi rõ, và hỏi luôn đào tạo lại khi đổi nhân viên có mất phí không.
- Giới hạn: số mặt hàng, số hoá đơn, số khách hàng. Gói rẻ thường giới hạn 1.000 mã hàng, tạp hoá vượt con số đó trong tháng đầu.
- Thiết bị: phần mềm có chạy trên máy tính đang có không, hay bắt mua máy POS riêng. Máy quét mã vạch, máy in bill giá bao nhiêu, mua ngoài được không.
Phần mềm bán lẻ Ordersys làm đủ sáu việc trên, tính theo cửa hàng và số quầy, không phí khởi tạo, không giới hạn mã hàng, dùng thử miễn phí 7 ngày trên máy tính đang có.
