HRM là viết tắt của Human Resource Management — quản lý nguồn nhân lực. Phần mềm HRM là phần mềm gom các việc liên quan đến nhân viên về một chỗ: hồ sơ và hợp đồng, chấm công, xếp ca, nghỉ phép, tính lương, phiếu lương, báo cáo chi phí nhân sự. Doanh nghiệp lớn còn thêm tuyển dụng, đánh giá, đào tạo.
Câu hỏi thực tế của chủ doanh nghiệp nhỏ không phải "HRM là gì" mà là "mình có cần không, hay Excel vẫn đủ". Bài này trả lời câu đó.
Phần mềm HRM khác phần mềm chấm công ở đâu
| Phần mềm chấm công | Phần mềm HRM | |
|---|---|---|
| Việc chính | Ghi giờ vào ra | Từ hồ sơ đến phiếu lương |
| Xếp ca, đổi ca | Thường không | Có, đổi ca có người duyệt |
| Nghỉ phép | Không | Đơn phép, số phép còn lại |
| Tính lương | Xuất bảng công ra Excel để tính tay | Tính lương, phụ cấp, khoản trừ, bảo hiểm |
| Hợp đồng, hồ sơ | Không | Có, nhắc hết hạn hợp đồng, thử việc |
| Nhân viên tự xem | Giờ chấm | Lịch ca, phiếu lương, số phép |
Nói gọn: phần mềm chấm công ghi được giờ nhưng vẫn phải tính lương ở chỗ khác. HRM là chấm công cộng với tất cả những gì xảy ra sau đó cho tới khi nhân viên nhận tiền.
Doanh nghiệp bao nhiêu người thì cần HRM
Không có ngưỡng cố định, nhưng có năm dấu hiệu. Có từ hai dấu hiệu trở lên là đã tới lúc:
- Chủ hoặc kế toán mất hơn một ngày mỗi tháng để chốt công và tính lương.
- Kỳ lương nào cũng có ít nhất một người thắc mắc, và không ai chứng minh được ai đúng vì chỉ có trí nhớ.
- Có nhân viên bán thời gian, ca gãy, đổi ca cho nhau — tức là bảng công không còn là "đi làm đủ 26 ngày".
- Có từ hai địa điểm, nhân viên chạy qua lại giữa các điểm.
- Từng bị quên gia hạn hợp đồng, hết thử việc mà chưa quyết, hoặc không nhớ ai còn bao nhiêu ngày phép.
Trên thực tế các dấu hiệu này xuất hiện từ khoảng 10–15 nhân viên, sớm hơn với quán ăn và cửa hàng vì tỷ lệ bán thời gian cao.
Excel đủ đến đâu
Excel tính lương không sai. Cái Excel không làm được là ghi lại sự việc lúc nó xảy ra. Ai đổi ca cho ai hôm thứ ba, buổi tăng ca tối thứ sáu có được duyệt trước không, hôm nào đi trễ mấy phút — đến cuối tháng mở Excel thì những chuyện đó đã qua ba tuần, và mỗi người nhớ một kiểu. Phần lớn tranh cãi về lương đến từ đó, không phải từ công thức.
HRM cho doanh nghiệp nhỏ nên có gì, không nên có gì
Nên có: chấm công trên điện thoại (QR, kèm vị trí nếu cần), xếp ca kéo thả, đổi ca và nghỉ phép duyệt trên điện thoại, tính lương theo giờ, ca hoặc tháng với phụ cấp và khoản trừ, phiếu lương gửi từng người, hồ sơ và nhắc hết hạn hợp đồng. Giá tính theo số nhân viên.
Chưa cần: quy trình tuyển dụng nhiều vòng, đánh giá năng lực 360 độ, lộ trình đào tạo, cổng thông tin nội bộ. Đó là những thứ làm HRM doanh nghiệp lớn đắt và mất hàng tháng triển khai.
Phần mềm HRM Ordersys làm đúng nhóm "nên có" cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, chuỗi cửa hàng, quán ăn, tiệm làm đẹp; cài trong một buổi, nhân viên dùng trên điện thoại cá nhân. Nếu chỉ cần chấm công và tính lương cho một cửa hàng, xem phần mềm chấm công tính lương.
