HRM là viết tắt của Human Resource Management — quản lý nguồn nhân lực. Phần mềm HRM là phần mềm gom các việc liên quan đến nhân viên về một chỗ: hồ sơ và hợp đồng, chấm công, xếp ca, nghỉ phép, tính lương, phiếu lương, báo cáo chi phí nhân sự. Doanh nghiệp lớn còn thêm tuyển dụng, đánh giá, đào tạo.
Câu hỏi thực tế của chủ doanh nghiệp nhỏ không phải "HRM là gì" mà là "mình có cần không, hay Excel vẫn đủ". Bài này trả lời câu đó.
Phần mềm HRM khác phần mềm chấm công ở đâu
| Phần mềm chấm công | Phần mềm HRM | |
|---|---|---|
| Việc chính | Ghi giờ vào ra | Từ hồ sơ đến phiếu lương |
| Xếp ca, đổi ca | Thường không | Có, đổi ca có người duyệt |
| Nghỉ phép | Không | Đơn phép, số phép còn lại |
| Tính lương | Xuất bảng công ra Excel để tính tay | Tính lương, phụ cấp, khoản trừ, bảo hiểm |
| Hợp đồng, hồ sơ | Không | Có, nhắc hết hạn hợp đồng, thử việc |
| Nhân viên tự xem | Giờ chấm | Lịch ca, phiếu lương, số phép |
Nói gọn: phần mềm chấm công ghi được giờ nhưng vẫn phải tính lương ở chỗ khác. HRM là chấm công cộng với tất cả những gì xảy ra sau đó cho tới khi nhân viên nhận tiền.
Doanh nghiệp bao nhiêu người thì cần HRM
Không có ngưỡng cố định, nhưng có năm dấu hiệu. Có từ hai dấu hiệu trở lên là đã tới lúc:
- Chủ hoặc kế toán mất hơn một ngày mỗi tháng để chốt công và tính lương.
- Kỳ lương nào cũng có ít nhất một người thắc mắc, và không ai chứng minh được ai đúng vì chỉ có trí nhớ.
- Có nhân viên bán thời gian, ca gãy, đổi ca cho nhau — tức là bảng công không còn là "đi làm đủ 26 ngày".
- Có từ hai địa điểm, nhân viên chạy qua lại giữa các điểm.
- Từng bị quên gia hạn hợp đồng, hết thử việc mà chưa quyết, hoặc không nhớ ai còn bao nhiêu ngày phép.
Trên thực tế các dấu hiệu này xuất hiện từ khoảng 10–15 nhân viên, sớm hơn với quán ăn và cửa hàng vì tỷ lệ bán thời gian cao.
Excel đủ đến đâu
Excel tính lương không sai. Cái Excel không làm được là ghi lại sự việc lúc nó xảy ra. Ai đổi ca cho ai hôm thứ ba, buổi tăng ca tối thứ sáu có được duyệt trước không, hôm nào đi trễ mấy phút — đến cuối tháng mở Excel thì những chuyện đó đã qua ba tuần, và mỗi người nhớ một kiểu. Phần lớn tranh cãi về lương đến từ đó, không phải từ công thức.
HRM cho doanh nghiệp nhỏ nên có gì, không nên có gì
Nên có: chấm công trên điện thoại (QR, kèm vị trí nếu cần), xếp ca kéo thả, đổi ca và nghỉ phép duyệt trên điện thoại, tính lương theo giờ, ca hoặc tháng với phụ cấp và khoản trừ, phiếu lương gửi từng người, hồ sơ và nhắc hết hạn hợp đồng. Giá tính theo số nhân viên.
Chưa cần: quy trình tuyển dụng nhiều vòng, đánh giá năng lực 360 độ, lộ trình đào tạo, cổng thông tin nội bộ. Đó là những thứ làm HRM doanh nghiệp lớn đắt và mất hàng tháng triển khai.
Phần mềm HRM Ordersys làm đúng nhóm "nên có" cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, chuỗi cửa hàng, quán ăn, tiệm làm đẹp; cài trong một buổi, nhân viên dùng trên điện thoại cá nhân. Nếu chỉ cần chấm công và tính lương cho một cửa hàng, xem phần mềm chấm công tính lương.
Đọc thêm
Chấm công bằng điện thoại, tự tính lương theo ca, phụ cấp, tăng ca và xuất bảng lương mỗi tháng.
Các tin tức khác
Quán bida kết hợp cà phê: quản lý chung hai nguồn thu
Cà phê sáng và bida tối là hai nhịp khác nhau trên cùng một mặt bằng: tách báo cáo theo khung giờ, quy ước cho khách chỉ uống không chơi, một nhóm nhân viên chạy cả hai mảng và giá theo khung giờ để kéo khách chéo.
Khách gọi sai món qua QR: xác nhận và huỷ thế nào cho không thất thoát
Công tắc xác nhận đơn QR (chờ duyệt hay xuống bếp ngay), huỷ món sau khi bếp đã nhận, bếp báo hết món, và bốn câu quán phải trả lời trước khi dán mã.
QR gọi món có phải tải app không? Giải đáp đúng chỗ khách lo
Khách quét mã là vào trang web ngay, không cài đặt, không đăng ký. Bảng so sánh trang web QR và app tải về, vì sao vẫn cần mạng, và câu nhân viên nên nói để khách chịu quét.
Bán hàng theo cân: nối cân điện tử với phần mềm thế nào
Ba cách bán hàng cân và cách nào nhanh nhất, hai kiểu nối cân (cân tại quầy và cân in tem mã vạch ở khu hàng), bốn thứ phải chuẩn bị trước khi nối, và cách quản kho hàng cân theo ký.
Cửa hàng tạp hoá bán sỉ lẫn lẻ: quản lý công nợ và giá theo khách
Khách lẻ và mối lấy sỉ khác nhau ở đâu, cách khai một mã hàng nhiều đơn vị tính để bán thùng vẫn trừ đúng kho, chốt giá theo nhóm thay vì nhớ từng người, và ba việc phải làm với công nợ.
Cửa hàng điện thoại, phụ kiện: quản lý IMEI và bảo hành
Một cửa hàng điện thoại bán hai loại hàng rất khác nhau trên cùng một quầy: máy thì mỗi chiếc một IMEI, phụ kiện thì hàng trăm mã nhỏ. Bài này bàn cách tách hai loại đó: khi nào bật quản lý theo IMEI, bốn chặng phải quét IMEI, phần bảo hành phần mềm làm được tới đâu, và cách quản giá sỉ cùng công nợ khách lấy buôn.
Cửa hàng giày dép: quản lý size, mẫu và đổi trả
Bán giày dép phải xử lý đổi trả nhiều hơn hẳn các ngành bán lẻ khác, và đó mới là chỗ làm tồn kho lệch. Bài này bàn phần đó: năm câu cần chốt trong chính sách đổi trả, vì sao đổi cỡ phải làm phiếu trên máy chứ không xử lý miệng, hàng đổi về xếp vào đâu thì còn bán được, và bốn con số bị đổi trả làm sai nếu bỏ qua.
Salon tóc cao cấp: quản lý đặt lịch theo stylist và dịch vụ dài
Ở salon cao cấp, khách đặt lịch với một người cụ thể chứ không đặt với salon. Bài này bàn phần phát sinh thêm vì chuyện đó: xử lý khi stylist khách muốn đã kín lịch, tách bảng giá theo bậc tay nghề thay vì để thu ngân nhẩm, siết nhóm lịch dài ba bốn tiếng, và giữ khách quen bằng hồ sơ của salon chứ không bằng trí nhớ của thợ.
Spa chăm sóc mẹ bầu, sau sinh: quản lý liệu trình dài ngày
Nhóm khách này khác khách thường ở chỗ liệu trình gắn với mốc thời gian không dời được: ô chống chỉ định phải hiện nổi bật trong hồ sơ, nên giữ đúng một kỹ thuật viên cho cả liệu trình, và vì khách dời buổi nhiều nên phải đặt buổi kế tiếp ngay tại quầy, nhắc hẹn và theo dõi buổi còn lại.
