Chủ nhà hàng đi hỏi phần mềm thường nhận về một bảng tính năng dài cả trang, cái nào cũng "có". Nhưng nhà hàng không cần tất cả, mà cần đúng bốn khâu chạy trơn mỗi ngày: bàn, bếp, kho và báo cáo. Thiếu một khâu là tối đông khách lại thấy nhân viên cầm giấy chạy. Bài này đi từng khâu, nói rõ phần mềm phải làm được gì để chủ quán đối chiếu khi xem demo.

1. Sơ đồ bàn: nhìn một màn hình biết cả quán

Khách nhà hàng ngồi lâu, gọi nhiều lần, hay dồn bàn, đổi bàn. Sơ đồ bàn là nơi mọi thứ đó phải hiện ra:

• Khu vực đúng như nhân viên gọi: tầng 1, sân vườn, phòng VIP. Tên bàn trùng số dán trên bàn.
• Trạng thái bàn: trống, đang có khách, mở từ mấy giờ, đã gọi bao nhiêu tiền.
• Gộp bàn, tách bill, chuyển bàn: nhóm đông ngồi hai bàn thì gộp một hoá đơn; khách trả riêng thì tách món từng người; khách đổi chỗ thì món và phiếu bếp đi theo bàn mới. Phần mềm nào làm ba việc này lúng túng là loại ngay.
• Khách tự gọi món qua QR tại bàn dùng chung luồng với phục vụ: đơn vào đúng bàn, bếp nhận phiếu như thường.

Cách làm từng thao tác và lỗi hay gặp có ở bài tách bill, gộp bàn, chuyển bàn ở quán nhậu, nhà hàng.

2. Bếp: phiếu đi đúng khu, không ai phải chạy

Khâu quyết định món ra nhanh hay chậm. Nhà hàng vừa trở lên thường có ít nhất ba nơi chế biến: bếp nóng, bếp nướng hoặc bếp lạnh, và quầy bar. Phần mềm cần cho khai một lần món nào thuộc khu nào; mỗi lần phục vụ bấm gửi, phiếu tự tách về đúng máy in hoặc màn hình của khu đó.

Máy in hay màn hình bếp tuỳ quán, so sánh ở bài màn hình bếp hay in phiếu bếp. Quy trình huỷ món xem ở bài huỷ món sau khi đã báo bếp.

3. Kho: định lượng để bán một món là trừ đúng nguyên liệu

Nhà hàng hao nguyên liệu ở chỗ khó thấy: bếp múc tay, hàng tươi hỏng. Phần mềm xử lý bằng định lượng theo công thức: mỗi món khai rõ dùng bao nhiêu gram thịt, bao nhiêu ml nước dùng. Bán một suất là kho tự trừ đúng lượng đó.

• Tồn kho lý thuyết từng nguyên liệu, xem lúc nào cũng được.
• Cảnh báo sắp hết trước khi hết giữa giờ cao điểm.
• Kiểm kho định kỳ: cân, đếm rồi so với tồn trên máy. Lệch nhiều là có chỗ đang mất.
• Chuyển kho giữa chi nhánh nếu quán có hơn một điểm.

Không cần khai công thức cho cả trăm món ngay; bắt đầu từ mười món bán chạy nhất.

4. Báo cáo: ba con số chủ quán xem mỗi tối

• Doanh thu theo ca, theo ngày, tách tiền mặt, chuyển khoản, thẻ. Chốt ca trên máy, lệch là biết ca nào.
• Món bán chạy, món bán chậm. Món bán chậm mà tốn nguyên liệu tươi là món nên bỏ khỏi thực đơn.
• Nhật ký thao tác: ai huỷ món, ai giảm giá, lúc mấy giờ. Phân quyền rõ: phục vụ được gửi món, quản lý mới được huỷ và giảm giá.

5. Thanh toán và hoá đơn điện tử

Hoá đơn bàn đã tự cộng, thu ngân in bill kèm mã QR chuyển khoản để khách quét. Nhà hàng thuộc diện phải xuất hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nên chọn phần mềm xuất được ngay trên màn hình tính tiền, hoá đơn gắn với chính đơn vừa thanh toán để số bán hàng và số hoá đơn luôn khớp. Ai phải dùng, cần chuẩn bị gì xem ở trang hoá đơn điện tử từ máy tính tiền.

Phần mềm Ordersys cho nhà hàng

Phần mềm Order của Ordersys gói cả bốn khâu trên trong một chỗ: sơ đồ bàn theo khu vực với gộp, tách, chuyển bàn và QR gọi món tại bàn; phiếu bếp tự tách theo khu, in ra máy in hoặc hiện trên màn hình bếp; định lượng nguyên liệu theo công thức, tự trừ kho, cảnh báo tồn thấp, kiểm kho và chuyển kho giữa chi nhánh; báo cáo doanh thu theo ca, món bán chạy, xuất Excel, phân quyền và nhật ký thao tác. Thanh toán tiền mặt, thẻ, VietQR, in bill kèm QR và xuất hoá đơn điện tử ngay trên màn hình tính tiền. Dùng thử miễn phí 7 ngày với đầy đủ tính năng.

Đọc thêm: Phần mềm order quán ăn: gọi món tại bàn chuyển thẳng xuống bếp và Đổi phần mềm quản lý nhà hàng: chuyển menu, sơ đồ bàn, máy in bếp thế nào.