Nhà hàng đổi phần mềm khác cửa hàng bán lẻ ở một điểm: dữ liệu ít mà cài đặt nhiều. Menu vài trăm món nhập một buổi là xong, nhưng món nào in ra bếp nào, bàn nào thuộc khu nào, món nào có tuỳ chọn gì — sai một chỗ là ngày đầu bếp nhận thiếu phiếu. Làm theo năm bước dưới đây, đúng thứ tự, vì bước sau dựa trên bước trước.
Bước 1: Menu, nhóm món và tuỳ chọn
Xuất danh sách món từ phần mềm cũ hoặc chép từ thực đơn: tên món, nhóm, đơn vị tính, giá bán, giá vốn nếu có. Trước khi nhập, sắp lại nhóm món theo nơi làm món chứ không chỉ theo trang thực đơn — lý do nằm ở bước 3.
| Chia theo trang thực đơn | Chia theo nơi làm món |
|---|---|
| Món khai vị (có gỏi, có món chiên) | Bếp lạnh: gỏi, salad · Bếp nóng: món chiên |
| Đồ uống (có sinh tố, có bia) | Quầy bar: sinh tố, cà phê · Thu ngân: bia, nước đóng chai |
| Món nướng | Bếp nướng |
Tuỳ chọn như size, mức đường, mức đá, món thêm nên cài thành nhóm tuỳ chọn gắn vào món, đừng tạo thành món riêng. "Trà đào size L ít đường" là một món có hai tuỳ chọn, không phải một dòng mới trong menu — nếu không menu phình gấp mấy lần và báo cáo bán chạy bị chia vụn.
Bước 2: Sơ đồ bàn theo khu vực
- Chia khu vực đúng như nhân viên gọi: Tầng 1, Sân vườn, Phòng VIP.
- Đặt tên bàn trùng số dán trên bàn. Đổi số bàn sau khi đã chạy là nhân viên nhầm cả tuần.
- Quán cho khách quét QR gọi món thì mã QR gắn theo từng bàn: chốt xong tên bàn mới in QR.
Bước 3: Máy in bếp, bar
Phần mềm nhà hàng thường gán máy in theo nhóm món: món thuộc nhóm nào thì phiếu in ra máy in của nhóm đó. Vì vậy nhóm món chia đúng ở bước 1 thì bước này chỉ là ghép cặp.
| Máy in | Nhận phiếu của nhóm | In gì |
|---|---|---|
| Máy in bếp nóng | Bếp nóng, bếp nướng | Phiếu chế biến: tên món, số lượng, ghi chú, số bàn |
| Máy in bar | Quầy bar | Phiếu pha chế kèm tuỳ chọn |
| Máy in thu ngân | Tất cả nhóm | Hoá đơn tạm tính, hoá đơn thanh toán |
Bước 4: Khách hàng
Danh sách khách hàng thân thiết, khách công ty hay đặt tiệc: tên, số điện thoại, ngày sinh. Nhập sau khi menu và bàn đã chạy được, vì khách hàng không ảnh hưởng tới việc bán trong ngày đầu. Số điện thoại trong file Excel nhớ kiểm tra còn đủ số 0 ở đầu.
Bước 5: Kho nguyên liệu và định lượng — làm sau cùng
Định lượng từng món (một phần bò lúc lắc dùng bao nhiêu gam thịt) là phần tốn công nhất và không cần có ngay ngày đầu. Bán ổn định hai đến bốn tuần rồi mới làm, bắt đầu từ 20 món bán chạy nhất. Tồn nguyên liệu đầu kỳ lấy theo số kiểm kho thật tại ngày bắt đầu, không bê số trên phần mềm cũ.
Thử năm thao tác trước ngày cắt
- Gọi món, báo bếp: mỗi nhóm một món, xem đúng máy in.
- Chuyển bàn, gộp bàn, tách hoá đơn.
- Huỷ món sau khi đã in bếp: ai được huỷ, có ghi lại lý do không.
- Thanh toán chuyển khoản, QR: tiền về đúng tài khoản.
- Xuất hoá đơn điện tử nếu quán đang dùng.
Ordersys giúp phần nào
Ordersys có mẫu Excel để nhập món, nhóm món, sơ đồ bàn, khách hàng và nhà cung cấp; nhân viên nhập liệu làm giúp phần này từ file quán gửi. Kỹ thuật xuống quán kết nối máy in, gán máy in theo nhóm món và đào tạo nhân viên — không thu phí triển khai. Xem trang chuyển sang Ordersys từ phần mềm đang dùng.
Đọc tiếp: chạy song song hai phần mềm bao lâu, đối chiếu những gì.
Nhân viên gọi món trên điện thoại, bếp nhận đơn ngay, khách quét QR gọi món và thanh toán, chủ quán xem doanh thu từ xa.
Các tin tức khác
Quản lý tip nhân viên phục vụ phòng karaoke: ghi nhận và chia minh bạch
Khách karaoke tip bằng tiền mặt, cộng vào hoá đơn hoặc chuyển khoản dư. Hai cách sau đi qua quỹ của quán, không ghi lại là sinh nghi. Ba dạng tip và tiền nằm ở đâu, tip riêng hay bỏ chung, ghi tip lúc thanh toán, và trả tip cuối ca thế nào cho minh bạch.
Khách bị trùng trong danh sách: gộp lại thế nào cho khỏi mất lịch sử
Một khách ba hồ sơ thì điểm chia ba nơi, mãi không lên hạng, báo cáo đếm thành khách mới. Năm nguồn sinh ra trùng, dấu hiệu nhận ra, cách gộp giữ lịch sử mua và điểm tích luỹ, và thói quen ở quầy để chặn trùng từ đầu.
Đặt cọc giữ lịch tiệm nail dịp cao điểm: xin cọc ai, nói gì, cọc đi đâu
Mùa cao điểm, mỗi lịch khách bỏ là mất trọn khung giờ đẹp của thợ giỏi nhất. Lịch nào nên xin cọc, lịch nào không cần, ba điều phải nói lúc nhận cọc, cọc gắn với thợ nào, và khoản cọc đi qua phần mềm ra sao để cuối ngày quỹ vẫn khớp.
Thực đơn điện tử QR: đổi giá và tạm ẩn món hết mà không phải in lại
Thực đơn QR đổi được ngay mà không phải in lại, nhưng phải dùng đúng công tắc. Ba cách để khách không gọi được một món qua QR, đổi giá thì món đã gọi có đổi theo không, nút Hết món ở bếp thực ra làm gì, và quy trình ba bước cho giờ đông.
Theo dõi trạng thái lịch hẹn spa: khách đã đến, trễ giờ hay đã huỷ
Khó nhất của lịch hẹn spa không phải là ghi xuống, mà là biết mỗi lịch đang ở tình trạng nào ngay lúc này. Sáu trạng thái và việc lễ tân cần làm ở từng trạng thái, cách xử lý khách không tới, huỷ và hoàn tác lịch mà tiền cọc vẫn khớp sổ quỹ.
Chuyển bàn bida: giữ giờ đã chơi và đồ đã gọi, tính đúng giá từng bàn
Khách đổi bàn giữa chừng là chuyện thường ở quán bida. Bấm Chuyển bàn thì giờ đã chơi được chốt theo giá bàn cũ, giờ tiếp theo tính theo giá bàn mới, đồ đã gọi đi theo hoá đơn. Bài này nói rõ hoá đơn hiện ra thế nào, khi nào không chuyển được và chủ quán xem lại ở đâu.
Phần mềm quản lý nhà thuốc, tạp hoá: mã vạch, hạn dùng, bán nhanh
Nhà thuốc và tạp hoá vất vả giống nhau: hàng rất nhiều, giá trị nhỏ, khách đứng đợi, và hàng có hạn dùng. Quét mã bán nhanh, lô và hạn dùng đi theo hàng từ lúc nhập, quy đổi thùng ra hộp, định mức tồn — và một điểm riêng của nhà thuốc cần hỏi rõ trước khi chọn phần mềm.
Tính lương part-time theo giờ cho quán ăn, quán cà phê
Part-time ca bốn năm tiếng, lịch đổi theo tuần thì lương tháng không áp được. Bốn thứ cần khai đúng — ca, chấm công, đơn giá giờ, kỳ chốt — và vì sao giờ công phải lấy từ chấm công chứ không lấy từ lịch ca.
Quán massage xếp phòng, giường và kỹ thuật viên không trùng giờ
Hai khách cùng một giường là lỗi làm mất khách êm ru. Ba nguồn gây trùng ở quán massage, cách phần mềm chặn trùng theo giường bằng giờ bắt đầu cộng thời lượng và khoảng đệm hai phía, phần nào máy canh — phần nào người vẫn phải canh, và bốn quy ước nên chốt trước khi bật.
