Hoá đơn điện tử đã gửi cho người mua rồi mới phát hiện sai, hoặc sau khi bán hai bên thoả thuận thêm chiết khấu, giảm giá — người bán lập hoá đơn điều chỉnh. Câu hỏi của kế toán luôn là: có phải kê khai không, và kê khai vào kỳ nào? Từ 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã nói rõ: kỳ kê khai phụ thuộc vào lý do điều chỉnh.
Trả lời nhanh
| Lý do lập hoá đơn điều chỉnh | Bên bán kê khai vào | Bên mua kê khai vào |
|---|---|---|
| Hoá đơn gốc có sai sót — sai đơn giá, số lượng, thuế suất, tiền thuế, mã số thuế, hàng hoá | Kỳ của hoá đơn gốc (khai bổ sung) | Kỳ của hoá đơn gốc (khai bổ sung) |
| Không phải sai sót — chiết khấu thương mại, giảm giá, trả lại hàng phát sinh sau khi bán | Kỳ lập hoá đơn điều chỉnh | Kỳ nhận hoá đơn điều chỉnh |
Hoá đơn điều chỉnh luôn phải kê khai khi nó làm thay đổi doanh thu hoặc tiền thuế — chỉ khác nhau ở kỳ kê khai.
Ví dụ
- Sai sót: hoá đơn lập tháng 01, tháng 03 phát hiện ghi sai đơn giá và lập hoá đơn điều chỉnh. Cả hai bên khai bổ sung cho kỳ tháng 01 (hoặc quý 1 nếu khai theo quý), không cộng thẳng vào tờ khai tháng 03.
- Chiết khấu sau bán: tháng 03 hai bên thoả thuận chiết khấu cho lô hàng đã xuất hoá đơn tháng 01. Bên bán kê khai hoá đơn điều chỉnh vào tháng 03; bên mua kê khai vào kỳ nhận được hoá đơn điều chỉnh.
Khai bổ sung cho kỳ gốc làm thế nào
- Điều chỉnh không làm thay đổi tiền thuế (ví dụ chỉ sai thông tin không ảnh hưởng số thuế): nộp bản giải trình khai bổ sung và tài liệu liên quan.
- Điều chỉnh làm thay đổi tiền thuế: lập tờ khai bổ sung cho kỳ gốc kèm bản giải trình.
- Tăng số thuế phải nộp: nộp đủ tiền thuế còn thiếu và tiền chậm nộp (0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp, tính từ ngày hết hạn nộp của kỳ gốc).
- Giảm số thuế phải nộp: số nộp thừa được bù trừ hoặc đề nghị xử lý theo quy định.
Khai bổ sung được thực hiện trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại cơ sở — khai sớm thì chỉ mất tiền chậm nộp, để bị phát hiện thì còn thêm tiền phạt.
Trước khi lập hoá đơn điều chỉnh: văn bản thoả thuận
Từ 01/6/2025, nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải có văn bản thoả thuận ghi rõ nội dung sai trước khi điều chỉnh. Người mua là cá nhân thì người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website. Xem chi tiết: hoá đơn thay thế có cần biên bản không — quy định này áp dụng chung cho cả điều chỉnh và thay thế.
Cũng từ 01/6/2025, người bán được lập một hoá đơn điều chỉnh cho nhiều hoá đơn sai của cùng một người mua trong cùng tháng.
Bốn lỗi hay gặp
- Đưa hoá đơn điều chỉnh vì sai sót vào tờ khai kỳ hiện tại — phải khai bổ sung cho kỳ gốc.
- Khai bổ sung cho kỳ gốc với hoá đơn chiết khấu, trả hàng — trường hợp này kê khai ở kỳ lập (bên bán) hoặc kỳ nhận (bên mua).
- Hai bên khai lệch kỳ nhau với cùng một hoá đơn sai sót — dữ liệu hai bên trên hệ thống thuế không khớp.
- Quên tiền chậm nộp khi điều chỉnh làm tăng thuế.
Giảm sai sót ngay từ lúc bán
Phần lớn hoá đơn điều chỉnh đến từ gõ tay: nhập sai đơn giá, chọn sai thuế suất. Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền lấy thẳng món, giá, thuế suất từ phần mềm bán hàng nên ít sai hơn hẳn. Ordersys có sẵn hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trong phần mềm bán hàng, dùng thử miễn phí 7 ngày.
Nguồn: Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/6/2025) — Điều 19 về xử lý hoá đơn có sai sót; Luật Quản lý thuế 2019 — Điều 47 (khai bổ sung hồ sơ khai thuế) và Điều 59 (tiền chậm nộp); Thông tư 80/2021/TT-BTC. Tổng hợp tại thời điểm tháng 9/2026, mang tính tham khảo — trường hợp cụ thể nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Hộ kinh doanh doanh thu từ 1 tỷ/năm phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Ordersys bán hàng và xuất hoá đơn trong một bước.
Các tin tức khác
In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại
In mã QR ra giấy A5 dán mặt bàn, hai tuần sau mã mờ vì lau bàn, khách quét ba lần không ra rồi lại gọi nhân viên. Bài này gom những thứ nên biết trước khi ra tiệm in: mỗi bàn một mã riêng nên dán nhầm là đơn chạy sai bàn, thực đơn nằm trên hệ thống nên đổi giá đổi món không phải in lại, tải mã về dạng SVG để in cỡ nào cũng nét, cạnh mã bao nhiêu theo khoảng cách khách ngồi, dán chỗ nào cho khỏi bị đĩa che, và hai cấu hình nên bật kèm — xác nhận đơn từ QR và nút gọi phục vụ.
Cửa hàng nhiều người bán: tính doanh số và hoa hồng từng người
Bốn người bán, cuối tháng chủ chia thưởng theo cảm tính, người giỏi nghề ấm ức rồi nghỉ. Bài này chỉ cách để số liệu sinh ra ngay lúc bán: hoá đơn gắn người bán, báo cáo bán hàng xem theo nhân viên có số lượng bán và doanh thu gộp, hoa hồng gắn vào từng dòng hàng với hai cấp cho đơn do hai người cùng làm, tính theo tỉ lệ doanh thu hoặc mức tiền cố định, khách trả hàng thì hoa hồng trừ lại theo tỉ lệ. Kèm ba việc nên thống nhất trước khi công bố cách chia.
Chốt ca đêm quán karaoke: đối soát tiền phòng, đồ uống và tiền mặt
Hai giờ sáng giao ca, ngăn kéo một nắm tiền mặt, phòng 5 vẫn còn hát, hôm sau cộng lại thiếu ba trăm nghìn mà không ai nhớ vì sao. Bài này đi hết một ca đêm trên phần mềm: mở ca với tiền tạm ứng đầu ca, mọi hoá đơn phòng và phiếu thu chi tự gắn vào ca, đóng ca thì nhập cả tiền mặt theo sổ lẫn tiền đếm tay để phần mềm chỉ ra chênh lệch, in phiếu kết ca rồi mới giao tiền. Kèm câu trả lời cho phòng còn hát lúc giao ca và cách đọc báo cáo kết ca cuối tuần.
Quản lý chuỗi nhiều quán bida: một tài khoản xem được mọi chi nhánh
Mở CLB thứ hai rồi mỗi tối lại gọi điện từng quán hỏi doanh thu, khách cầm thẻ hội viên quán cũ sang quán mới thì nhân viên không tra được. Bài này nói rõ phần nào của chuỗi dùng chung thật — danh sách hội viên, số dư điểm và ví nạp thẻ khi bật dùng chung thành viên — và phần nào buộc phải riêng từng chi nhánh: bàn, bảng giá, đèn, camera, nhân viên, hạng thẻ, voucher, hoá đơn và báo cáo. Kèm thứ tự nên làm khi mở chi nhánh thứ hai để khỏi phải khai lại.
Khách nhắn qua Zalo, Facebook và gọi điện: gom về một chỗ thế nào
Một khách nhắn Zalo hỏi giá, hai hôm sau gọi điện đặt, tuần sau inbox Facebook — ba người trả lời, khách bị hỏi lại từ đầu ba lần và quán vẫn không biết kênh nào thực sự ra đơn. Bài này nói thẳng thứ phần mềm KHÔNG làm (không kéo tin nhắn ba kênh về một hộp thư) và thứ gom được: lấy số điện thoại làm khoá dồn mọi lần mua về một hồ sơ khách, gắn kênh bán cho từng đơn để cuối tháng có báo cáo theo kênh, cùng cách phân người trực và thứ tự triển khai cho đỡ nản.
Quản lý ca phục vụ: ai bán bàn nào, doanh số từng nhân viên
Sáng ra chủ hỏi tối qua ai trực bàn 12, ai bán được nhiều nhất, két lệch hơn trăm nghìn là do đâu — không ai trả lời được vì cả ca bấm chung một tài khoản. Bài này nói cách khai mỗi nhân viên một tài khoản để đơn tự ghi người tạo và người thu tiền, quy trình mở ca đóng ca, các cột trong báo cáo kết ca (gồm chênh lệch tiền mặt), báo cáo doanh số theo từng nhân viên và ba điều nên thống nhất trước khi chạy.
Màn hình phụ cho khách xem đơn và giá ngay tại quầy cafe
Khách đọc một hơi bốn ly nhiều tuỳ chọn, nhân viên bấm xong quay ra báo tổng tiền, rồi cả hàng đứng chờ hai bên dò lại xem ai nhớ đúng. Bài này nói màn hình phụ quay về phía khách làm được gì ở quầy cafe, trà sữa: hiện từng món kèm size, đường, đá, topping ngay lúc bấm, đẩy mã QR chuyển khoản sang cho khách tự quét, lúc vắng thì chạy ảnh khuyến mãi — kèm phần cứng cần sắm và những gì phải khai trước khi gắn màn.
Tính giờ nhiều loại bàn bida: lỗ, băng, carom giá khác nhau
Bàn carom nhập đắt gấp mấy lần bàn lỗ nhưng cuối ngày vẫn tính chung một mức tiền giờ, vì chủ quán sợ để nhiều giá thì nhân viên nhầm. Bài này nói ba lớp quyết định đơn giá một bàn bida (loại bàn, từng bàn, bảng cộng thêm theo giờ và thứ), cách phần mềm cắt phiên chơi khi khách đánh vắt qua giờ đổi giá, block phút và làm tròn tiền giờ, cùng ba chỗ nên kiểm lại sau khi khai bảng giá.
Giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng cho quán karaoke
Phòng VIP ba mươi chỗ vẫn tính cùng giá giờ với phòng bốn người ở cuối hành lang, trưa vắng bán đúng bằng tối thứ bảy — quán karaoke để nguyên vậy vì sợ rắc rối khi tính tiền. Bài này nói cách khai tiền giờ phòng thành dịch vụ tính giờ gắn với từng loại phòng, bốn thông số quyết định cách ra tiền (block phút, số block giờ đầu, giá block giờ đầu, khung giờ đặc biệt), nguyên tắc giảm giá giờ vắng thay vì tăng giá cao điểm, và ba chỗ hay sai khi chia khung giờ.
