Hoá đơn điều chỉnh kê khai kỳ nào? Quy định từ 01/6/2025

Hoá đơn điện tử đã gửi cho người mua rồi mới phát hiện sai, hoặc sau khi bán hai bên thoả thuận thêm chiết khấu, giảm giá — người bán lập hoá đơn điều chỉnh. Câu hỏi của kế toán luôn là: có phải kê khai không, và kê khai vào kỳ nào? Từ 01/6/2025, Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã nói rõ: kỳ kê khai phụ thuộc vào lý do điều chỉnh.

Trả lời nhanh

Lý do lập hoá đơn điều chỉnh	Bên bán kê khai vào	Bên mua kê khai vào
Hoá đơn gốc có sai sót — sai đơn giá, số lượng, thuế suất, tiền thuế, mã số thuế, hàng hoá	Kỳ của hoá đơn gốc (khai bổ sung)	Kỳ của hoá đơn gốc (khai bổ sung)
Không phải sai sót — chiết khấu thương mại, giảm giá, trả lại hàng phát sinh sau khi bán	Kỳ lập hoá đơn điều chỉnh	Kỳ nhận hoá đơn điều chỉnh

Hoá đơn điều chỉnh luôn phải kê khai khi nó làm thay đổi doanh thu hoặc tiền thuế — chỉ khác nhau ở kỳ kê khai.

Ví dụ

Sai sót: hoá đơn lập tháng 01, tháng 03 phát hiện ghi sai đơn giá và lập hoá đơn điều chỉnh. Cả hai bên khai bổ sung cho kỳ tháng 01 (hoặc quý 1 nếu khai theo quý), không cộng thẳng vào tờ khai tháng 03.
Chiết khấu sau bán: tháng 03 hai bên thoả thuận chiết khấu cho lô hàng đã xuất hoá đơn tháng 01. Bên bán kê khai hoá đơn điều chỉnh vào tháng 03; bên mua kê khai vào kỳ nhận được hoá đơn điều chỉnh.

Khai bổ sung cho kỳ gốc làm thế nào

Điều chỉnh không làm thay đổi tiền thuế (ví dụ chỉ sai thông tin không ảnh hưởng số thuế): nộp bản giải trình khai bổ sung và tài liệu liên quan.
Điều chỉnh làm thay đổi tiền thuế: lập tờ khai bổ sung cho kỳ gốc kèm bản giải trình.
- Tăng số thuế phải nộp: nộp đủ tiền thuế còn thiếu và tiền chậm nộp (0,03%/ngày trên số thuế chậm nộp, tính từ ngày hết hạn nộp của kỳ gốc).
- Giảm số thuế phải nộp: số nộp thừa được bù trừ hoặc đề nghị xử lý theo quy định.

Khai bổ sung được thực hiện trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra tại cơ sở — khai sớm thì chỉ mất tiền chậm nộp, để bị phát hiện thì còn thêm tiền phạt.

Trước khi lập hoá đơn điều chỉnh: văn bản thoả thuận

Từ 01/6/2025, nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải có văn bản thoả thuận ghi rõ nội dung sai trước khi điều chỉnh. Người mua là cá nhân thì người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website. Xem chi tiết: hoá đơn thay thế có cần biên bản không — quy định này áp dụng chung cho cả điều chỉnh và thay thế.

Cũng từ 01/6/2025, người bán được lập một hoá đơn điều chỉnh cho nhiều hoá đơn sai của cùng một người mua trong cùng tháng.

Bốn lỗi hay gặp

Đưa hoá đơn điều chỉnh vì sai sót vào tờ khai kỳ hiện tại — phải khai bổ sung cho kỳ gốc.
Khai bổ sung cho kỳ gốc với hoá đơn chiết khấu, trả hàng — trường hợp này kê khai ở kỳ lập (bên bán) hoặc kỳ nhận (bên mua).
Hai bên khai lệch kỳ nhau với cùng một hoá đơn sai sót — dữ liệu hai bên trên hệ thống thuế không khớp.
Quên tiền chậm nộp khi điều chỉnh làm tăng thuế.

Giảm sai sót ngay từ lúc bán

Phần lớn hoá đơn điều chỉnh đến từ gõ tay: nhập sai đơn giá, chọn sai thuế suất. Hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền lấy thẳng món, giá, thuế suất từ phần mềm bán hàng nên ít sai hơn hẳn. Ordersys có sẵn hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trong phần mềm bán hàng, dùng thử miễn phí 7 ngày.

Nguồn: Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP (hiệu lực 01/6/2025) — Điều 19 về xử lý hoá đơn có sai sót; Luật Quản lý thuế 2019 — Điều 47 (khai bổ sung hồ sơ khai thuế) và Điều 59 (tiền chậm nộp); Thông tư 80/2021/TT-BTC. Tổng hợp tại thời điểm tháng 9/2026, mang tính tham khảo — trường hợp cụ thể nên hỏi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.