Chín giờ tối thứ sáu, ba nhóm khách đứng chờ ở quầy. Nhân viên lễ tân không chắc phòng nào còn trống nên chạy lên tầng hai xem, quay xuống thì một nhóm đã bỏ đi. Quán karaoke nào cũng từng gặp cảnh này vào giờ cao điểm. Nguyên nhân thường không phải thiếu phòng, mà là không ai nhìn thấy toàn bộ phòng cùng một lúc. Bài này nói sơ đồ phòng nên cho thấy những gì, cách sắp sơ đồ cho giống quán thật, và cách đọc sơ đồ để xếp khách nhanh mà không đụng phòng khách đã đặt.
Một sơ đồ phòng cần trả lời ba câu hỏi
Người đứng quầy chỉ cần biết ba thứ: phòng nào đang trống, phòng nào đang có khách hát, phòng nào đã có khách đặt trước. Mỗi trạng thái kéo theo một việc khác nhau:
| Trạng thái trên sơ đồ | Nghĩa là | Việc của quầy |
|---|---|---|
| Phòng trống | Không có hoá đơn nào đang mở | Xếp khách mới, nhưng kiểm phòng đã dọn chưa |
| Phòng đang hát | Đồng hồ đang chạy, đồ gọi đang cộng vào phòng | Bấm vào phòng để gọi thêm đồ hoặc chốt khi khách về |
| Phòng đã đặt | Có khách hẹn tới giờ nào đó | Xem giờ hẹn trước khi cho khách vãng lai vào |
Ba trạng thái này hiện bằng màu khác nhau nên nhìn lướt là thấy. Khi quán có hai ba chục phòng, việc lọc riêng phòng trống quan trọng hơn cả việc tô màu: bấm một lần là chỉ còn những phòng xếp được khách, kèm số đếm từng nhóm.
Sắp sơ đồ cho giống quán thật
Sơ đồ chỉ giúp được khi nhân viên nhìn vào là nhận ra phòng nào ở đâu. Ba việc nên làm ngay lúc cài đặt:
- Đặt tên phòng theo cách nhân viên vẫn gọi. Nếu cả quán quen gọi "phòng 201" theo tầng, đừng đặt "Phòng 1, Phòng 2" trên máy. Tên lệch với cách gọi là lúc dễ mở nhầm phòng nhất.
- Chia khu theo tầng hoặc theo loại phòng. Quán nhiều tầng thì chia theo tầng để phục vụ biết đường đi. Quán một tầng thì chia theo loại phòng: nhỏ, lớn, VIP. Lọc theo khu sẽ nhanh hơn kéo cả danh sách.
- Mỗi phòng gắn đúng bảng giá của loại phòng đó. Phòng VIP và phòng thường tính giá giờ khác nhau. Gắn sai một lần là khách hát cả tối bị tính sai, đến lúc chốt phòng mới phát hiện.
Đọc sơ đồ để xếp khách giờ cao điểm
Khi nhiều nhóm tới cùng lúc, quầy nên làm theo một thứ tự cố định thay vì nhớ trong đầu:
- Lọc phòng trống trước. Biết còn bao nhiêu phòng, loại nào, rồi mới hứa với khách.
- Hỏi số người rồi chọn loại phòng. Nhóm bốn người vào phòng lớn trong giờ cao điểm thì lát nữa nhóm mười người không còn chỗ.
- Nhìn kỹ phòng đã đặt. Phòng đặt lúc mười giờ vẫn có thể nhận khách lúc tám giờ nếu khách chỉ hát một tiếng, nhưng phải nói trước với khách là phòng có hẹn. Không nói thì đến giờ phải mời khách ra, rất khó xử.
- Mở giờ ngay khi dẫn khách vào. Đồng hồ phòng bắt đầu chạy từ lúc bấm, không phải từ lúc khách ngồi xuống.
Nhân viên phục vụ cũng xem cùng sơ đồ đó trên điện thoại, nên khách trong phòng gọi thêm bia thì người phục vụ bấm vào đúng phòng, không phải chạy xuống quầy hỏi lại.
Những chỗ sơ đồ không tự biết
Sơ đồ phòng chỉ đúng khi thao tác trên máy đi cùng việc thật ngoài phòng. Hai chỗ hay lệch:
- Phòng vừa chốt hiện trống ngay. Khách vừa về, máy báo phòng trống, nhưng ly và khăn của nhóm trước vẫn còn. Nên có quy ước: chốt phòng xong quầy gọi người dọn, dọn xong mới xếp khách.
- Phòng có khách mà máy báo trống. Đây là dấu hiệu chưa mở giờ, hoặc tệ hơn là cố tình không mở. Giờ cao điểm, người quản lý nên đi một vòng so phòng đang sáng đèn với sơ đồ trên máy. Lệch phòng nào, hỏi ngay lúc đó chứ đừng đợi cuối ca.
Ordersys giúp gì
Phần mềm quản lý karaoke Ordersys hiện mọi phòng trên một sơ đồ: phòng trống, phòng đang hát, phòng khách đã đặt trước, mỗi trạng thái một màu. Quầy lọc theo trạng thái hoặc theo khu, tìm phòng theo tên, bấm vào phòng để mở giờ, gọi đồ hoặc chốt tiền; nhân viên phục vụ xem cùng sơ đồ trên điện thoại. Quán có thể dùng thử miễn phí 7 ngày. Muốn giữ phòng cho khách đặt trước cho chuẩn, xem bài nhận đặt phòng karaoke trước: giữ bao lâu, có cọc không; khi khách đang hát muốn đổi sang phòng khác, xem chuyển phòng giữ nguyên giờ hát và đồ uống đã gọi.
Nhân viên gọi món trên điện thoại, bếp nhận đơn ngay, khách quét QR gọi món và thanh toán, chủ quán xem doanh thu từ xa.
Các tin tức khác
Chương trình tích điểm đổi quà cho khách của quán: chọn quà, giới thiệu ở quầy và đo khách tham gia
Tích điểm chạy mà ít khách đổi quà thường hỏng ở phần đổi quà. Bốn loại quà và quán thật sự tốn bao nhiêu, vì sao nên bắt đầu bằng món trong menu và chỉ hai ba mốc, cài quà vào phần mềm để thu ngân khỏi tính tay, ba lúc nên nhắc ở quầy và ba con số đo khách có tham gia thật không.
Tính giá trị vòng đời khách hàng (CLV) cho quán: một khách quen đáng bao nhiêu tiền
CLV là số tiền một khách mang lại trong suốt thời gian còn quay lại quán. Công thức bốn số đủ dùng cho quán ăn, cà phê, spa và lấy từng số ở đâu, ví dụ tính với số giả định, dùng CLV để đặt trần chi phí kéo khách mới, mức ưu đãi giữ khách quen, chọn nhóm khách đáng chăm, và ba lỗi hay gặp.
Khách tự xem đơn đã gọi và gọi thêm qua QR: bớt câu hỏi "món bàn em đâu rồi"
Cùng trang QR khách vừa gọi món có luôn đơn của bàn: danh sách món, trạng thái từng món, tạm tính, đã thanh toán chưa. Trạng thái hiện ra sao theo cách quán cài bếp, gọi thêm và gọi phục vụ từ cùng trang, và ba việc để khách thật sự dùng.
Chuyển phòng karaoke giữ nguyên giờ hát và đồ uống đã gọi: tính giá thế nào cho khỏi cãi
Khách xin đổi phòng giữa chừng là lúc quán karaoke hay sót một giờ hát hoặc tính két bia hai lần. Bốn lý do đổi phòng và cách tính giá cho từng lý do, câu báo giá trước khi dẫn khách sang, năm bước chuyển phòng không sót tiền và cách chặn chuyển phòng để tính rẻ.
Tích điểm và hạng thành viên cho khách cửa hàng bán lẻ: dựng thế nào để không ăn hết lãi
Tích điểm và hạng thành viên là hai việc khác nhau: mỗi khách có tổng điểm để xét hạng và điểm còn lại để đổi, đổi điểm không bị tụt hạng. Ba chỗ cửa hàng bán lẻ phải tính khác quán ăn, bốn bước dựng chương trình kèm bảng hạng mẫu, và cách nó chạy ở quầy thu ngân.
Chăm sóc khách sau bán qua Zalo cho quán ăn, cafe: năm dịp nhắn và câu mẫu cho từng dịp
Không cần nhắn nhiều, chỉ cần đúng dịp: sau lần ghé đầu, sau bữa tiệc, khi khách quen vắng, trước sinh nhật và sau khi sửa góp ý. Mỗi dịp có gửi cho ai, lúc nào và một câu mẫu để sửa theo giọng quán, kèm cách giao việc mười lăm phút mỗi ngày.
Báo cáo phòng nào đắt khách theo khung giờ ở quán karaoke: đọc để đặt giá, xếp ca
Xem cùng lúc hai chiều — phòng nào và lúc nào — để biết khung giờ kín phòng, khung bỏ trống, phòng nào thật sự được chọn. Đo bằng giờ hát chứ không chỉ doanh thu, tách ngày thường với cuối tuần, rồi quyết định giá giờ, ca phục vụ và phòng cần sửa.
Khách gọi thêm nhiều lượt trong bữa: gom về một hoá đơn bàn, chốt tiền một lần
Nhân viên gọi, khách quét QR gọi thêm, thu ngân thêm ở quầy — mọi lượt cộng vào đúng một hoá đơn mở của bàn. Phiếu bếp chỉ in phần mới gọi; cuối bữa tạm tính, tách nếu cần rồi chốt một lần, không phải dò lại từng tờ giấy.
Ghi công nợ nhà cung cấp khi nhập hàng: biết đang nợ ai, bao nhiêu, đến hạn khi nào
Mỗi lần nhập hàng chưa trả đủ là một khoản nợ riêng gắn với phiếu nhập, kèm số phiếu giao hàng và hạn trả. Trả dần mỗi lần một dòng có chứng từ, đầu tuần xem nợ sắp đến hạn, cuối tháng đối chiếu trong vài phút.
