Tối thứ bảy, nhóm sáu người vào phòng nhỏ. Một tiếng sau bạn bè tới thêm bốn người, cả nhóm xin đổi sang phòng lớn. Phòng cũ đã hát hơn một giờ, trên bàn còn nửa két bia và hai đĩa trái cây. Nếu quán ghi giấy, thu ngân phải tự cộng giờ phòng cũ, mở giờ phòng mới, rồi nhớ chép lại đồ đã gọi. Đây là lúc hay sót: hoặc mất một giờ hát, hoặc két bia bị ghi hai lần. Bài này nói cách chuyển phòng giữ nguyên giờ đã hát và đồ đã gọi, cách đặt giá trước để khỏi cãi với khách, và những bước nhân viên nên làm theo.
Bốn lý do khách xin đổi phòng, mỗi lý do một cách tính
| Lý do | Thường chuyển sang | Nên tính thế nào |
|---|---|---|
| Nhóm đông thêm người | Phòng rộng hơn | Giờ đã hát giữ giá phòng cũ, từ lúc chuyển tính giá phòng mới |
| Phòng có lỗi: micro rè, loa hỏng, điều hoà yếu | Phòng cùng loại hoặc tốt hơn | Khách không phải chịu phần chênh, quán giảm phần đó và ghi rõ lý do |
| Khách muốn lên phòng VIP | Phòng VIP | Giá VIP từ lúc chuyển, báo khách mức giá trước khi đổi |
| Một phần nhóm về sớm | Phòng nhỏ hơn | Giá phòng nhỏ từ lúc chuyển, nếu quán nhận chuyển xuống |
Chỗ quan trọng nhất là dòng thứ hai. Khách đổi phòng vì lỗi của quán mà vẫn bị tính thêm thì gần như chắc chắn sẽ cãi ở quầy. Còn dòng cuối là chuyện quán tự quyết: có quán không nhận chuyển xuống phòng nhỏ trong giờ vàng vì phòng lớn khó xếp lại khách. Quyết thế nào cũng được, miễn viết thành quy định và nhân viên nào cũng nói giống nhau.
Nói giá với khách trước khi dẫn sang phòng mới
Phần lớn tranh cãi lúc tính tiền nằm ở chỗ khách không được báo trước. Một câu ngắn là đủ: "Một tiếng vừa rồi tính giá phòng nhỏ, từ giờ sang phòng lớn tính giá phòng lớn ạ." Nếu đổi phòng rơi vào giờ vàng, nói luôn mức giá giờ vàng của phòng mới.
Trên phần mềm, giờ đã hát không bị tính lại từ đầu. Phần đã chạy ở phòng cũ giữ nguyên, đồng hồ tiếp tục ở phòng mới theo giá của phòng mới, và giá giờ vàng vẫn tự áp khi đồng hồ chạy qua mốc. Nhờ vậy lời báo của nhân viên khớp với con số trên hoá đơn.
Năm bước chuyển phòng không sót tiền
- Kiểm phòng mới thật sự trống. Nhìn trên sơ đồ phòng, rồi vẫn nên ngó vào: phòng hiện trống nhưng chưa dọn thì khách mới vào sẽ thấy ngay ly của nhóm trước.
- Bấm chuyển phòng trên máy trước, dẫn khách sau. Làm ngược lại là lúc dễ quên nhất: khách đã ngồi phòng mới, phòng cũ vẫn chạy giờ, hoặc phòng mới bị mở thêm một hoá đơn khác.
- Đồ đang dùng mang theo, không bấm gọi lại. Bia đã mở, trái cây ăn dở đã nằm trên hoá đơn và đi theo sang phòng mới. Nhân viên bấm thêm lần nữa là khách bị tính hai lần. Két bia chưa mở thì đếm lại khi bê sang.
- Kiểm phòng cũ ngay. Micro, điều khiển, đồ khách bỏ quên. Nếu đổi vì lỗi thiết bị, ghi lại lỗi để kỹ thuật sửa trước khi xếp khách khác vào.
- Báo người phục vụ phòng mới. Quán chia nhân viên theo dãy phòng thì người phụ trách phòng mới cần biết nhóm này đã gọi gì.
Đừng để chuyển phòng thành chỗ hở
Chuyển phòng là thao tác có đụng tới tiền, nên cũng có thể bị dùng sai: khách ngồi phòng VIP nhưng trên máy bị chuyển sang phòng thường để tính rẻ hơn. Ba cách chặn đơn giản:
- Mỗi nhân viên một tài khoản riêng, không dùng chung một mật khẩu, để thao tác nào cũng biết ai làm.
- Giảm giá cho phần chênh khi đổi vì lỗi phòng phải qua người có quyền, không để nhân viên ca đêm tự giảm.
- Cuối ca đối chiếu sơ đồ phòng trên máy với phòng thật đang có khách. Phòng nào máy báo trống mà đèn vẫn sáng, nhạc vẫn chạy là có vấn đề.
Ordersys giúp gì
Phần mềm quản lý karaoke Ordersys hiện mọi phòng trên một sơ đồ: phòng trống, phòng đang hát, phòng khách đã đặt trước. Khi khách đổi phòng, hệ thống chuyển cả tiền giờ đã chạy và đồ đã gọi sang phòng mới; nhóm đông tách hoặc gộp hoá đơn tuỳ cách trả tiền. Mỗi nhân viên một tài khoản, quyền huỷ phòng và giảm giá giới hạn theo người. Quán có thể dùng thử miễn phí 7 ngày. Cách đặt giá giờ cho từng loại phòng xem ở bài giá giờ phòng VIP, thường và giờ vàng, còn nhóm khách muốn trả riêng thì đọc bài tách hoá đơn khi nhóm khách chung phòng.
Nhân viên gọi món trên điện thoại, bếp nhận đơn ngay, khách quét QR gọi món và thanh toán, chủ quán xem doanh thu từ xa.
Các tin tức khác
Tính giá trị vòng đời khách hàng (CLV) cho quán: một khách quen đáng bao nhiêu tiền
CLV là số tiền một khách mang lại trong suốt thời gian còn quay lại quán. Công thức bốn số đủ dùng cho quán ăn, cà phê, spa và lấy từng số ở đâu, ví dụ tính với số giả định, dùng CLV để đặt trần chi phí kéo khách mới, mức ưu đãi giữ khách quen, chọn nhóm khách đáng chăm, và ba lỗi hay gặp.
Khách tự xem đơn đã gọi và gọi thêm qua QR: bớt câu hỏi "món bàn em đâu rồi"
Cùng trang QR khách vừa gọi món có luôn đơn của bàn: danh sách món, trạng thái từng món, tạm tính, đã thanh toán chưa. Trạng thái hiện ra sao theo cách quán cài bếp, gọi thêm và gọi phục vụ từ cùng trang, và ba việc để khách thật sự dùng.
Tích điểm và hạng thành viên cho khách cửa hàng bán lẻ: dựng thế nào để không ăn hết lãi
Tích điểm và hạng thành viên là hai việc khác nhau: mỗi khách có tổng điểm để xét hạng và điểm còn lại để đổi, đổi điểm không bị tụt hạng. Ba chỗ cửa hàng bán lẻ phải tính khác quán ăn, bốn bước dựng chương trình kèm bảng hạng mẫu, và cách nó chạy ở quầy thu ngân.
Chăm sóc khách sau bán qua Zalo cho quán ăn, cafe: năm dịp nhắn và câu mẫu cho từng dịp
Không cần nhắn nhiều, chỉ cần đúng dịp: sau lần ghé đầu, sau bữa tiệc, khi khách quen vắng, trước sinh nhật và sau khi sửa góp ý. Mỗi dịp có gửi cho ai, lúc nào và một câu mẫu để sửa theo giọng quán, kèm cách giao việc mười lăm phút mỗi ngày.
Báo cáo phòng nào đắt khách theo khung giờ ở quán karaoke: đọc để đặt giá, xếp ca
Xem cùng lúc hai chiều — phòng nào và lúc nào — để biết khung giờ kín phòng, khung bỏ trống, phòng nào thật sự được chọn. Đo bằng giờ hát chứ không chỉ doanh thu, tách ngày thường với cuối tuần, rồi quyết định giá giờ, ca phục vụ và phòng cần sửa.
Khách gọi thêm nhiều lượt trong bữa: gom về một hoá đơn bàn, chốt tiền một lần
Nhân viên gọi, khách quét QR gọi thêm, thu ngân thêm ở quầy — mọi lượt cộng vào đúng một hoá đơn mở của bàn. Phiếu bếp chỉ in phần mới gọi; cuối bữa tạm tính, tách nếu cần rồi chốt một lần, không phải dò lại từng tờ giấy.
Ghi công nợ nhà cung cấp khi nhập hàng: biết đang nợ ai, bao nhiêu, đến hạn khi nào
Mỗi lần nhập hàng chưa trả đủ là một khoản nợ riêng gắn với phiếu nhập, kèm số phiếu giao hàng và hạn trả. Trả dần mỗi lần một dòng có chứng từ, đầu tuần xem nợ sắp đến hạn, cuối tháng đối chiếu trong vài phút.
Bán gói combo nhiều buổi cho tiệm nail: gói gồm gì, trừ buổi thế nào cho khỏi cãi
Gói nail chỉ nên gồm dịch vụ gốc lặp lại, phần vẽ, đá, nối móng tính riêng mỗi lần. Nói rõ ba điều khi bán, trừ buổi ngay trên phiếu, tách tiền bán gói với giá trị buổi đã làm.
Báo cáo doanh thu theo ca và theo kỹ thuật viên ở quán massage: đọc để xếp người cho đúng
Đặt báo cáo chốt ca, báo cáo bán hàng theo khu phòng và báo cáo hoa hồng cạnh nhau để biết ca nào thiếu người, ca nào thừa, kỹ thuật viên nào nên đứng ca nào, rồi sửa lịch ca tuần sau.
