Xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền cần những gì? 7 bước đầy đủ

Quán bạn đã thuộc diện bắt buộc, giờ phải làm gì trước, làm gì sau? Bài này là danh sách việc theo đúng thứ tự, kèm giấy tờ cần chuẩn bị và thời gian chờ ở từng bước. Làm sai thứ tự là phải quay lại từ đầu.

Cần đủ bốn thứ

Trước khi đi vào từng bước, đây là bốn thứ mà cuối cùng bạn phải có:

Mã số thuế đang hoạt động (hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp).
Chữ ký số đứng tên chính chủ thể kinh doanh đó.
Phần mềm bán hàng có chức năng phát hành hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, chạy trên thiết bị ở quầy.
Tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử đã được cơ quan thuế chấp nhận.

Thiếu bất kỳ thứ nào trong bốn thứ này là không xuất được hoá đơn hợp lệ.

Bước 1 — Kiểm tra tình trạng mã số thuế

Việc đầu tiên, làm trước tất cả: tra xem mã số thuế của hộ kinh doanh có đang hoạt động bình thường không, và thông tin đăng ký kinh doanh có khớp với thực tế không — tên chủ hộ, địa chỉ, ngành nghề.

Lý do phải làm bước này trước: chữ ký số sẽ được cấp theo đúng thông tin trên đăng ký kinh doanh. Nếu địa chỉ trên giấy phép đã cũ so với địa chỉ quán đang hoạt động, bạn sẽ phát hiện ra vào lúc muộn nhất — lúc tờ khai bị cơ quan thuế trả về.

Giấy tờ cần có sẵn: giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh (hoặc đăng ký doanh nghiệp), CCCD của chủ hộ.

Bước 2 — Mua chữ ký số

Chữ ký số phải đứng tên chính hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp, không dùng chữ ký số cá nhân của người khác, cũng không mượn của quán khác.

Ba dạng phổ biến:

USB token — cắm vào máy ở quầy. Rẻ, phổ biến nhất. Nhược điểm: một token chỉ cắm được một máy tại một thời điểm.
Chữ ký số từ xa — ký bằng điện thoại, không cần cắm gì. Phù hợp khi quán có nhiều điểm bán hoặc chủ quán không thường xuyên ở quầy.
HSM — dành cho đơn vị xuất số lượng lớn, quán nhỏ không cần.

Thời gian: thường cấp trong 1–2 ngày làm việc kể từ khi nộp đủ hồ sơ.

Bước 3 — Chọn phần mềm bán hàng có sẵn hoá đơn điện tử

Đây là bước quyết định việc quán chạy trơn hay vướng về sau, nên đừng làm qua loa.

Câu hỏi phải hỏi cho bằng được: "Phần mềm này phát hành được hoá đơn điện tử KHỞI TẠO TỪ MÁY TÍNH TIỀN chưa, hay chỉ xuất hoá đơn điện tử thông thường?" Hai loại này khác nhau, và quy định đang đòi hỏi loại thứ nhất đối với quán bán trực tiếp cho người tiêu dùng.

Hai lựa chọn về cấu trúc:

Phần mềm bán hàng đã có sẵn hoá đơn điện tử bên trong — một hợp đồng, một đầu mối hỗ trợ, số liệu không bao giờ lệch.
Phần mềm bán hàng nối với dịch vụ hoá đơn của bên thứ ba — hai hợp đồng, và khi số liệu hai bên lệch nhau thì mỗi bên đổ cho bên kia.

Chi tiết về khả năng của từng loại thiết bị có trong bài Máy tính tiền có xuất hoá đơn điện tử không?

Bước 4 — Nộp tờ khai đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử

Đây là bước pháp lý chính thức. Tờ khai được nộp trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và phải ký bằng chữ ký số ở bước 2.

Trong tờ khai bạn phải khai rõ mình đăng ký loại hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền — chọn sai loại là phải làm lại.

Trên thực tế, phần này bên cung cấp phần mềm thường làm giúp, vì họ quen với các trường trên tờ khai. Bạn chỉ cần đưa chữ ký số và thông tin đăng ký kinh doanh.

Thời gian chờ: cơ quan thuế phản hồi chấp nhận hoặc không chấp nhận thường trong khoảng 1 ngày làm việc. Đừng bắt đầu xuất hoá đơn trước khi có thông báo chấp nhận.

Bước 5 — Cấu hình mẫu hoá đơn và ký hiệu

Sau khi được chấp nhận, cần thiết lập trong phần mềm:

Thông tin hiển thị trên hoá đơn: tên hộ kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại.
Ký hiệu hoá đơn — dãy ký tự cho biết loại hoá đơn và năm phát hành. Cách đọc ký hiệu có trong bài Cách nhận biết ký hiệu hoá đơn điện tử.
Thuế suất áp cho từng nhóm hàng. Bước này hay bị làm ẩu và là nguyên nhân phải điều chỉnh hoá đơn sau này.
Máy in và khổ giấy (thường là khổ 58mm hoặc 80mm).

Bước 6 — Xuất thử và kiểm tra trước khi chạy thật

Đừng bỏ bước này. Xuất một hoá đơn thật với giá trị nhỏ, rồi kiểm tra ba điều:

Hoá đơn có mã của cơ quan thuế hay không.
Tra cứu được hoá đơn đó trên Cổng tra cứu hoá đơn của cơ quan thuế hay không — đây là bằng chứng dữ liệu đã thật sự chuyển đi.
Số tiền, thuế suất, tên hàng hoá trên hoá đơn có khớp với đơn hàng trong phần mềm bán hàng không.

Nếu hoá đơn in ra đẹp nhưng tra cứu trên cổng thuế không thấy, nghĩa là dữ liệu chưa chuyển — và đó chính là lỗi bị phạt tới 10–20 triệu đồng đối với tổ chức theo Điều 30 Nghị định 125/2020.

Bước 7 — Hướng dẫn nhân viên đúng một việc

Phần dễ hỏng nhất không nằm ở thủ tục mà nằm ở thói quen ở quầy. Cần dạy nhân viên đúng ba điều:

Xuất hoá đơn ngay khi khách thanh toán, không gom cuối ngày. Lập hoá đơn không đúng thời điểm là một lỗi riêng, có mức phạt riêng.
Xuất kể cả khi khách không lấy. Nghĩa vụ lập hoá đơn không phụ thuộc vào việc khách có đòi hay không.
Sai thì điều chỉnh đúng quy trình, không xoá và làm lại. Hoá đơn đã phát hành và có mã cơ quan thuế thì phải xử lý bằng hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Tổng thời gian và những chỗ hay bị trễ

Nếu giấy tờ đầy đủ, toàn bộ quá trình thường mất 3 đến 5 ngày làm việc. Ba chỗ hay làm trễ:

Thông tin đăng ký kinh doanh không khớp thực tế — phải đi điều chỉnh trước, có thể mất cả tuần.
Mua chữ ký số sai chủ thể (đứng tên cá nhân thay vì hộ kinh doanh) — phải làm lại từ đầu.
Chọn sai loại hoá đơn trong tờ khai — bị trả về, nộp lại.

Ordersys làm giúp phần nào

Trong bảy bước ở trên, phần khiến chủ quán ngại nhất là bước 4 và bước 5 — tờ khai và cấu hình. Chúng tôi làm cùng bạn hai bước đó, không tính phí, kể cả khi bạn chưa quyết định mua.

Phần mềm đã có sẵn hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bên trong, nên bạn không phải ký thêm hợp đồng với bên thứ ba nào và không bao giờ gặp cảnh số liệu hai hệ thống lệch nhau.

Phần mềm quán ăn, cà phê, nhà hàng
Phần mềm bán hàng tạp hoá, cửa hàng bán lẻ
Phần mềm câu lạc bộ bida
Bảng giá và ưu đãi — gói 5 năm tặng 20.000 hoá đơn điện tử, trị giá 2.300.000 đ

Gọi hoặc nhắn Zalo 090 750 1000 để được hướng dẫn theo đúng trường hợp của quán bạn, hoặc đăng ký dùng thử 7 ngày miễn phí.

Đọc thêm

Nguồn

Trình tự trong bài căn cứ Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hoá đơn, chứng từ hiệu lực từ 01/06/2025 và các quy định về đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử; mức xử phạt dẫn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Bài viết tổng hợp tại thời điểm tháng 9/2026, mang tính tham khảo. Thời gian xử lý hồ sơ thực tế phụ thuộc cơ quan thuế quản lý địa bàn — hãy đối chiếu với cán bộ thuế trước khi triển khai.