프로그램을 바꾸려는 당구장 사장님이 가장 걱정하는 것은 두 가지입니다. 음료와 안주 백여 가지를 다시 입력하는 일, 그리고 처음 며칠 바쁜 시간에 직원들이 헷갈려 하는 일입니다. 매장 데이터 대부분은 기존 프로그램에서 내보낸 엑셀 파일로 옮길 수 있습니다. 다만 당구장에는 그대로 복사할 수 없는 부분이 몇 가지 있습니다. 게임 시간 요금은 메뉴 품목이 아니기 때문입니다. 이 글에서는 데이터 종류별로 무엇을 옮기는지, 파일을 옮길 때 자주 틀리는 세 곳, 그리고 하루도 문을 닫지 않도록 전환일을 정하는 방법을 정리했습니다.
옮길 수 있는 데이터와 옮기지 않는 데이터
KiotViet을 포함한 기존 프로그램은 대개 상품, 고객, 거래처 목록을 엑셀로 내보낼 수 있습니다. 매장은 그 파일을 그대로 보내면 되고, 파일이 없으면 Ordersys가 보내 주는 엑셀 양식에 채워 넣으면 됩니다.
| 데이터 | 이전 | 당구장에서 주의할 점 |
|---|---|---|
| 상품, 상품 그룹 | 가능 | 판매가, 원가, 단위, 바코드 포함. 원하면 기존 상품 코드를 그대로 쓸 수 있습니다. |
| 테이블 배치도, 구역 | 가능 | 구역별, 테이블 종류별로 다시 만들어 테이블마다 맞는 시간 요금을 연결합니다. |
| 고객 | 가능 | 단골, 회원의 이름, 전화번호, 생년월일, 주소. |
| 거래처 | 가능 | 맥주, 음료, 음식을 납품하는 곳의 연락처와 사업자 번호. |
| 재고 | 가능 | 전환일에 실제로 센 재고 수량을 기초 재고로 입력합니다. |
| 고객, 거래처 외상 | 가능 | 전환일 기준으로 금액을 확정한 뒤 입력합니다. 외상을 자주 하는 단골은 특히 확인합니다. |
| 영수증별 판매 내역 | 불가 | 조회와 세금 대조용으로 기존 프로그램에서 보관 파일을 내보내 둡니다. |
당구장 파일을 옮길 때 자주 틀리는 세 곳
- 상품 목록에 섞여 있는 "당구 시간" 항목. 많은 매장이 예전에 계산하려고 "게임 시간"을 품목으로 만들어 두었습니다. Ordersys에서는 시간 요금을 테이블 종류와 요금 구간으로 계산하므로 이 항목은 파일에서 빼야 합니다. 그대로 들어가면 계산원 화면에 시간 요금을 매기는 곳이 두 군데가 되어 이중으로 계산하기 쉽습니다.
- 비어 있는 단위 열. 기존 프로그램에서 내보낸 파일은 단위가 비어 있는 경우가 많습니다. 맥주 캔, 생수 병, 과일 접시 모두 단위가 없습니다. 파일을 보내기 전에 채워 두세요. 단위가 틀리면 나중에 입고와 재고 조사가 모두 어긋납니다.
- 마이너스이거나 맞지 않는 재고 수량. 입고를 꾸준히 기록하지 않고 판매만 하면 기존 프로그램의 재고는 마이너스가 되기 쉽습니다. 그 숫자로 입력하지 마세요. 위 표처럼 전환일에 실제 재고를 세어 기초 재고로 입력합니다.
전환일 전에 테이블, 시간 요금, 조명을 다시 설정하기
이 부분은 어떤 엑셀 파일에도 없으므로 매장 설치 때 기술 담당자와 함께 합니다.
- 구역과 테이블 종류. 포켓 테이블, 3쿠션 테이블, 캐롬 테이블, VIP 룸을 각각 다른 종류로 나눠 종류마다 요금을 따로 둡니다. 여러 테이블 종류를 설정하는 방법은 여러 종류의 당구 테이블 시간 계산 글을 참고하세요.
- 요금 구간. 지금 쓰는 시간 요금표를 적어 둡니다. 평일, 주말, 피크 시간대. Ordersys에 다시 설정한 뒤 실제 게임 몇 건을 계산해 보고 기존 방식과 같은 금액이 나오는지 확인합니다.
- 테이블 조명. 조명 자동 켜기/끄기 장치를 쓰는 매장은 테이블마다 조명 그룹을 설정합니다. 테이블을 열면 불이 켜지고, 테이블을 정산하면 꺼집니다.
- 프린터와 테이블 QR 코드. 기술 담당자가 영수증 프린터와 바 프린터를 연결하고, 매장에서 쓰는 경우 테이블마다 주문용 QR 코드를 인쇄합니다.
전환일 정하기와 병행 운영
전환일은 기존 프로그램 만료일보다 최소 2주 앞서, 손님이 적은 날로 잡고, 보고서가 둘로 나뉘지 않도록 월초가 가장 좋습니다. 전환일부터는 Ordersys로 판매하고, 기존 프로그램은 대조용으로 며칠 더 남겨 둡니다. 매일 밤 교대 마감 때 세 가지를 비교합니다. 몇몇 테이블의 시간 요금을 기존 계산 방식과, 음료와 안주 판매량을 실제로 센 재고와, 그리고 단골 고객의 외상입니다. 며칠 연속으로 맞으면 기존 프로그램을 끕니다. 자세한 대조 방법은 두 프로그램을 얼마나 병행해야 하는지와 당구장 야간 교대 마감 글을 참고하세요.
전환일 전에 직원들이 실제 기기로 연습해 두는 것이 좋습니다. 테이블 열기, 테이블 이동, 음료 추가, 중간 계산, 결제. 이 동작이 손에 익으면 바쁜 시간에도 헷갈리지 않습니다.
당구장이 프로그램을 바꿀 때 Ordersys가 돕는 일
Ordersys 당구장 관리 프로그램은 기존 프로그램에서 내보낸 파일을 받아, 데이터 입력 담당자가 상품, 고객, 거래처를 옮긴 뒤 매장에 확인을 요청합니다. 기술 담당자가 매장을 방문해 테이블 배치도와 시간 요금을 설정하고, 프린터와 장비를 연결하고, 전환일 전에 직원 교육을 합니다. Ordersys는 도입비를 받지 않으며, 전체 절차는 Ordersys로 전환하기 페이지에 있습니다. 지금 쓰는 프로그램과 병행해 7일간 무료로 써 보거나, Zalo로 메시지를 보내거나 090 750 1000으로 전화해 상담받을 수 있습니다. 어떤 파일을 먼저 준비해야 하는지는 새 프로그램으로 데이터를 옮길 때 준비할 것 글을 참고하세요.
Ordersys는 테이블별 시간을 자동으로 계산하고 조명을 켜고 끄며, 테이블 주문과 교대별 매출 보고를 제공합니다.
다른 소식
스파 관리 프로그램 가격과 투자 가치: 가격 기준과 숨은 비용 추정법
스파 관리 프로그램은 보통 규모에 따라 견적을 냅니다. 가격 기준(지점 수, 관리사 수, 판매 방식, 장비, 계약 기간), 스파 요금제에 들어 있어야 할 기능, 장부와 엑셀로 관리할 때의 숨은 비용 다섯 가지, 7일 무료 체험으로 투자 가치를 확인하는 방법.
인사 관리 프로그램 가격은? 가격 기준, 요금제 구성, 수기 급여 계산의 숨은 비용
인사 프로그램 견적은 인원당, 매장당 기준이 달라 비교하기 어렵습니다. 견적서 읽는 법: 가격 기준, 요금제에 들어 있어야 할 출퇴근·근무표·급여·수수료 기능, 요금제 밖의 비용(설정비, 장비, 지점), 장부나 엑셀로 출퇴근을 관리할 때의 숨은 비용 네 가지.
매장 포인트 적립 사은품 교환 프로그램: 사은품 고르기, 카운터 안내, 참여 측정
포인트는 쌓이는데 교환하는 손님이 적다면 대개 사은품 쪽이 문제입니다. 사은품 네 가지와 매장이 실제로 쓰는 돈, 메뉴 품목과 두세 단계로 시작해야 하는 이유, 계산원이 손으로 계산하지 않도록 프로그램에 설정하는 법, 카운터에서 안내할 세 순간, 손님이 실제로 참여하는지 보여 주는 세 숫자를 정리했습니다.
노래방 룸 배치도 보기: 빈 방, 사용 중인 방, 피크 시간 손님 배정법
노래방 룸 배치도는 어느 방이 비었는지, 사용 중인지, 예약됐는지 세 가지 질문에 답해야 합니다. 실제 매장처럼 방 이름과 구역을 정하는 법, 예약된 방과 겹치지 않게 피크 시간에 손님을 배정하는 네 단계, 시스템 배치도와 실제 방이 자주 어긋나는 두 곳을 정리했습니다.
매장을 위한 고객 생애 가치(CLV) 계산법: 단골 한 명은 얼마의 가치가 있을까
CLV는 손님 한 명이 매장에 계속 오는 기간 동안 가져다주는 금액입니다. 음식점·카페·스파에 충분한 네 숫자 계산식과 각 숫자를 가져오는 곳, 가정한 숫자로 계산해 보기, CLV로 신규 손님 유치 비용 상한과 단골 혜택 크기, 챙길 손님 그룹을 정하는 법, 흔한 실수 세 가지를 정리했습니다.
손님이 QR로 주문 내역을 확인하고 추가 주문하기: "우리 음식 언제 나와요?" 질문 줄이기
손님이 주문한 QR 페이지에는 테이블 주문 내역도 함께 있습니다. 메뉴 목록, 메뉴별 상태, 임시 합계, 결제 여부. 주방 설정에 따라 상태가 어떻게 보이는지, 같은 페이지에서 추가 주문과 직원 호출, 손님이 실제로 쓰게 하는 세 가지를 정리했습니다.
노래방 방 이동 시 이용 시간과 주문 음료 그대로 옮기기: 다툼 없는 요금 계산법
손님이 중간에 방을 바꾸자고 할 때 노래방은 한 시간 요금을 빠뜨리거나 맥주 박스를 두 번 계산하기 쉽습니다. 방을 바꾸는 네 가지 이유와 이유별 계산법, 안내하기 전에 요금을 알리는 말, 돈이 새지 않게 방을 옮기는 다섯 단계, 싸게 계산하려는 방 이동을 막는 방법을 정리했습니다.
소매점 손님을 위한 포인트 적립과 회원 등급: 이익을 잃지 않게 만드는 방법
포인트 적립과 회원 등급은 서로 다른 두 가지입니다. 손님마다 등급을 정하는 총 포인트와 사용할 수 있는 남은 포인트가 있고, 포인트를 써도 등급은 내려가지 않습니다. 소매점이 음식점과 다르게 계산해야 할 세 가지, 예시 등급표가 있는 네 단계 설정, 계산대 운영 방법을 담았습니다.
식당·카페의 Zalo 판매 후 고객 관리: 다섯 가지 상황과 상황별 예문
메시지를 많이 보낼 필요 없이 맞는 상황에만 보내면 됩니다. 첫 방문 후, 파티 후, 단골 발길이 끊겼을 때, 생일 전, 불만 사항을 고친 후. 상황마다 누구에게 언제 보낼지와 가게 말투에 맞게 고칠 예문, 하루 15분 운영 방법까지 담았습니다.
