Chủ quán bida muốn đổi phần mềm thường ngại hai việc: phải gõ lại cả trăm món nước, đồ ăn, và mấy ngày đầu nhân viên rối tay giữa giờ đông. Phần lớn dữ liệu của quán mang sang được bằng file Excel xuất từ phần mềm cũ. Riêng quán bida có vài chỗ không chép nguyên được, vì tiền giờ chơi không phải là một món trong menu. Bài này đi qua từng loại dữ liệu, ba chỗ hay sai khi chuyển file, và cách chọn ngày cắt để quán không phải đóng cửa ngày nào.
Dữ liệu nào mang sang được, cái nào không
Phần mềm cũ, kể cả KiotViet, thường cho xuất danh sách hàng hoá, khách hàng, nhà cung cấp ra Excel. Quán gửi nguyên các file đó; chưa có file thì điền theo mẫu Excel mà Ordersys gửi.
| Dữ liệu | Mang sang | Lưu ý ở quán bida |
|---|---|---|
| Hàng hoá, nhóm hàng | Có | Kèm giá bán, giá vốn, đơn vị tính, mã vạch. Giữ được mã hàng cũ nếu quán muốn. |
| Sơ đồ bàn, khu vực | Có | Dựng lại theo khu và theo loại bàn để gắn đúng giá giờ. |
| Khách hàng | Có | Tên, số điện thoại, ngày sinh, địa chỉ của khách quen, hội viên. |
| Nhà cung cấp | Có | Thông tin liên hệ, mã số thuế của chỗ giao bia, nước, đồ ăn. |
| Tồn kho | Có | Nhập làm tồn đầu kỳ theo số kiểm kho thật tại ngày cắt. |
| Công nợ khách, nhà cung cấp | Có | Chốt số tại ngày cắt rồi mới nhập, nhất là khách quen hay ghi sổ. |
| Lịch sử từng hoá đơn | Không | Xuất file lưu trữ từ phần mềm cũ để tra cứu và đối chiếu thuế. |
Ba chỗ hay sai khi chuyển file của quán bida
- Dòng "giờ bida" nằm lẫn trong danh sách hàng. Nhiều quán từng tạo "giờ chơi" như một món để bấm tính tiền. Trên Ordersys, tiền giờ do loại bàn và khung giá tính ra, nên các dòng này phải bỏ khỏi file. Nhập vào thì thu ngân sẽ thấy hai chỗ tính giờ và dễ cộng trùng.
- Cột đơn vị tính bỏ trống. File xuất từ phần mềm cũ hay để trống đơn vị: lon bia, chai nước, đĩa trái cây đều không ghi. Nên điền trước khi gửi file, vì đơn vị sai thì nhập kho và kiểm kho sau này đều lệch.
- Số tồn trong file bị âm hoặc không khớp. Quán bán mà không nhập kho đều đặn thì số tồn trên phần mềm cũ thường âm. Đừng nhập theo số đó. Đếm kho thật vào ngày cắt rồi nhập làm tồn đầu kỳ, như bảng trên.
Dựng lại bàn, giá giờ và đèn trước ngày cắt
Phần này không có trong file Excel nào, nên làm cùng kỹ thuật khi cài đặt tại quán:
- Khu vực và loại bàn. Bàn lỗ, bàn băng, bàn carom, phòng VIP tách thành loại riêng để mỗi loại có giá riêng. Cách đặt nhiều loại bàn xem bài tính giờ nhiều loại bàn bida.
- Khung giá. Ghi lại bảng giá giờ đang áp dụng: ngày thường, cuối tuần, khung giờ vàng. Đặt lại trên Ordersys rồi tính thử vài phiên chơi thật xem có ra đúng số như cách tính cũ không.
- Đèn bàn. Quán dùng bộ bật/tắt đèn tự động thì cấu hình nhóm đèn theo từng bàn: mở bàn thì đèn sáng, chốt bàn thì đèn tắt.
- Máy in và mã QR bàn. Kỹ thuật kết nối máy in hoá đơn, máy in quầy bar, và in mã QR gọi món đặt ở từng bàn nếu quán dùng.
Chọn ngày cắt và chạy song song
Ngày cắt nên sớm hơn ngày phần mềm cũ hết hạn ít nhất hai tuần, chọn hôm vắng khách, tốt nhất là đầu tháng để báo cáo không bị chia đôi. Từ ngày cắt, quán bán trên Ordersys, còn phần mềm cũ giữ lại vài ngày để đối chiếu. Mỗi tối, khi chốt ca, so ba thứ: tiền giờ của vài bàn với cách tính cũ, số bán nước và đồ ăn với số kho đếm được, và công nợ của khách quen. Khớp liền vài ngày là dừng phần mềm cũ. Cách đối chiếu chi tiết xem bài chạy song song hai phần mềm bao lâu và chốt ca đêm quán bida.
Trước ngày cắt, nhân viên nên được tập trên máy thật: mở bàn, chuyển bàn, thêm nước, tạm tính, thanh toán. Mấy thao tác này quen tay rồi thì giờ đông không còn rối.
Ordersys giúp gì khi quán bida đổi phần mềm
Phần mềm quản lý bida Ordersys nhận file xuất từ phần mềm cũ, nhân viên nhập liệu chuyển hàng hoá, khách hàng, nhà cung cấp sang rồi gửi quán kiểm tra. Kỹ thuật xuống quán dựng sơ đồ bàn, giá giờ, nối máy in, thiết bị và đào tạo nhân viên trước ngày cắt. Ordersys không thu phí triển khai; quy trình đầy đủ ở trang chuyển sang Ordersys. Quán có thể dùng thử miễn phí 7 ngày song song với phần mềm đang dùng, hoặc nhắn Zalo, gọi 090 750 1000 để được tư vấn. Muốn biết nên chuẩn bị file gì trước, xem thêm bài chuyển dữ liệu sang phần mềm mới cần chuẩn bị gì.
Ordersys tính giờ từng bàn tự động, bật tắt đèn theo giờ chơi, gọi nước tại bàn và báo cáo doanh thu từng ca.
Các tin tức khác
Phần mềm quản lý spa giá bao nhiêu, có đáng đầu tư: giá tính theo gì và cách tự ước chi phí ẩn
Phần mềm quản lý spa thường báo giá theo quy mô. Giá tính theo gì (số cơ sở, số kỹ thuật viên, cách bán, thiết bị, thời hạn), một gói cho spa nên gồm gì, năm khoản tiền ẩn khi quản lý bằng sổ và Excel, và cách tự kiểm có đáng đầu tư trong 7 ngày dùng thử.
Phần mềm quản lý nhân sự giá bao nhiêu? Giá tính theo gì, gói gồm gì và chi phí ẩn khi tính lương tay
Báo giá phần mềm nhân sự khó so vì chỗ tính theo đầu người, chỗ theo cửa hàng. Cách đọc báo giá: giá tính theo gì, một gói nên gồm chấm công, xếp ca, tính lương, hoa hồng ra sao, chi phí nằm ngoài gói (khởi tạo, thiết bị, chi nhánh) và bốn khoản tiền ẩn khi vẫn chấm công bằng sổ, Excel.
Chương trình tích điểm đổi quà cho khách của quán: chọn quà, giới thiệu ở quầy và đo khách tham gia
Tích điểm chạy mà ít khách đổi quà thường hỏng ở phần đổi quà. Bốn loại quà và quán thật sự tốn bao nhiêu, vì sao nên bắt đầu bằng món trong menu và chỉ hai ba mốc, cài quà vào phần mềm để thu ngân khỏi tính tay, ba lúc nên nhắc ở quầy và ba con số đo khách có tham gia thật không.
Xem sơ đồ phòng karaoke: phòng trống, phòng đang hát và cách xếp khách giờ cao điểm
Sơ đồ phòng karaoke cần trả lời ba câu hỏi: phòng nào trống, phòng nào đang hát, phòng nào đã đặt. Cách đặt tên và chia khu cho giống quán thật, bốn bước đọc sơ đồ để xếp khách giờ cao điểm mà không đụng phòng đã đặt, và hai chỗ sơ đồ trên máy hay lệch với phòng thật.
Tính giá trị vòng đời khách hàng (CLV) cho quán: một khách quen đáng bao nhiêu tiền
CLV là số tiền một khách mang lại trong suốt thời gian còn quay lại quán. Công thức bốn số đủ dùng cho quán ăn, cà phê, spa và lấy từng số ở đâu, ví dụ tính với số giả định, dùng CLV để đặt trần chi phí kéo khách mới, mức ưu đãi giữ khách quen, chọn nhóm khách đáng chăm, và ba lỗi hay gặp.
Khách tự xem đơn đã gọi và gọi thêm qua QR: bớt câu hỏi "món bàn em đâu rồi"
Cùng trang QR khách vừa gọi món có luôn đơn của bàn: danh sách món, trạng thái từng món, tạm tính, đã thanh toán chưa. Trạng thái hiện ra sao theo cách quán cài bếp, gọi thêm và gọi phục vụ từ cùng trang, và ba việc để khách thật sự dùng.
Chuyển phòng karaoke giữ nguyên giờ hát và đồ uống đã gọi: tính giá thế nào cho khỏi cãi
Khách xin đổi phòng giữa chừng là lúc quán karaoke hay sót một giờ hát hoặc tính két bia hai lần. Bốn lý do đổi phòng và cách tính giá cho từng lý do, câu báo giá trước khi dẫn khách sang, năm bước chuyển phòng không sót tiền và cách chặn chuyển phòng để tính rẻ.
Tích điểm và hạng thành viên cho khách cửa hàng bán lẻ: dựng thế nào để không ăn hết lãi
Tích điểm và hạng thành viên là hai việc khác nhau: mỗi khách có tổng điểm để xét hạng và điểm còn lại để đổi, đổi điểm không bị tụt hạng. Ba chỗ cửa hàng bán lẻ phải tính khác quán ăn, bốn bước dựng chương trình kèm bảng hạng mẫu, và cách nó chạy ở quầy thu ngân.
Chăm sóc khách sau bán qua Zalo cho quán ăn, cafe: năm dịp nhắn và câu mẫu cho từng dịp
Không cần nhắn nhiều, chỉ cần đúng dịp: sau lần ghé đầu, sau bữa tiệc, khi khách quen vắng, trước sinh nhật và sau khi sửa góp ý. Mỗi dịp có gửi cho ai, lúc nào và một câu mẫu để sửa theo giọng quán, kèm cách giao việc mười lăm phút mỗi ngày.
