Khách trả tiền bằng chuyển khoản giờ đã nhiều hơn tiền mặt ở phần lớn cửa hàng. Cách làm quen thuộc — dán một mã QR tĩnh ở quầy, khách tự gõ số tiền, đưa màn hình "chuyển thành công" cho nhân viên xem — có ba lỗ hổng: gõ sai số tiền, ảnh chuyển khoản giả, và cuối ngày không đối soát được. VietQR theo từng hoá đơn bịt được cả ba.
QR tĩnh và QR theo hoá đơn khác nhau thế nào
| QR tĩnh dán ở quầy | VietQR tạo theo từng hoá đơn | |
|---|---|---|
| Số tiền | Khách tự gõ, có thể gõ sai | Có sẵn trong mã, khách chỉ bấm xác nhận |
| Nội dung chuyển khoản | Khách tự ghi hoặc để trống | Có sẵn mã hoá đơn |
| Biết tiền đã về | Nhìn ảnh khách đưa, hoặc mở app ngân hàng kiểm | Khi đã kết nối tài khoản nhận tiền, hoá đơn tự chuyển sang "đã thanh toán" |
| Cuối ngày | Cộng tay từng giao dịch trong sao kê | Báo cáo ca tách sẵn tiền mặt và chuyển khoản |
Ảnh chuyển khoản giả: vì sao vẫn lọt
Ảnh "chuyển khoản thành công" làm giả được trong vài phút, và giờ cao điểm nhân viên không có thời gian mở app ngân hàng kiểm từng giao dịch. Chủ chỉ phát hiện khi đối soát cuối ngày, lúc khách đã đi. Cách chặn chắc chắn duy nhất là chỉ coi là đã trả khi tiền thật sự vào tài khoản — không dựa vào ảnh khách đưa.
Quy trình ở quầy nên như thế này
- Nhân viên quét hàng, bấm thanh toán chuyển khoản.
- Mã VietQR hiện trên màn hình phía khách hoặc in trên phiếu tạm tính, đã có số tiền và mã hoá đơn.
- Khách quét bằng app ngân hàng bất kỳ, bấm xác nhận.
- Tiền vào tài khoản cửa hàng → hoá đơn chuyển sang đã thanh toán → in bill, giao hàng.
Nhân viên không phải hỏi "chị chuyển chưa", cũng không phải nhìn ảnh.
Đối soát cuối ca
- Tổng chuyển khoản trên phần mềm phải khớp với tiền vào tài khoản trong ca.
- Hoá đơn chuyển khoản nào chưa có tiền về thì nằm riêng một danh sách để kiểm — không lẫn vào đã thanh toán.
- Tiền mặt đếm riêng, so với phần tiền mặt trên báo cáo ca. Xem thêm dấu hiệu nhân viên gian lận.
Thẻ Visa, Master thì sao
Khách quẹt thẻ qua máy POS ngân hàng; phần mềm ghi hình thức thanh toán là thẻ để báo cáo ca tách riêng. Xem máy cà thẻ cầm tay cho cửa hàng.
Ordersys làm phần nào
Phần mềm bán lẻ Ordersys thanh toán Napas VietQR, Visa, Master ngay ở màn hình bán hàng; mã VietQR tạo theo đúng số tiền từng hoá đơn, báo cáo ca tách tiền mặt, chuyển khoản, thẻ. Xem phần mềm quản lý bán lẻ Ordersys — dùng thử miễn phí 7 ngày.
Bán hàng bằng mã vạch, quản lý tồn kho nhiều đơn vị tính, công nợ và báo cáo lãi lỗ mỗi ngày.
Các tin tức khác
Quán bida kết hợp cà phê: quản lý chung hai nguồn thu
Cà phê sáng và bida tối là hai nhịp khác nhau trên cùng một mặt bằng: tách báo cáo theo khung giờ, quy ước cho khách chỉ uống không chơi, một nhóm nhân viên chạy cả hai mảng và giá theo khung giờ để kéo khách chéo.
QR gọi món có phải tải app không? Giải đáp đúng chỗ khách lo
Khách quét mã là vào trang web ngay, không cài đặt, không đăng ký. Bảng so sánh trang web QR và app tải về, vì sao vẫn cần mạng, và câu nhân viên nên nói để khách chịu quét.
Khách gọi sai món qua QR: xác nhận và huỷ thế nào cho không thất thoát
Công tắc xác nhận đơn QR (chờ duyệt hay xuống bếp ngay), huỷ món sau khi bếp đã nhận, bếp báo hết món, và bốn câu quán phải trả lời trước khi dán mã.
Bán hàng theo cân: nối cân điện tử với phần mềm thế nào
Ba cách bán hàng cân và cách nào nhanh nhất, hai kiểu nối cân (cân tại quầy và cân in tem mã vạch ở khu hàng), bốn thứ phải chuẩn bị trước khi nối, và cách quản kho hàng cân theo ký.
Cửa hàng tạp hoá bán sỉ lẫn lẻ: quản lý công nợ và giá theo khách
Khách lẻ và mối lấy sỉ khác nhau ở đâu, cách khai một mã hàng nhiều đơn vị tính để bán thùng vẫn trừ đúng kho, chốt giá theo nhóm thay vì nhớ từng người, và ba việc phải làm với công nợ.
Cửa hàng điện thoại, phụ kiện: quản lý IMEI và bảo hành
Một cửa hàng điện thoại bán hai loại hàng rất khác nhau trên cùng một quầy: máy thì mỗi chiếc một IMEI, phụ kiện thì hàng trăm mã nhỏ. Bài này bàn cách tách hai loại đó: khi nào bật quản lý theo IMEI, bốn chặng phải quét IMEI, phần bảo hành phần mềm làm được tới đâu, và cách quản giá sỉ cùng công nợ khách lấy buôn.
Cửa hàng giày dép: quản lý size, mẫu và đổi trả
Bán giày dép phải xử lý đổi trả nhiều hơn hẳn các ngành bán lẻ khác, và đó mới là chỗ làm tồn kho lệch. Bài này bàn phần đó: năm câu cần chốt trong chính sách đổi trả, vì sao đổi cỡ phải làm phiếu trên máy chứ không xử lý miệng, hàng đổi về xếp vào đâu thì còn bán được, và bốn con số bị đổi trả làm sai nếu bỏ qua.
Salon tóc cao cấp: quản lý đặt lịch theo stylist và dịch vụ dài
Ở salon cao cấp, khách đặt lịch với một người cụ thể chứ không đặt với salon. Bài này bàn phần phát sinh thêm vì chuyện đó: xử lý khi stylist khách muốn đã kín lịch, tách bảng giá theo bậc tay nghề thay vì để thu ngân nhẩm, siết nhóm lịch dài ba bốn tiếng, và giữ khách quen bằng hồ sơ của salon chứ không bằng trí nhớ của thợ.
Spa chăm sóc mẹ bầu, sau sinh: quản lý liệu trình dài ngày
Nhóm khách này khác khách thường ở chỗ liệu trình gắn với mốc thời gian không dời được: ô chống chỉ định phải hiện nổi bật trong hồ sơ, nên giữ đúng một kỹ thuật viên cho cả liệu trình, và vì khách dời buổi nhiều nên phải đặt buổi kế tiếp ngay tại quầy, nhắc hẹn và theo dõi buổi còn lại.
