Chị Lan uống cà phê ở quán gần hai năm. Trong danh sách khách của quán, chị có ba hồ sơ: "Chị Lan" lưu lần đầu, "Lan" do một bạn thu ngân gõ sai một số, và một hồ sơ nữa từ lần chị đặt bàn bằng số của chồng. Điểm tích luỹ chia ra ba nơi nên chị chưa bao giờ lên hạng. Báo cáo thì đếm chị như ba khách, trong đó hai khách "mới" chỉ tới một lần rồi thôi. Khách trùng không làm quán mất tiền ngay, nhưng làm sai mọi con số mà quán dùng để quyết định chăm ai.
Vì sao danh sách khách sinh ra trùng
Hồ sơ trùng gần như không bao giờ do khách, mà do cách quán ghi. Năm nguồn hay gặp nhất:
| Nguyên nhân | Ví dụ | Cách chặn |
|---|---|---|
| Gõ sai số điện thoại | Đảo hai số khi khách đọc nhanh lúc đông | Đọc lại ba số cuối cho khách nghe |
| Khách có hai số hoặc đổi số | Một số công việc, một số cá nhân | Hỏi "chị hay tích điểm bằng số nào?" |
| Người khác đặt hộ | Chồng đặt bàn, con đặt lịch cho mẹ | Ghi chú tên người dùng thật trên lịch đặt |
| Lưu khách chỉ có tên | "Anh Tuấn bàn 5", không có số | Không tạo hồ sơ khi chưa có số điện thoại |
| Nhập lại danh sách cũ từ Excel | Sổ khách cũ có cả khách đã lưu trên máy | Đọc kỹ các dòng bị báo trùng trước khi nhập |
Dấu hiệu nhận ra khách đang bị trùng
- Hai hồ sơ tên gần giống nhau, số chỉ lệch một hai chữ. Đây là dạng gõ sai, dễ tìm nhất khi sắp danh sách theo tên.
- Khách hỏi "sao điểm của chị ít vậy". Thường là điểm đang nằm ở hồ sơ kia.
- Báo cáo khách mới tăng mà quầy không thấy mặt lạ. Một phần "khách mới" là khách quen bị tạo thêm hồ sơ.
- Khách đến đều mà mãi không lên hạng thành viên. Chi tiêu bị chia ra nhiều hồ sơ nên không hồ sơ nào đủ mức.
Gộp thế nào cho khỏi mất lịch sử
Xoá hồ sơ thừa là cách nhanh nhất và cũng tệ nhất: lịch sử mua và điểm của hồ sơ đó mất theo. Việc cần làm là gộp. Trên CRM của Ordersys, khi gộp hai hồ sơ của cùng một khách, lịch sử mua và điểm tích luỹ dồn về hồ sơ được giữ lại. Trước khi bấm, làm ba bước:
- Chọn hồ sơ giữ lại. Giữ hồ sơ mang số điện thoại khách đang dùng, vì đó là số khách sẽ đọc ở lần tới.
- Hỏi khách một câu. Lần sau khách ghé, hỏi "số này với số kia đều là của chị phải không?". Một câu xác nhận tránh được việc gộp nhầm hai người khác nhau.
- Cẩn thận với số dùng chung. Vợ chồng hay hai chị em đôi khi dùng chung một số. Đó là hai khách thật với khẩu vị khác nhau, đừng gộp chỉ vì trùng số.
Không cần làm một lần cho xong cả danh sách. Mỗi tuần giao một người dò khoảng mười phút, bắt đầu từ nhóm khách chi tiêu nhiều, vì sai ở nhóm này làm lệch báo cáo nhiều nhất.
Phòng trùng ngay từ quầy
Gộp là việc chữa, còn số điện thoại mới là thứ chặn trùng từ đầu. Ordersys có sẵn hai chỗ chặn trùng theo số điện thoại: khi nhập khách từ tệp, dòng có số đã tồn tại trong hệ thống bị báo ra; khi đặt bàn bằng một số đã thuộc khách khác, phần mềm cũng báo số đó đã được dùng. Phần còn lại là thói quen ở quầy:
- Hỏi số điện thoại trước, tìm khách bằng số, chưa thấy mới tạo hồ sơ mới.
- Không lưu khách chỉ có tên. Không có số thì cứ bán bình thường, chưa cần tạo hồ sơ.
- Khi khách báo đổi số, sửa số trên hồ sơ cũ thay vì tạo hồ sơ mới.
Một danh sách khách sạch không cần to, chỉ cần mỗi người là một dòng. Khi đó con số khách quay lại, khách lâu chưa tới hay khách VIP mới phản ánh đúng quán. Hồ sơ khách gom lịch sử mua từ cửa hàng, web và mạng xã hội về một mối, cùng tích điểm và phân nhóm khách, nằm trong phần mềm CRM của Ordersys. Quán có thể dùng thử miễn phí 7 ngày.
Đọc thêm: Xin số điện thoại khách lúc thanh toán · Phân nhóm khách VIP để tặng ưu đãi đúng người.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Quản lý tip nhân viên phục vụ phòng karaoke: ghi nhận và chia minh bạch
Khách karaoke tip bằng tiền mặt, cộng vào hoá đơn hoặc chuyển khoản dư. Hai cách sau đi qua quỹ của quán, không ghi lại là sinh nghi. Ba dạng tip và tiền nằm ở đâu, tip riêng hay bỏ chung, ghi tip lúc thanh toán, và trả tip cuối ca thế nào cho minh bạch.
Đặt cọc giữ lịch tiệm nail dịp cao điểm: xin cọc ai, nói gì, cọc đi đâu
Mùa cao điểm, mỗi lịch khách bỏ là mất trọn khung giờ đẹp của thợ giỏi nhất. Lịch nào nên xin cọc, lịch nào không cần, ba điều phải nói lúc nhận cọc, cọc gắn với thợ nào, và khoản cọc đi qua phần mềm ra sao để cuối ngày quỹ vẫn khớp.
Thực đơn điện tử QR: đổi giá và tạm ẩn món hết mà không phải in lại
Thực đơn QR đổi được ngay mà không phải in lại, nhưng phải dùng đúng công tắc. Ba cách để khách không gọi được một món qua QR, đổi giá thì món đã gọi có đổi theo không, nút Hết món ở bếp thực ra làm gì, và quy trình ba bước cho giờ đông.
Theo dõi trạng thái lịch hẹn spa: khách đã đến, trễ giờ hay đã huỷ
Khó nhất của lịch hẹn spa không phải là ghi xuống, mà là biết mỗi lịch đang ở tình trạng nào ngay lúc này. Sáu trạng thái và việc lễ tân cần làm ở từng trạng thái, cách xử lý khách không tới, huỷ và hoàn tác lịch mà tiền cọc vẫn khớp sổ quỹ.
Chuyển bàn bida: giữ giờ đã chơi và đồ đã gọi, tính đúng giá từng bàn
Khách đổi bàn giữa chừng là chuyện thường ở quán bida. Bấm Chuyển bàn thì giờ đã chơi được chốt theo giá bàn cũ, giờ tiếp theo tính theo giá bàn mới, đồ đã gọi đi theo hoá đơn. Bài này nói rõ hoá đơn hiện ra thế nào, khi nào không chuyển được và chủ quán xem lại ở đâu.
Phần mềm quản lý nhà thuốc, tạp hoá: mã vạch, hạn dùng, bán nhanh
Nhà thuốc và tạp hoá vất vả giống nhau: hàng rất nhiều, giá trị nhỏ, khách đứng đợi, và hàng có hạn dùng. Quét mã bán nhanh, lô và hạn dùng đi theo hàng từ lúc nhập, quy đổi thùng ra hộp, định mức tồn — và một điểm riêng của nhà thuốc cần hỏi rõ trước khi chọn phần mềm.
Tính lương part-time theo giờ cho quán ăn, quán cà phê
Part-time ca bốn năm tiếng, lịch đổi theo tuần thì lương tháng không áp được. Bốn thứ cần khai đúng — ca, chấm công, đơn giá giờ, kỳ chốt — và vì sao giờ công phải lấy từ chấm công chứ không lấy từ lịch ca.
Quán massage xếp phòng, giường và kỹ thuật viên không trùng giờ
Hai khách cùng một giường là lỗi làm mất khách êm ru. Ba nguồn gây trùng ở quán massage, cách phần mềm chặn trùng theo giường bằng giờ bắt đầu cộng thời lượng và khoảng đệm hai phía, phần nào máy canh — phần nào người vẫn phải canh, và bốn quy ước nên chốt trước khi bật.
Phần mềm quản lý tiệm bánh: công thức chế biến, hạn dùng và bánh đặt theo ngày lấy
Tiệm bánh là một cái xưởng nhỏ dính với một cửa hàng, nên phần mềm chỉ biết bán thì chủ tiệm vẫn không biết một mẻ hết bao nhiêu bột. Khai bánh thành hàng hoá chế biến có công thức, cốt và kem thành bán thành phẩm, nhập nguyên liệu theo lô kèm hạn dùng, dán tem mã vạch bán quầy, và gom đơn bánh đặt theo ngày lấy về một chỗ.
