Nhiều quán mua máy chấm công vân tay vì chán cảnh nhân viên quét hộ nhau. Máy lắp xong, chuyện chấm hộ đúng là bớt hẳn, vì ngón tay không gửi nhờ người khác được. Nhưng cuối tháng chủ quán vẫn ngồi cả buổi tối: cắm USB rút dữ liệu, mở file Excel, dò từng người xem hôm nào đi trễ, hôm nào làm thêm, rồi gõ lại vào bảng lương. Máy chỉ ghi được giờ quẹt. Muốn giờ quẹt thành bảng công và bảng lương thì máy phải nối với phần mềm nhân sự.
Máy vân tay làm được gì, phần nào cần phần mềm
| Việc cần làm | Máy vân tay đứng riêng | Máy nối với phần mềm |
|---|---|---|
| Chặn chấm công hộ | Làm được: phải có đúng ngón tay của người đó | Giữ nguyên ưu điểm này |
| Biết ai đi trễ, về sớm | Chỉ có giờ quẹt, chưa biết người đó làm ca mấy giờ | Giờ quẹt được đối chiếu với ca đã xếp |
| Ca gãy, làm nửa ngày | Một ngày nhiều lần quẹt, tự ghép bằng tay | Ghi nhận theo ca, kể cả ca gãy và nửa ngày |
| Quên quẹt, máy không nhận | Sửa trong file, không ai biết ai đã sửa | Sửa dòng nào thì lưu người sửa và lúc sửa |
| Ra lương | Chép số sang bảng lương, dễ sót | Công tổng hợp sẵn, tính lương theo giờ, ca hoặc tháng |
Từ lần quẹt tay đến phiếu lương
Khi máy đã nối với Ordersys HRM, mỗi tháng lặp lại bốn bước:
- Vào ca. Nhân viên đặt ngón tay lên máy, giờ vào được ghi cho đúng người. Hệ thống đối chiếu với ca đã xếp, biết ngay ai đúng giờ, ai trễ, ca nào đang thiếu người.
- Trong ca. Đổi ca cho nhau, xin về sớm, ở lại tăng ca được ghi kèm người duyệt ngay lúc đó, không dồn tới cuối tháng mới nhớ lại.
- Chốt công. Cuối kỳ bảng công đã lên sẵn từ dữ liệu chấm cả tháng. Quản lý chỉ xem những dòng bất thường rồi duyệt, không phải cộng lại từ đầu.
- Trả lương. Phần mềm tự tổng hợp công, cộng làm thêm giờ, trừ đi muộn về sớm, thêm phụ cấp. Phiếu lương mỗi người tách rõ từng khoản, nhân viên nhìn là hiểu con số ra từ đâu.
Năm việc nên làm trước khi mua máy
- Hỏi bên phần mềm trước, mua máy sau. Báo dòng máy định mua để kiểm xem có nối được không. Mua về rồi mới hỏi thì dễ phải dùng song song hai hệ thống.
- Mỗi người một mã, khớp với hồ sơ nhân viên. Mã trên máy và mã trong phần mềm phải là một. Người nghỉ việc thì xoá vân tay trên máy ngay trong ngày cuối cùng đi làm.
- Đăng ký hai ngón cho mỗi người. Ngón tay ướt, dính dầu mỡ hay trầy xước thì máy dễ báo không nhận. Nhân viên bếp nên quẹt trước khi rửa tay và vào khu nấu.
- Đặt máy ở lối nhân viên ra vào, không đặt ở quầy thu ngân. Nhân viên quẹt lúc tới, không phải chen giữa lúc khách đang thanh toán.
- Kiểm giờ của máy. Máy chạy lệch vài phút là cả quán bị tính đi trễ. Đầu mỗi tháng nhìn lại giờ trên máy một lần.
Khi máy không nhận hoặc nhân viên quên quẹt
Chuyện này tháng nào cũng có. Đừng để nhân viên tự ghi giờ vào sổ rồi cuối tháng chủ nhập lại. Ordersys cho chấm thủ công có kiểm soát: quản lý ca ghi giờ vào ra cho người đó, sửa dòng nào hệ thống lưu ai sửa và sửa lúc nào. Tới kỳ lương mà có thắc mắc thì hai bên mở lại đúng dòng đó, không phải tranh luận bằng trí nhớ.
Quán có nhân viên chạy giữa nhiều điểm, hoặc quán nhỏ chưa muốn đầu tư máy, có thể dùng chấm công bằng mã QR song song với máy vân tay. Cả hai cách đều ghi về chung một bảng công.
Chấm công bằng máy, bằng QR hay thủ công, xếp ca, đổi ca có người duyệt và tự ra bảng lương đều có trong phần mềm HRM Ordersys, dùng thử miễn phí 7 ngày. So sánh QR với vân tay và các mức chống chấm hộ có trong bài chấm công bằng mã QR: cách hoạt động và cách chống chấm công hộ. Trước ngày phát lương, dò lại theo bài bảng lương cuối tháng hay sai ở đâu.
Chấm công bằng điện thoại, tự tính lương theo ca, phụ cấp, tăng ca và xuất bảng lương mỗi tháng.
Các tin tức khác
Bán theo set menu và combo suất cho nhà hàng: khai sao cho bếp, kho và quầy cùng khớp
Khai set như một món thường thì bếp không biết "Set B" gồm gì, kho không trừ nguyên liệu, khách đổi món thì thu ngân sửa tay. Set menu khác combo ở đâu, cách khai nhóm món, món mặc định và giá cộng thêm, bếp, hoá đơn và kho thấy gì khi bán một combo.
Quy đổi đơn vị tính: mua theo thùng, bán lẻ từng cái mà kho vẫn khớp
Sổ kho ghi theo thùng, quầy bán theo cái thì cuối tháng hai con số không so được. Ba cách khai hay làm lệch kho, cách khai quy đổi đơn vị trên phần mềm, nhập theo thùng mà kho cộng theo lon, và vài quy ước nên thống nhất trong kho.
Bàn giao ca quán cafe: chốt ca, đối chiếu tiền mặt và nhận ca cho rõ
Giao ca vội chỉ bằng một câu "két còn khoảng hai triệu" thì tối lệch tiền không biết lệch từ ca nào. Ba thứ phải chốt khi giao ca, năm bước đóng ca và mở ca trên phần mềm, chi tiết ca cho chủ xem gì và vài quy ước nên dán ở quầy.
Báo cáo doanh thu theo từng stylist ở salon tóc: đọc thế nào cho công bằng
Bảng doanh thu theo thợ dễ bị đọc thành bảng xếp hạng, trong khi thợ đứng ca tối, nhận nhuộm uốn hay làm thợ phụ gội có con số rất khác nhau. Số liệu lấy từ đâu, nên xem cột nào cho từng câu hỏi, so sánh sao cho công bằng và dùng báo cáo để chốt hoa hồng, chia khách, đào tạo.
Xem tạm tính tiền bàn bida đang chơi: báo khách đúng số trước khi chốt
Khách hỏi "tới giờ này bao nhiêu rồi?" mà nhân viên nhẩm miệng thì lúc thanh toán dễ lệch và sinh cãi nhau. Hai cách xem tạm tính trên phần mềm, phiếu tạm tính gồm những gì, khi nào con số còn đổi, tạm dừng giờ có dấu vết và món thêm sau khi in tạm được ghi lại.
Quản lý tip nhân viên phục vụ phòng karaoke: ghi nhận và chia minh bạch
Khách karaoke tip bằng tiền mặt, cộng vào hoá đơn hoặc chuyển khoản dư. Hai cách sau đi qua quỹ của quán, không ghi lại là sinh nghi. Ba dạng tip và tiền nằm ở đâu, tip riêng hay bỏ chung, ghi tip lúc thanh toán, và trả tip cuối ca thế nào cho minh bạch.
Khách bị trùng trong danh sách: gộp lại thế nào cho khỏi mất lịch sử
Một khách ba hồ sơ thì điểm chia ba nơi, mãi không lên hạng, báo cáo đếm thành khách mới. Năm nguồn sinh ra trùng, dấu hiệu nhận ra, cách gộp giữ lịch sử mua và điểm tích luỹ, và thói quen ở quầy để chặn trùng từ đầu.
Đặt cọc giữ lịch tiệm nail dịp cao điểm: xin cọc ai, nói gì, cọc đi đâu
Mùa cao điểm, mỗi lịch khách bỏ là mất trọn khung giờ đẹp của thợ giỏi nhất. Lịch nào nên xin cọc, lịch nào không cần, ba điều phải nói lúc nhận cọc, cọc gắn với thợ nào, và khoản cọc đi qua phần mềm ra sao để cuối ngày quỹ vẫn khớp.
Thực đơn điện tử QR: đổi giá và tạm ẩn món hết mà không phải in lại
Thực đơn QR đổi được ngay mà không phải in lại, nhưng phải dùng đúng công tắc. Ba cách để khách không gọi được một món qua QR, đổi giá thì món đã gọi có đổi theo không, nút Hết món ở bếp thực ra làm gì, và quy trình ba bước cho giờ đông.
