Cuối tháng, chủ salon mở bảng doanh thu theo thợ: anh Tuấn đứng đầu, chị Mai thấp hơn gần một nửa. Kết luận dễ nhất là anh Tuấn làm giỏi hơn, nên ưu tiên chia khách mới cho anh và thưởng thêm. Nhưng anh Tuấn đứng ca tối, giờ đông nhất, nhận phần lớn khách nhuộm, uốn giá cao và luôn có thợ phụ gội đi kèm. Chị Mai làm ca sáng, chủ yếu cắt nhanh cho khách quen. Con số trong báo cáo không sai, chỉ là đọc nó như một bảng xếp hạng thì quyết định chia khách, xét thưởng, giữ người đều dễ lệch.
Doanh thu theo thợ lấy từ đâu
Mọi con số theo thợ đều bắt đầu từ phiếu dịch vụ. Lúc lập phiếu, mỗi dịch vụ được gắn tên thợ làm, có thể là thợ chính và thợ phụ trên cùng một hoá đơn. Gắn đúng ngay lúc đó thì báo cáo cuối tháng mới đúng. Lễ tân để trống hay gắn nhầm người vì đang bận thì cả bảng doanh thu lẫn bảng hoa hồng đều sai theo.
Ordersys tổng hợp từ chính các dòng đã gắn thợ đó ra hai báo cáo:
| Báo cáo | Cho xem gì |
|---|---|
| Báo cáo hoa hồng | Từng dòng: nhân viên, danh mục hoa hồng, mã hoá đơn, dịch vụ kèm mức hoa hồng đã chốt, số lượng, thành tiền, tiền hoa hồng, ngày thanh toán. Lọc theo nhân viên hoặc theo dịch vụ. |
| Báo cáo nhân viên | Gộp theo từng thợ: tổng doanh thu, tổng trả hàng, doanh thu tính hoa hồng, hoa hồng. Bấm vào tên thợ để xem chi tiết từng hoá đơn: khách nào, dịch vụ gì, bao nhiêu. |
Đừng chỉ so cột tổng doanh thu
Mỗi câu hỏi của chủ salon nên đọc ở một chỗ khác nhau trên báo cáo:
| Câu hỏi | Xem ở đâu |
|---|---|
| Ai làm ra nhiều tiền dịch vụ nhất? | Cột doanh thu tính hoa hồng, vì một hoá đơn có thể có nhiều thợ cùng làm |
| Thợ làm nhiều lượt nhỏ hay ít lượt giá cao? | Bấm tên thợ, xem số hoá đơn và dịch vụ trong chi tiết |
| Ai hay nhận dịch vụ nào? | Báo cáo hoa hồng, lọc theo dịch vụ |
| Có khoản trả lại hay hoàn tiền nào? | Cột tổng trả hàng của từng thợ |
Hai thợ cùng doanh thu nhưng một người làm ba mươi lượt cắt, một người làm năm ca nhuộm thì cách giúp họ tăng doanh thu hoàn toàn khác nhau. Người thứ nhất cần thêm khách. Người thứ hai cần bớt giờ ghế trống giữa các ca dài.
So sánh cho công bằng
- Cùng kỳ, cùng số ngày làm. Thợ nghỉ phép một tuần hay mới vào giữa tháng thì đừng so tổng tháng với người làm đủ ngày.
- Cùng ca. Ca tối và cuối tuần đông khách hơn ca sáng ngày thường. So người đứng ca tối với nhau, ca sáng với nhau.
- Tách thợ chính và thợ phụ. Thợ phụ gội có doanh thu tính hoa hồng thấp là đúng vai trò, không có nghĩa là làm kém.
- So một người qua nhiều kỳ. Đổi khoảng ngày trên báo cáo để so tháng này với tháng trước của cùng một thợ. Con số tụt bất thường đáng hỏi hơn việc người đó đứng thứ mấy trong tiệm.
Dùng báo cáo để làm gì
- Chốt hoa hồng trước khi trả lương. Bảng hoa hồng từng thợ được tính theo công thức tiệm đã cài. Cho thợ xem chi tiết hoá đơn của mình trước ngày trả lương để thắc mắc được giải quyết bằng dữ liệu, không bằng trí nhớ.
- Chia khách mới hợp lý. Đọc báo cáo cùng lịch theo ghế: thợ còn nhiều giờ trống ở khung đông khách là người nên nhận thêm khách mới, không nhất thiết là người đứng đầu bảng.
- Đào tạo đúng chỗ. Lọc theo dịch vụ để thấy nhuộm, uốn đang dồn vào một hai người. Người đó nghỉ là tiệm hụt cả mảng dịch vụ giá cao.
- Xuất số liệu. Báo cáo xuất được ra Excel nếu kế toán cần làm bảng lương riêng.
Một thói quen giúp ích nhiều: mỗi tối trước khi đóng cửa, lễ tân rà nhanh các phiếu trong ngày xem dòng nào chưa gắn thợ. Năm phút mỗi tối đỡ được cả buổi dò lại cuối tháng.
Báo cáo theo nhân viên, báo cáo hoa hồng và lịch theo ghế đều có trong phần mềm quản lý salon tóc Ordersys, dùng thử miễn phí 7 ngày. Đọc thêm: cách tính hoa hồng cho thợ nail, tóc, spa: 4 công thức, và salon tóc cao cấp quản lý đặt lịch theo stylist.
Quản lý lịch hẹn, liệu trình theo buổi, hồ sơ khách và hoa hồng kỹ thuật viên trên một phần mềm.
Các tin tức khác
Bàn giao ca quán cafe: chốt ca, đối chiếu tiền mặt và nhận ca cho rõ
Giao ca vội chỉ bằng một câu "két còn khoảng hai triệu" thì tối lệch tiền không biết lệch từ ca nào. Ba thứ phải chốt khi giao ca, năm bước đóng ca và mở ca trên phần mềm, chi tiết ca cho chủ xem gì và vài quy ước nên dán ở quầy.
Xem tạm tính tiền bàn bida đang chơi: báo khách đúng số trước khi chốt
Khách hỏi "tới giờ này bao nhiêu rồi?" mà nhân viên nhẩm miệng thì lúc thanh toán dễ lệch và sinh cãi nhau. Hai cách xem tạm tính trên phần mềm, phiếu tạm tính gồm những gì, khi nào con số còn đổi, tạm dừng giờ có dấu vết và món thêm sau khi in tạm được ghi lại.
Quản lý tip nhân viên phục vụ phòng karaoke: ghi nhận và chia minh bạch
Khách karaoke tip bằng tiền mặt, cộng vào hoá đơn hoặc chuyển khoản dư. Hai cách sau đi qua quỹ của quán, không ghi lại là sinh nghi. Ba dạng tip và tiền nằm ở đâu, tip riêng hay bỏ chung, ghi tip lúc thanh toán, và trả tip cuối ca thế nào cho minh bạch.
Khách bị trùng trong danh sách: gộp lại thế nào cho khỏi mất lịch sử
Một khách ba hồ sơ thì điểm chia ba nơi, mãi không lên hạng, báo cáo đếm thành khách mới. Năm nguồn sinh ra trùng, dấu hiệu nhận ra, cách gộp giữ lịch sử mua và điểm tích luỹ, và thói quen ở quầy để chặn trùng từ đầu.
Đặt cọc giữ lịch tiệm nail dịp cao điểm: xin cọc ai, nói gì, cọc đi đâu
Mùa cao điểm, mỗi lịch khách bỏ là mất trọn khung giờ đẹp của thợ giỏi nhất. Lịch nào nên xin cọc, lịch nào không cần, ba điều phải nói lúc nhận cọc, cọc gắn với thợ nào, và khoản cọc đi qua phần mềm ra sao để cuối ngày quỹ vẫn khớp.
Thực đơn điện tử QR: đổi giá và tạm ẩn món hết mà không phải in lại
Thực đơn QR đổi được ngay mà không phải in lại, nhưng phải dùng đúng công tắc. Ba cách để khách không gọi được một món qua QR, đổi giá thì món đã gọi có đổi theo không, nút Hết món ở bếp thực ra làm gì, và quy trình ba bước cho giờ đông.
Theo dõi trạng thái lịch hẹn spa: khách đã đến, trễ giờ hay đã huỷ
Khó nhất của lịch hẹn spa không phải là ghi xuống, mà là biết mỗi lịch đang ở tình trạng nào ngay lúc này. Sáu trạng thái và việc lễ tân cần làm ở từng trạng thái, cách xử lý khách không tới, huỷ và hoàn tác lịch mà tiền cọc vẫn khớp sổ quỹ.
Chuyển bàn bida: giữ giờ đã chơi và đồ đã gọi, tính đúng giá từng bàn
Khách đổi bàn giữa chừng là chuyện thường ở quán bida. Bấm Chuyển bàn thì giờ đã chơi được chốt theo giá bàn cũ, giờ tiếp theo tính theo giá bàn mới, đồ đã gọi đi theo hoá đơn. Bài này nói rõ hoá đơn hiện ra thế nào, khi nào không chuyển được và chủ quán xem lại ở đâu.
Phần mềm quản lý nhà thuốc, tạp hoá: mã vạch, hạn dùng, bán nhanh
Nhà thuốc và tạp hoá vất vả giống nhau: hàng rất nhiều, giá trị nhỏ, khách đứng đợi, và hàng có hạn dùng. Quét mã bán nhanh, lô và hạn dùng đi theo hàng từ lúc nhập, quy đổi thùng ra hộp, định mức tồn — và một điểm riêng của nhà thuốc cần hỏi rõ trước khi chọn phần mềm.
