Gần mười giờ tối, nhóm ở bàn 5 vẫy tay: "Em ơi, tới giờ này hết bao nhiêu rồi?" Nhân viên liếc đồng hồ, nhớ lại giờ khách vào, nhẩm giá giờ rồi cộng thêm mấy chai nước, đọc ra một con số tròn cho nhanh. Bốn mươi phút sau khách tính tiền, hoá đơn khác xa con số lúc nãy: giờ vẫn chạy, nhóm gọi thêm đĩa trái cây, có khi quán đã sang khung giá tối. Khách ít khi cãi về giá. Họ cãi vì thấy mình bị báo sai. Tạm tính trên phần mềm giúp con số báo cho khách lúc đang chơi và con số lúc thanh toán được tính theo cùng một cách.
Lúc nào khách hỏi tạm tính
- Đang phân vân chơi tiếp hay về. Khách muốn biết đã tốn bao nhiêu trước khi chơi thêm một giờ.
- Nhóm góp tiền. Một người đứng ra thu của cả nhóm, cần con số để chia trước khi đứng dậy.
- Có người về trước. Người đó muốn biết phần của mình tính tới lúc này là bao nhiêu.
- Sắp tới mốc đổi giá. Khách quen biết quán đổi giá theo khung giờ, hỏi để quyết định dừng trước hay sau mốc đó.
Hai cách xem tạm tính trên Ordersys
Nhìn trên sơ đồ bàn. Mỗi bàn đang chơi hiện thời gian đã chơi, giờ bắt đầu và số tiền đang chạy. Khách hỏi miệng thì nhân viên nhìn màn hình là trả lời được, không phải nhẩm.
In phiếu tạm tính. Trên màn thanh toán của bàn có nút In tạm. Phiếu in ra có tiêu đề "Hóa đơn tạm tính", liệt kê từng dòng giờ, đồ đã gọi và tổng tới thời điểm in. Nếu khách định trả bằng chuyển khoản và thu ngân đã nhập phần chuyển khoản, phiếu in kèm mã QR của tài khoản nhận tiền mà thu ngân chọn.
| In tạm | Thanh toán | |
|---|---|---|
| Đồng hồ bàn | Vẫn chạy tiếp | Dừng, chốt giờ ra |
| Hoá đơn | Vẫn mở, gọi thêm được | Đóng |
| Tiêu đề trên phiếu | Hóa đơn tạm tính | Hóa đơn thanh toán |
| Dùng khi | Khách muốn xem số, nhóm cần chia tiền | Khách trả tiền và về |
Màn thanh toán để quá hai phút không thao tác thì phải tải lại trang mới in hay thanh toán được, nên phiếu tạm tính luôn là con số mới, không phải con số từ lúc mở màn hình.
Con số trên phiếu tạm tính gồm những gì
- Tiền giờ: tính theo bảng giá quán đã cài cho loại bàn, khung giờ, ngày thường hay cuối tuần, làm tròn đúng như lúc thanh toán.
- Đồ đã gọi: nước, đồ ăn gọi vào bàn từ đầu buổi.
- Phụ thu và giảm giá: các khoản quán đã cài và đã áp cho hoá đơn đó, ví dụ giảm giá thành viên.
Con số lúc thanh toán sẽ khác phiếu tạm tính nếu sau đó khách chơi thêm, gọi thêm đồ, chơi qua mốc đổi giá, hoặc thu ngân nhập thêm giảm giá lúc thanh toán. Khi báo số cho khách nên nói rõ điều này.
Tạm dừng giờ: cần nhưng phải có dấu vết
Đôi khi bàn cần ngưng tính giờ giữa chừng, ví dụ bàn có sự cố phải xử lý trong lúc khách vẫn giữ bàn. Ordersys có trạng thái bàn tạm dừng. Bấm Dừng thì dòng giờ đang chạy được chốt tới thời điểm đó. Bấm Tiếp tục thì mở một dòng giờ mới theo giá đang áp dụng.
Thời gian tạm dừng không được tính tiền, nên cũng dễ thành chỗ thất thoát. Mỗi lần dừng hay tiếp tục, phần mềm đều ghi thông báo kèm tài khoản thao tác, tên bàn và thời điểm. Chủ quán nên quy định trường hợp nào được dừng và xem lại các thông báo này khi chốt ca.
Thêm món sau khi in tạm cũng được ghi lại
Có một kiểu gian lận quen thuộc: in tạm cho khách xem rồi sửa hoá đơn trước khi thu tiền. Ordersys đánh dấu hoá đơn đã in tạm. Sau đó, mỗi lần thêm, bớt hay sửa số lượng món, nhật ký hoá đơn đều ghi kèm chữ "sau khi in tạm" và thời điểm. Khách thắc mắc thì đối chiếu được ngay, còn chủ quán biết hoá đơn nào bị chỉnh sau khi khách đã xem số.
Vài thói quen để tạm tính không thành chuyện cãi nhau
- Báo số kèm giờ: "Tính tới 21 giờ 50 là chừng này, giờ vẫn chạy tiếp anh nhé."
- Nhóm đông thì đưa phiếu tạm tính tận tay, đừng đọc miệng từng dòng.
- Có người về trước muốn trả phần mình thì dùng Tách/Ghép hoá đơn trên màn thanh toán, đừng thu tay rồi nhớ trong đầu.
Sơ đồ bàn hiện tiền đang chạy, in tạm, tạm dừng và nhật ký hoá đơn đều có trong phần mềm quản lý quán bida Ordersys, dùng thử miễn phí 7 ngày. Đọc thêm: cách tính tiền giờ chơi bida và 4 chỗ hay tính sai, và tính giờ nhiều loại bàn bida lỗ, băng, carom giá khác nhau.
Ordersys tính giờ từng bàn tự động, bật tắt đèn theo giờ chơi, gọi nước tại bàn và báo cáo doanh thu từng ca.
Các tin tức khác
Bàn giao ca quán cafe: chốt ca, đối chiếu tiền mặt và nhận ca cho rõ
Giao ca vội chỉ bằng một câu "két còn khoảng hai triệu" thì tối lệch tiền không biết lệch từ ca nào. Ba thứ phải chốt khi giao ca, năm bước đóng ca và mở ca trên phần mềm, chi tiết ca cho chủ xem gì và vài quy ước nên dán ở quầy.
Báo cáo doanh thu theo từng stylist ở salon tóc: đọc thế nào cho công bằng
Bảng doanh thu theo thợ dễ bị đọc thành bảng xếp hạng, trong khi thợ đứng ca tối, nhận nhuộm uốn hay làm thợ phụ gội có con số rất khác nhau. Số liệu lấy từ đâu, nên xem cột nào cho từng câu hỏi, so sánh sao cho công bằng và dùng báo cáo để chốt hoa hồng, chia khách, đào tạo.
Quản lý tip nhân viên phục vụ phòng karaoke: ghi nhận và chia minh bạch
Khách karaoke tip bằng tiền mặt, cộng vào hoá đơn hoặc chuyển khoản dư. Hai cách sau đi qua quỹ của quán, không ghi lại là sinh nghi. Ba dạng tip và tiền nằm ở đâu, tip riêng hay bỏ chung, ghi tip lúc thanh toán, và trả tip cuối ca thế nào cho minh bạch.
Khách bị trùng trong danh sách: gộp lại thế nào cho khỏi mất lịch sử
Một khách ba hồ sơ thì điểm chia ba nơi, mãi không lên hạng, báo cáo đếm thành khách mới. Năm nguồn sinh ra trùng, dấu hiệu nhận ra, cách gộp giữ lịch sử mua và điểm tích luỹ, và thói quen ở quầy để chặn trùng từ đầu.
Đặt cọc giữ lịch tiệm nail dịp cao điểm: xin cọc ai, nói gì, cọc đi đâu
Mùa cao điểm, mỗi lịch khách bỏ là mất trọn khung giờ đẹp của thợ giỏi nhất. Lịch nào nên xin cọc, lịch nào không cần, ba điều phải nói lúc nhận cọc, cọc gắn với thợ nào, và khoản cọc đi qua phần mềm ra sao để cuối ngày quỹ vẫn khớp.
Thực đơn điện tử QR: đổi giá và tạm ẩn món hết mà không phải in lại
Thực đơn QR đổi được ngay mà không phải in lại, nhưng phải dùng đúng công tắc. Ba cách để khách không gọi được một món qua QR, đổi giá thì món đã gọi có đổi theo không, nút Hết món ở bếp thực ra làm gì, và quy trình ba bước cho giờ đông.
Theo dõi trạng thái lịch hẹn spa: khách đã đến, trễ giờ hay đã huỷ
Khó nhất của lịch hẹn spa không phải là ghi xuống, mà là biết mỗi lịch đang ở tình trạng nào ngay lúc này. Sáu trạng thái và việc lễ tân cần làm ở từng trạng thái, cách xử lý khách không tới, huỷ và hoàn tác lịch mà tiền cọc vẫn khớp sổ quỹ.
Chuyển bàn bida: giữ giờ đã chơi và đồ đã gọi, tính đúng giá từng bàn
Khách đổi bàn giữa chừng là chuyện thường ở quán bida. Bấm Chuyển bàn thì giờ đã chơi được chốt theo giá bàn cũ, giờ tiếp theo tính theo giá bàn mới, đồ đã gọi đi theo hoá đơn. Bài này nói rõ hoá đơn hiện ra thế nào, khi nào không chuyển được và chủ quán xem lại ở đâu.
Phần mềm quản lý nhà thuốc, tạp hoá: mã vạch, hạn dùng, bán nhanh
Nhà thuốc và tạp hoá vất vả giống nhau: hàng rất nhiều, giá trị nhỏ, khách đứng đợi, và hàng có hạn dùng. Quét mã bán nhanh, lô và hạn dùng đi theo hàng từ lúc nhập, quy đổi thùng ra hộp, định mức tồn — và một điểm riêng của nhà thuốc cần hỏi rõ trước khi chọn phần mềm.
