Chuyển bàn bida: giữ giờ đã chơi và đồ đã gọi, tính đúng giá từng bàn

Hơn tám giờ tối, nhóm bốn người đang chơi ở bàn sát cửa thì thấy bàn trong góc vừa trống, ít người đi qua hơn, nên xin đổi. Nếu không có thao tác chuyển bàn, nhân viên chỉ còn hai cách và cách nào cũng dở: tính tiền bàn cũ rồi mở bàn mới, để khách thanh toán hai lần; hoặc để đồng hồ bàn cũ chạy tiếp và tự nhớ trong đầu, trong khi bàn cũ không nhận được khách khác. Chuyển bàn làm đúng phải giữ được ba thứ: giờ đã chơi, đồ đã gọi, và một hoá đơn duy nhất.

Bấm Chuyển bàn thì phần mềm làm những gì

Trên bàn đang chơi có nút Chuyển bàn. Nhân viên chọn bàn đích, chọn loại giá áp dụng ở bàn mới rồi xác nhận. Kết quả ở từng phần như sau:

Vì sao hoá đơn có hai dòng giờ mới là đúng

Khách đổi từ bàn thường sang bàn lớn thì hai đoạn thời gian có hai mức giá. Gộp cả buổi về một giá thì một trong hai bên bị thiệt. Phần mềm tách riêng từng đoạn, ví dụ với bảng giá minh hoạ dưới đây (giá do quán tự đặt):

Đổi ngược từ bàn lớn về bàn thường cũng vậy: đoạn đã chơi không bị tính lại theo giá rẻ hơn. Tiền giờ vẫn tính theo phút hoặc theo block và làm tròn như quán đã cài. Khách nhìn hoá đơn thấy rõ từng đoạn, nhân viên đỡ phải giải thích.

Những trường hợp không chuyển được

• Bàn đích đang có khách. Phần mềm chỉ cho chuyển sang bàn trống. Bàn đích vừa có người mở trước thì thao tác báo lỗi, không đè lên hoá đơn của bàn đó.
• Bàn đang dùng combo. Phần mềm báo không thể chuyển bàn. Khi bán combo nên nói trước để khách chọn bàn ưng ý ngay từ đầu.
• Khác khu vực, nếu quán chặn. Có tuỳ chọn không cho phép chuyển bàn giữa các khu vực. Quán có tầng hay khu riêng thì bật lên để nhân viên không tự ý chuyển vượt khu.

Chuyển bàn cũng là chỗ cần để mắt

Vì nhân viên chọn loại giá ở bàn mới nên thao tác này có đụng tới tiền. Chuyển khách từ giá gốc sang một loại giá thấp hơn thì hoá đơn vẫn hợp lệ, chỉ là quán thu ít đi. Phần mềm không đoán được ý người bấm, nhưng để lại đủ dấu vết để chủ quán xem lại:

• Thông báo "Chuyển bàn" gửi cho người đã bật nhận loại thông báo này, ghi tài khoản thao tác và từ bàn nào sang bàn nào.
• Mỗi dòng giờ trên hoá đơn ghi giá đã áp dụng, nên lúc chốt ca đối chiếu được hoá đơn có chuyển bàn với loại giá thực tế của khách.
• Nhật ký hoá đơn giữ lại việc chuyển, tiện tra cứu khi khách hoặc thu ngân thắc mắc về sau.

Một thói quen nhỏ giúp ích nhiều: dặn nhân viên chuyển bàn ngay lúc khách đổi chỗ, đừng đợi rảnh rồi làm bù. Thao tác chốt giờ theo lúc bấm, nên bấm trễ bao lâu thì đoạn đó vẫn tính ở bàn cũ và theo giá cũ bấy lâu.

Chuyển bàn, tính giờ theo từng bàn và order đồ uống tại bàn nằm trong phần mềm quản lý bida của Ordersys. Quán muốn thử thì có bản dùng thử miễn phí 7 ngày: mở một bàn, gọi một chai nước, chuyển sang bàn khác rồi xem hoá đơn là thấy ngay cách phần mềm tách giờ.

Đọc thêm: Chốt ca đêm quán bida: đối soát tiền giờ, nước và tiền mặt để biết cách đối chiếu cuối ca; và Camera bida chống gian lận nhân viên: đối chiếu đơn với video bàn nếu quán muốn kiểm kỹ hơn.