Bảy giờ tối, quán hết cá. Trên thực đơn in, món cá vẫn nằm đó, và trên điện thoại khách vừa quét QR cũng vậy. Khách gọi, bếp nhận rồi mới báo hết, nhân viên phải ra bàn xin lỗi và hỏi khách đổi món. Thực đơn điện tử giải quyết được chuyện này mà không phải in lại gì, nhưng phải biết dùng đúng công tắc: phần mềm có nhiều cách để một món không được gọi nữa, và mỗi cách tác dụng khác nhau.
Ba cách để khách không gọi được một món qua QR
| Cách làm | Tác dụng | Dùng khi |
|---|---|---|
| Tắt công tắc Đặt hàng qua mã QR của món | Món biến mất khỏi trang QR, nhưng công tắc này không ảnh hưởng tới các màn bán của nhân viên | Món tạm hết cho khách tự gọi, hoặc món chỉ muốn nhân viên tư vấn rồi mới bán |
| Tắt trạng thái của món | Món không còn hoạt động, không hiện trên trang QR | Món nghỉ bán một thời gian, ví dụ món theo mùa. Thông tin món vẫn còn để bật lại |
| Bật Không cho phép bán hàng khi hết tồn kho trong cài đặt kho | Món có theo dõi tồn hoặc định lượng mà kho không đủ thì trang QR tự làm mờ món, hiện chữ Hết món thay cho nút thêm | Đồ đóng chai, hàng đếm được, hoặc quán đã khai đủ định lượng và nhập kho đều |
Hai cách đầu là thao tác tay của người quản lý, cách thứ ba chạy theo số liệu kho.
Đổi giá: một nơi đổi, mọi màn cùng đọc
Trang QR lấy giá bán từ cùng một chỗ với màn thu ngân và màn nhân viên, nên không có chuyện khách thấy một giá còn quầy tính một giá khác vì quên sửa một nơi. Khi đổi giá, có hai điểm cần nhớ:
- Quán dùng bảng giá thì đổi trong bảng giá. Món có giá riêng trong bảng giá sẽ lấy giá đó thay vì giá gốc. Sửa giá gốc mà bảng giá vẫn còn con số cũ thì giá khách thấy không đổi.
- Món đã gọi vẫn giữ giá lúc gọi. Giá lưu theo từng dòng trong đơn, nên đổi giá giữa buổi không làm thay đổi tiền của món đã vào đơn trước đó. Khách đang mở sẵn trang thì tải lại để thấy giá mới. Tốt nhất vẫn nên đổi giá ngoài giờ cao điểm.
Nút Hết món ở bếp làm một việc khác
Nhiều quán nghĩ bếp bấm Hết món là xong. Thực ra nút này xử lý những phần đã gọi: phần chưa làm được huỷ khỏi đơn và tiền trừ theo, đồng thời thu ngân và nhân viên nhận thông báo món đó đã hết, không nhận gọi thêm (nếu quán bật loại thông báo này).
Nút đó không đổi trang QR. Nếu quán không bật chặn theo tồn kho, khách ở bàn khác vẫn thấy món và vẫn gọi được. Vì vậy cần một việc thứ hai sau khi bếp báo.
Quy trình ba bước cho giờ đông
- Bếp bấm Hết món ngay khi hết, đừng đợi có người gọi tiếp. Thông báo chạy ra quầy, nhân viên biết để báo khách đã gọi.
- Một người được giao tắt món trên QR. Thường là thu ngân, vì đang cầm màn hình và nhận được thông báo. Nói rõ là ai, nếu không mỗi người đều nghĩ người kia đã làm.
- Đầu ca sau bật lại. Hàng về thì bật món. Nên đưa việc này vào danh sách mở quán, vì món bị tắt mà quên bật lại thì không ai nhắc.
Bật chặn theo tồn kho: kiểm trước khi tin
Cách thứ ba tiện nhất vì không cần ai nhớ, nhưng nó chỉ đúng khi số liệu kho đúng. Nhập kho thiếu thì món còn hàng lại hiện Hết món. Món chế biến đã tạo công thức mà chưa khai nguyên liệu cũng bị coi là hết. Sau khi bật, hãy mở trang QR bằng điện thoại, lướt hết thực đơn và xem món nào đang mờ. Món nào mờ mà bếp vẫn làm được thì sửa định lượng hoặc phiếu nhập trước khi khách thấy.
Thực đơn QR, màn bếp và kho theo định lượng nằm trong phần mềm order của Ordersys. Quán có thể dùng thử miễn phí 7 ngày: tạo một bàn, tắt thử một món, rồi quét mã bằng điện thoại của mình để xem khách thấy gì.
Đọc thêm: In mã QR dán bàn: cỡ nào, dán đâu, đổi menu có phải in lại nếu quán đang chuẩn bị mã; và Khách gọi sai món qua QR: xác nhận và huỷ thế nào để xử lý các tình huống khác khi khách tự gọi.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Theo dõi trạng thái lịch hẹn spa: khách đã đến, trễ giờ hay đã huỷ
Khó nhất của lịch hẹn spa không phải là ghi xuống, mà là biết mỗi lịch đang ở tình trạng nào ngay lúc này. Sáu trạng thái và việc lễ tân cần làm ở từng trạng thái, cách xử lý khách không tới, huỷ và hoàn tác lịch mà tiền cọc vẫn khớp sổ quỹ.
Chuyển bàn bida: giữ giờ đã chơi và đồ đã gọi, tính đúng giá từng bàn
Khách đổi bàn giữa chừng là chuyện thường ở quán bida. Bấm Chuyển bàn thì giờ đã chơi được chốt theo giá bàn cũ, giờ tiếp theo tính theo giá bàn mới, đồ đã gọi đi theo hoá đơn. Bài này nói rõ hoá đơn hiện ra thế nào, khi nào không chuyển được và chủ quán xem lại ở đâu.
Phần mềm quản lý nhà thuốc, tạp hoá: mã vạch, hạn dùng, bán nhanh
Nhà thuốc và tạp hoá vất vả giống nhau: hàng rất nhiều, giá trị nhỏ, khách đứng đợi, và hàng có hạn dùng. Quét mã bán nhanh, lô và hạn dùng đi theo hàng từ lúc nhập, quy đổi thùng ra hộp, định mức tồn — và một điểm riêng của nhà thuốc cần hỏi rõ trước khi chọn phần mềm.
Tính lương part-time theo giờ cho quán ăn, quán cà phê
Part-time ca bốn năm tiếng, lịch đổi theo tuần thì lương tháng không áp được. Bốn thứ cần khai đúng — ca, chấm công, đơn giá giờ, kỳ chốt — và vì sao giờ công phải lấy từ chấm công chứ không lấy từ lịch ca.
Quán massage xếp phòng, giường và kỹ thuật viên không trùng giờ
Hai khách cùng một giường là lỗi làm mất khách êm ru. Ba nguồn gây trùng ở quán massage, cách phần mềm chặn trùng theo giường bằng giờ bắt đầu cộng thời lượng và khoảng đệm hai phía, phần nào máy canh — phần nào người vẫn phải canh, và bốn quy ước nên chốt trước khi bật.
Phần mềm quản lý tiệm bánh: công thức chế biến, hạn dùng và bánh đặt theo ngày lấy
Tiệm bánh là một cái xưởng nhỏ dính với một cửa hàng, nên phần mềm chỉ biết bán thì chủ tiệm vẫn không biết một mẻ hết bao nhiêu bột. Khai bánh thành hàng hoá chế biến có công thức, cốt và kem thành bán thành phẩm, nhập nguyên liệu theo lô kèm hạn dùng, dán tem mã vạch bán quầy, và gom đơn bánh đặt theo ngày lấy về một chỗ.
Phần mềm quản lý quán lẩu nướng: khai thực đơn, chia khu bếp và cài gì trước ngày mở bán
Khách lẩu nướng gọi rải năm sáu lượt trong hai tiếng, bếp chia ba khu, bàn ngồi lâu nên mỗi tối chỉ xoay một hai lượt. Ba đặc điểm đó quyết định phải khai gì trong tuần đầu: nồi lẩu và vị lẩu theo thuộc tính, đĩa thịt theo định lượng, suất buffet, máy in bếp/bar theo nhóm hàng, đặt bàn trước có mã và đóng ca cuối đêm.
Quán bida hút nhóm sinh viên giờ vắng: gắn ưu đãi vào người, không chỉ vào khung giờ
Hạ giá cả khung giờ chiều thì khách vốn đã tới cũng được giảm theo. Muốn nhắm đúng nhóm khách đang thiếu thì ưu đãi phải gắn vào người: thẻ thành viên và hạng, ba mức giảm đặt sẵn Thường — Học sinh — Khác, và combo nhóm giới hạn số lượng theo thứ và khung giờ. Kèm ba rào chắn để tiền giảm không chảy ra ngoài.
Phần mềm HRM cho chuỗi nhà hàng, cafe: chia việc giữa chủ chuỗi và từng quán
Mở đến điểm thứ ba thì ba file Excel ở ba máy không còn trả lời được chuỗi có bao nhiêu người và tháng rồi chi bao nhiêu cho nhân sự. Một hồ sơ dùng chung đi theo người khi chuyển điểm, bảng chia việc giữa chủ chuỗi và quản lý quán, phân quyền theo cửa hàng, quy tắc cài riêng từng chi nhánh và chi phí lương tách theo điểm.
