Quán bida nào cũng gắn camera, nhưng phần lớn chỉ dùng để trông đồ: mất cây cơ, mất điện thoại thì mở ra tìm. Thứ quán bida hay mất nhất lại không phải đồ vật mà là giờ chơi không được tính tiền — bàn chạy hai tiếng mà phiếu chỉ ghi một tiếng. Món không thiếu, kho không lệch, nên không có gì để đối chiếu. Camera giải được chuyện đó, với điều kiện chủ quán biết mở đúng bàn, đúng khung giờ, và có bản ghi trong phần mềm để đặt cạnh.
Một mình camera không đủ, một mình phần mềm cũng không đủ
Mở camera ra tua suốt buổi tối thì không ai làm nổi. Ngược lại, chỉ nhìn báo cáo doanh thu thì chỉ thấy con số cuối cùng, không biết con số đó có đúng với thực tế trong phòng hay không. Hai thứ phải đi cùng nhau: phần mềm cho biết lúc nào, bàn nào, ai thao tác gì, camera cho biết lúc đó bàn ấy thực tế thế nào. Khi đã biết giờ và biết bàn, việc xem lại chỉ mất vài phút thay vì cả buổi.
Phần mềm ghi lại những gì để đối chiếu
Ordersys lưu lịch sử thao tác của từng người dùng, lọc được theo bàn và theo khoảng thời gian. Đây là những dòng đáng soi nhất:
| Việc xảy ra | Phần mềm ghi lại | Soi được gì |
|---|---|---|
| Mở bàn, đóng bàn | Tên bàn, giờ bắt đầu, giờ kết thúc, ai thao tác | Giờ trên phiếu có khớp với lúc khách thật sự vào và rời bàn không |
| Huỷ thanh toán, mở lại phiếu | Phiếu nào, bàn nào, ai mở lại, lúc mấy giờ | Phiếu bị mở lại nhiều lần trong một ca là dấu hiệu cần hỏi |
| Xoá đơn | Đơn nào, bàn nào, người xoá, thời điểm | Đơn xoá đúng giờ cao điểm thường không phải do khách đổi ý |
| Gọi thêm nước, đồ ăn | Món, số lượng, giờ gọi, vào phiếu bàn nào | Khách uống trong phòng mà phiếu không có dòng nào |
Mở video đúng bàn, đúng khung giờ
Mỗi bàn trong phần mềm gắn với một camera riêng, nên không có chuyện xem nhầm sang bàn khác. Trang lịch sử camera của bàn cắt sẵn bản ghi trong ngày thành từng khung mười lăm phút, mới nhất nằm trên cùng; mỗi khung có nút xem lại và nút tải đoạn đó về máy. Khi đang xem có nút lùi một phút, hai phút để dò quanh mốc cần tìm. Camera nào hỗ trợ xoay và phóng to thì điều khiển ngay trên màn hình, đỡ phải ra chỉnh tay.
- Lấy giờ từ lịch sử thao tác trước, rồi mới mở camera — đừng mở camera rồi mới tìm giờ.
- Cần giữ lại làm bằng chứng thì cắt đoạn ấy ra và tải về, vì bản ghi trong đầu ghi sẽ bị ghi đè sau một thời gian.
- Mã QR của camera bàn in sẵn trên màn hình bàn, quét bằng điện thoại là mở được lịch sử bàn đó, không phải ngồi ở quầy.
Nói cho đúng: phần mềm không tự tố giác ai
Không có chức năng nào tự nhận ra nhân viên đang gian lận. Phần mềm chỉ ghi lại trung thực việc đã xảy ra, camera chỉ lưu hình; việc đặt hai thứ cạnh nhau và kết luận vẫn là của chủ quán. Trang lịch sử camera liệt kê bản ghi trong ngày đang chạy, nên những chuyện muốn truy lại phải xem sớm hoặc tải đoạn cần giữ về máy. Camera cũng phải đặt sao cho thấy được mặt bàn và lối ra vào, chứ chĩa vào góc tường thì mở lại cũng không nói lên điều gì.
Giảm số lần phải đi soi
Soi lại là việc chữa cháy. Đỡ hơn là làm cho việc bỏ sót giờ khó xảy ra ngay từ đầu: để đèn bàn bật tắt theo phiên chơi thì bàn sáng mà không có phiếu là thấy ngay; tính tiền theo phút thay vì làm tròn tay; cuối ca đối soát tiền mặt với doanh thu từng bàn thay vì gộp cả đêm. Khi những việc này chạy đều, camera chỉ còn là chỗ kiểm chứng khi có nghi ngờ thật, chứ không phải thứ phải mở mỗi tối.
Phần tính giờ, đèn bàn, ghi điểm và báo cáo của Ordersys nằm trong phần mềm quản lý quán bida, dùng thử miễn phí 7 ngày trước khi quyết định. Đọc thêm: chống thất thoát quán bida — tiền chảy ra ở sáu chỗ nào và quét mã QR xem lại camera bàn bida.
Ordersys tính giờ từng bàn tự động, bật tắt đèn theo giờ chơi, gọi nước tại bàn và báo cáo doanh thu từng ca.
Các tin tức khác
Quản lý hợp đồng lao động: nhắc gia hạn, lưu hồ sơ nhân viên
Hết thử việc, hết hạn hợp đồng, giấy tờ hết hạn — những ngày chỉ đến một lần cho mỗi người nên dễ trôi. Mỗi nhân viên một hồ sơ kèm giấy tờ và ngày hết hạn, hệ thống nhắc trước khi tới hạn.
Thẻ trả trước và liệu trình cho khách massage: trừ dần, nhắc buổi
Thẻ nạp tiền trừ theo giá dịch vụ, gói liệu trình trừ theo buổi — hai kiểu khác nhau nên khai khác nhau. Trừ ngay tại phòng, chủ quán nhìn được tiền đã thu và số buổi còn nợ khách.
Combo đồ ăn, nước theo phòng cho quán karaoke
Set cố định hay combo cho khách chọn trong nhóm, gọi một dòng thay vì năm dòng, bếp và bar nhận đúng món, tiền combo cộng cùng tiền giờ phòng trên một hoá đơn.
Phân nhóm khách VIP để tặng ưu đãi đúng người
Tổng mua, điểm còn lại, hạng, nhóm khách, công nợ, ngày sinh — những cột có sẵn trong danh sách khách đủ để chia nhóm. Hạng thành viên lo khách quen, voucher lo khách lâu chưa quay lại.
In mã vạch và tem giá hàng loạt cho cửa hàng bán lẻ
Chọn hàng, chọn khổ giấy và chuẩn mã Code 128 / EAN-13 / UPC-A, in thử một hai cái rồi in cả lô; hoặc in thẳng từ phiếu nhập với số tem lấy theo số lượng nhập.
Quán cafe gom đơn tại chỗ, mang đi và giao hàng về một màn hình
Bảy giờ rưỡi sáng, quầy chạy ba luồng cùng lúc: khách ngồi trong quán, ba người đứng chờ ly mang đi, và điện thoại reo đặt mười hai ly giao lúc chín giờ. Trí nhớ cộng mấy tờ giấy note dán lên máy pha vẫn chạy được, tới hôm có người bỏ đi chưa lấy ly. Bài này tách ba luồng theo đúng cách phần mềm xếp: bàn mang về đánh dấu "Mang đi" để đơn mang đi vẫn nằm trong danh sách đang mở, số điện thoại là thứ gọi tên đơn thay tên bàn, và màn Order online lọc theo ngày giao nên đơn đặt cho mai không lẫn vào sáng nay. Kèm bảng ba luồng khác nhau ở chỗ nào và danh mục đối tác giao hàng.
Nhận đặt tiệc theo mâm, theo suất: chốt bàn, thực đơn và tiền cọc
Khách gọi đặt bốn mâm tối thứ bảy, dặn một mâm không hải sản, cọc một triệu — rồi tờ giấy ghi vội nằm úp dưới xấp hoá đơn và người nhận cuộc gọi đã nghỉ ca. Bài này đi qua đủ trường của một phiếu đặt (nhiều bàn một lúc, số người lớn và trẻ em, giờ tới, thực đơn đặt trước kèm topping và ghi chú từng món, tiền cọc kèm phương thức), cách dựng mâm thành một món để chốt số lượng vì phần mềm không có ô "số mâm", lớp chặn trùng bàn theo khoảng cách phút do quán tự đặt, huỷ phiếu phải ghi lý do và có thể phục hồi, và bước xác nhận khi khách tới: món đặt trước chép thẳng sang đơn, tiền cọc tự trừ vào số phải trả với phiếu in tách rõ hai phương thức.
Bán combo giờ chơi và đặt giá theo khung giờ cho quán bida
Hai giờ chiều ba bàn sáng đèn, tám giờ tối khách đứng chờ. Ai cũng muốn lấp khoảng trống buổi trưa, nhưng giảm giá bằng miệng thì nhân viên nhớ thì giảm, quên thì thôi. Bài này tách ba màn hình hay bị gộp làm một — tăng giá theo khung giờ, giảm giá theo thứ, giảm theo tổng số giờ chơi — nói rõ hai nhóm sau KHÔNG cộng dồn mà lấy một mức theo cài đặt giảm giá trùng, và bảng đủ trường của một combo kèm giờ chơi: số giờ, số lượng, thứ và khung giờ áp dụng, thực đơn tặng kèm. Kèm hai rào chắn hay vỡ: bàn đang dùng combo không chuyển được, và phụ thu sau 12h không trừ vào giờ combo.
Duyệt nghỉ phép, đổi ca và tăng ca: xử lý ngay trên điện thoại
Mười một giờ đêm quản lý nhận tin nhắn xin nghỉ, trả lời "ừ em", sáng hôm sau ca trưa thiếu người và không ai nhớ ai đã cho nghỉ. Đơn không mất vì bị giấu — nó mất vì chưa bao giờ là một cái đơn. Bài này đi qua ba loại đơn hay bốc hơi (nghỉ, đổi ca, tăng ca), bảng quy định bốn cột nên chốt trước khi bật tính năng duyệt, cách xếp ca tuần và duyệt đơn nghỉ trên Ordersys HRM kèm cảnh báo ca thiếu người theo khung giờ và chi nhánh, và hai chỗ hay vỡ: duyệt miệng định nhập bù sau, và mức trả giờ làm thêm vốn là quy định pháp luật chứ không phải thoả thuận riêng.
