Quán massage nào chạy được một thời gian cũng bán thẻ: khách nạp trước một khoản rồi trừ dần, hoặc mua gói mười buổi đi đều hằng tuần. Tiền vào một lần, việc thì trải ra nhiều tháng. Chỗ rối bắt đầu từ đó — cuốn sổ ở quầy ghi khách còn mấy buổi, kỹ thuật viên làm xong trong phòng, ra quầy thì lễ tân đang bận, quên gạch. Vài lần như vậy là số trên sổ và số thật lệch nhau, mà không ai biết lệch từ hôm nào.
Thẻ nạp tiền và gói liệu trình khác nhau ở đâu
Hai thứ hay bị gọi chung là "thẻ", nhưng cách trừ khác nhau nên phải khai khác nhau:
| Thẻ nạp tiền | Gói liệu trình | |
|---|---|---|
| Khách trả trước | Một số tiền | Một số buổi của dịch vụ cụ thể |
| Mỗi lần dùng trừ | Trừ theo giá dịch vụ hôm đó | Trừ một buổi, không phụ thuộc giá |
| Hợp với | Khách đổi dịch vụ luôn, hay đi cùng bạn | Khách theo một liệu trình đều đặn |
| Chủ quán theo dõi | Số dư còn lại | Số buổi chưa trả cho khách |
Trừ ngay tại phòng, không để dồn ra quầy
Trong Ordersys, khách massage xong thì buổi đó được trừ ngay — trừ một buổi trong gói, hoặc trừ tiền trong thẻ theo giá dịch vụ vừa làm. Lễ tân không phải nhớ, kỹ thuật viên không phải nhắc. Khách dùng thêm đồ uống hay dịch vụ phát sinh thì những khoản đó vào cùng phiếu, chốt một hoá đơn lúc khách về, phần nào trừ vào thẻ và phần nào thu thêm đều ghi rõ.
Lúc khách tới, lễ tân mở hồ sơ là thấy ngay thẻ còn bao nhiêu tiền, gói còn mấy buổi, lần trước làm dịch vụ gì và kỹ thuật viên nào. Khách không phải kể lại, cũng không phải tin vào trí nhớ của người ngồi quầy hôm nay.
Hai con số chủ quán phải nhìn riêng
Tiền bán thẻ hôm nay không phải là tiền đã kiếm được. Bán gói mười buổi thu đủ tiền, nhưng chín buổi còn lại là công kỹ thuật viên và vật tư sẽ phải bỏ ra trong những tháng tới. Phần mềm ghi nhận từng buổi khi khách thật sự dùng, nên báo cáo tháng phản ánh việc đã làm chứ không phải tiền đã thu. Chủ quán nhìn được cùng lúc hai thứ: số tiền đã nhận và số buổi còn nợ khách, quy ra tiền tương ứng.
- Tháng bán được nhiều thẻ mà ít khách tới làm: tiền vào nhiều nhưng việc dồn sang tháng sau.
- Tháng bán ít mà khách cũ tới trả buổi liên tục: tiền vào ít nhưng đó mới là tháng bận và tốn công nhất.
- Nhìn nhầm một trong hai, quyết định tuyển người hay chạy khuyến mãi sẽ lệch.
Nhắc khách trước khi họ quên
Khách còn ba buổi trong gói mà hai tháng chưa quay lại là khách sắp mất. Hệ thống lọc ra được danh sách đó để lễ tân gọi, hoặc tự gửi tin nhắn Zalo nhắc. Thẻ hoặc gói sắp hết cũng có cảnh báo, để chào bán gói mới đúng lúc khách còn đang theo chứ không phải lúc đã nghỉ hẳn. Hoa hồng kỹ thuật viên tính theo buổi đã làm hoặc theo doanh số bán thẻ, có bảng kê từng người, nên việc bán thêm gói cũng rõ công của ai.
Dọn số liệu cũ trước khi chuyển
Quán đang có sẵn vài chục khách giữ thẻ thì đừng nhập hết một lần cho xong. Cách gọn hơn là chốt số dư và số buổi còn lại tính đến một ngày, cho khách ký xác nhận vào danh sách, rồi nhập đúng con số đó vào hệ thống. Từ ngày đó trở đi mọi lần trừ đều nằm trong phần mềm. Mất một buổi làm, đổi lại không phải chạy song song hai cuốn sổ.
Phần thẻ trả trước, liệu trình, lịch theo phòng và hoa hồng kỹ thuật viên nằm trong phần mềm quản lý quán massage của Ordersys, dùng thử miễn phí 7 ngày. Đọc thêm: quản lý gói liệu trình: buổi còn lại và doanh thu chưa thực hiện và hoa hồng và tip kỹ thuật viên massage.
Quản lý lịch hẹn, liệu trình theo buổi, hồ sơ khách và hoa hồng kỹ thuật viên trên một phần mềm.
Các tin tức khác
Quản lý hợp đồng lao động: nhắc gia hạn, lưu hồ sơ nhân viên
Hết thử việc, hết hạn hợp đồng, giấy tờ hết hạn — những ngày chỉ đến một lần cho mỗi người nên dễ trôi. Mỗi nhân viên một hồ sơ kèm giấy tờ và ngày hết hạn, hệ thống nhắc trước khi tới hạn.
Camera quán bida: đối chiếu đơn với video bàn để chống thất thoát
Lịch sử thao tác trong phần mềm cho biết bàn nào, giờ nào, ai mở ai huỷ; camera của chính bàn đó cho biết lúc ấy thực tế thế nào. Đặt hai thứ cạnh nhau thì việc kiểm chỉ mất vài phút.
Combo đồ ăn, nước theo phòng cho quán karaoke
Set cố định hay combo cho khách chọn trong nhóm, gọi một dòng thay vì năm dòng, bếp và bar nhận đúng món, tiền combo cộng cùng tiền giờ phòng trên một hoá đơn.
Phân nhóm khách VIP để tặng ưu đãi đúng người
Tổng mua, điểm còn lại, hạng, nhóm khách, công nợ, ngày sinh — những cột có sẵn trong danh sách khách đủ để chia nhóm. Hạng thành viên lo khách quen, voucher lo khách lâu chưa quay lại.
In mã vạch và tem giá hàng loạt cho cửa hàng bán lẻ
Chọn hàng, chọn khổ giấy và chuẩn mã Code 128 / EAN-13 / UPC-A, in thử một hai cái rồi in cả lô; hoặc in thẳng từ phiếu nhập với số tem lấy theo số lượng nhập.
Quán cafe gom đơn tại chỗ, mang đi và giao hàng về một màn hình
Bảy giờ rưỡi sáng, quầy chạy ba luồng cùng lúc: khách ngồi trong quán, ba người đứng chờ ly mang đi, và điện thoại reo đặt mười hai ly giao lúc chín giờ. Trí nhớ cộng mấy tờ giấy note dán lên máy pha vẫn chạy được, tới hôm có người bỏ đi chưa lấy ly. Bài này tách ba luồng theo đúng cách phần mềm xếp: bàn mang về đánh dấu "Mang đi" để đơn mang đi vẫn nằm trong danh sách đang mở, số điện thoại là thứ gọi tên đơn thay tên bàn, và màn Order online lọc theo ngày giao nên đơn đặt cho mai không lẫn vào sáng nay. Kèm bảng ba luồng khác nhau ở chỗ nào và danh mục đối tác giao hàng.
Nhận đặt tiệc theo mâm, theo suất: chốt bàn, thực đơn và tiền cọc
Khách gọi đặt bốn mâm tối thứ bảy, dặn một mâm không hải sản, cọc một triệu — rồi tờ giấy ghi vội nằm úp dưới xấp hoá đơn và người nhận cuộc gọi đã nghỉ ca. Bài này đi qua đủ trường của một phiếu đặt (nhiều bàn một lúc, số người lớn và trẻ em, giờ tới, thực đơn đặt trước kèm topping và ghi chú từng món, tiền cọc kèm phương thức), cách dựng mâm thành một món để chốt số lượng vì phần mềm không có ô "số mâm", lớp chặn trùng bàn theo khoảng cách phút do quán tự đặt, huỷ phiếu phải ghi lý do và có thể phục hồi, và bước xác nhận khi khách tới: món đặt trước chép thẳng sang đơn, tiền cọc tự trừ vào số phải trả với phiếu in tách rõ hai phương thức.
Bán combo giờ chơi và đặt giá theo khung giờ cho quán bida
Hai giờ chiều ba bàn sáng đèn, tám giờ tối khách đứng chờ. Ai cũng muốn lấp khoảng trống buổi trưa, nhưng giảm giá bằng miệng thì nhân viên nhớ thì giảm, quên thì thôi. Bài này tách ba màn hình hay bị gộp làm một — tăng giá theo khung giờ, giảm giá theo thứ, giảm theo tổng số giờ chơi — nói rõ hai nhóm sau KHÔNG cộng dồn mà lấy một mức theo cài đặt giảm giá trùng, và bảng đủ trường của một combo kèm giờ chơi: số giờ, số lượng, thứ và khung giờ áp dụng, thực đơn tặng kèm. Kèm hai rào chắn hay vỡ: bàn đang dùng combo không chuyển được, và phụ thu sau 12h không trừ vào giờ combo.
Duyệt nghỉ phép, đổi ca và tăng ca: xử lý ngay trên điện thoại
Mười một giờ đêm quản lý nhận tin nhắn xin nghỉ, trả lời "ừ em", sáng hôm sau ca trưa thiếu người và không ai nhớ ai đã cho nghỉ. Đơn không mất vì bị giấu — nó mất vì chưa bao giờ là một cái đơn. Bài này đi qua ba loại đơn hay bốc hơi (nghỉ, đổi ca, tăng ca), bảng quy định bốn cột nên chốt trước khi bật tính năng duyệt, cách xếp ca tuần và duyệt đơn nghỉ trên Ordersys HRM kèm cảnh báo ca thiếu người theo khung giờ và chi nhánh, và hai chỗ hay vỡ: duyệt miệng định nhập bù sau, và mức trả giờ làm thêm vốn là quy định pháp luật chứ không phải thoả thuận riêng.
