Quán massage đông khách thì chuyện bực nhất không phải vắng khách, mà là hai khách cùng được hẹn một giường. Khách tới nơi, lễ tân cười trừ, mời ngồi chờ mười lăm phút rồi thành bốn mươi phút. Lỗi hiếm khi do ai cẩu thả: một người nhận lịch qua điện thoại, một người nhận qua Zalo, một người ghi vào sổ để quên — ba cuốn sổ không ai soi được vào nhau.
Trùng giờ sinh ra từ ba chỗ
Trước khi bàn phần mềm, nên gọi tên đúng ba nguồn gây trùng ở quán massage:
- Nhiều người cùng nhận lịch. Lễ tân ca sáng, chủ quán trả lời tin nhắn buổi tối, bạn trực thu ngân nhận khách vãng lai — ba người ghi ba chỗ.
- Quên thời gian dọn phòng. Lượt 60 phút kết thúc lúc 15:00 thì giường chưa dùng được lúc 15:00: còn thay khăn, lau giường, dọn máy. Xếp sát nút là lượt sau trễ, và trễ dồn cả buổi chiều.
- Lượt chạy dài hơn dự tính. Khách tới muộn, hoặc làm thêm một dịch vụ ngay tại giường — giờ kết thúc thật khác giờ ghi trên sổ.
Phần mềm chặn trùng giường thế nào
Trong Ordersys, một lịch hẹn không chỉ có giờ bắt đầu mà có giờ bắt đầu + thời lượng — nghĩa là nó chiếm một khoảng trên trục thời gian của giường, không phải một điểm. Khi lưu lịch mới, hệ thống đem khoảng đó so với mọi lịch còn hiệu lực trên cùng giường; chồng nhau dù chỉ một phút là báo ngay, kèm cả giường nào, khách nào, mã đặt nào và trùng từ mấy giờ tới mấy giờ, chứ không báo chung chung "giờ này đã có khách".
Có bốn chi tiết đáng để chủ quán biết, vì chúng quyết định lịch chạy có mượt hay không:
- Khoảng đệm hai phía. Quán khai được số phút đệm (mặc định 10 phút) và hệ thống nới mỗi lịch cũ ra cả hai đầu khi so trùng. Đây chính là chỗ nhét thời gian thay khăn, dọn giường vào lịch mà không phải nhớ.
- Một lịch giữ được nhiều giường. Khách đi đôi, đi nhóm thì một phiếu đặt giữ hai, ba giường cùng lúc; hệ thống soi trùng cho từng giường một.
- Huỷ là nhả chỗ ngay. Chỉ lịch đang chờ và đã nhận mới chiếm giường. Khách huỷ — huỷ có ghi lý do và ghi người huỷ — thì khung giờ đó mở lại cho khách khác trong cùng phút.
- Lịch xem theo ngày, tuần, tháng, cột dựng theo giường và gom theo khu. Nhìn ngày mai còn chỗ nào là thấy luôn, không phải lật sổ.
Thêm một thứ giảm trùng mà ít người nghĩ tới: tiền cọc. Lịch ghi được khoản cọc và cách khách trả. Khách đã cọc thì ít khi quên, và lễ tân cũng ngại xếp đè lên lịch đã có tiền.
Phần nào máy canh, phần nào người canh
Nói thẳng cho đúng: phần mềm canh chặt theo giường và phòng. Còn kỹ thuật viên thì hệ thống gán chứ không tự chặn trùng — mỗi lịch hẹn ghi được kỹ thuật viên, thậm chí ghi theo từng dịch vụ trong lịch (để tính hoa hồng sau này), nhưng việc một người có bị xếp hai khách cùng khung giờ hay không vẫn là việc nhìn màn lịch và lịch ca.
| Tình huống | Ai phát hiện | Làm gì |
|---|---|---|
| Hai khách cùng giường, chồng khung giờ | Hệ thống báo khi lưu | Đổi giường hoặc dời giờ ngay lúc nhận lịch |
| Lượt sau sát nút lượt trước | Hệ thống, nhờ khoảng đệm | Khai đúng số phút dọn phòng của quán mình |
| Một kỹ thuật viên bị xếp hai khách | Người nhận lịch, nhìn màn lịch | Xem ai đang trực ca đó rồi đổi người |
| Khách quen đòi đúng một người | Người nhận lịch | Hỏi giờ khác thay vì hứa rồi đổi người phút chót |
Bốn quy ước nên chốt trước khi bật
- Chỉ nhận lịch trên một chỗ duy nhất. Nhận qua Zalo hay điện thoại cũng nhập vào hệ thống ngay lúc đó, không ghi giấy để nhập sau.
- Khai thời lượng thật cho từng dịch vụ, đo lại sau vài tuần. Thời lượng sai thì mọi thứ phía sau sai theo.
- Đặt số phút đệm bằng đúng thời gian dọn phòng của quán, không để 0 cho "chặt lịch".
- Khách huỷ thì huỷ trên hệ thống kèm lý do, đừng để lịch chết chiếm giường tới hết ngày.
Trùng lịch là loại lỗi làm mất khách êm ru: người ta không phàn nàn, chỉ lần sau không quay lại. Khi giường có trục thời gian, khoảng đệm được khai và mọi người nhận lịch trên cùng một màn hình, phần lớn các vụ trùng biến mất mà không cần ai gắt gỏng với ai. Anh chị xem thêm phần mềm quản lý spa, massage của Ordersys, dùng thử miễn phí 7 ngày để chạy thử đúng một tuần cao điểm rồi so với cuốn sổ cũ. Hai bài liên quan: xếp lịch theo giường và kỹ thuật viên, quản lý ca kíp kỹ thuật viên.
Ordersys có bản cho nhà hàng, quán ăn và bản cho cửa hàng bán lẻ: tính tiền, kho, báo cáo, xuất hoá đơn điện tử. Cài đặt và đào tạo tận nơi.
Các tin tức khác
Phần mềm quản lý nhà thuốc, tạp hoá: mã vạch, hạn dùng, bán nhanh
Nhà thuốc và tạp hoá vất vả giống nhau: hàng rất nhiều, giá trị nhỏ, khách đứng đợi, và hàng có hạn dùng. Quét mã bán nhanh, lô và hạn dùng đi theo hàng từ lúc nhập, quy đổi thùng ra hộp, định mức tồn — và một điểm riêng của nhà thuốc cần hỏi rõ trước khi chọn phần mềm.
Tính lương part-time theo giờ cho quán ăn, quán cà phê
Part-time ca bốn năm tiếng, lịch đổi theo tuần thì lương tháng không áp được. Bốn thứ cần khai đúng — ca, chấm công, đơn giá giờ, kỳ chốt — và vì sao giờ công phải lấy từ chấm công chứ không lấy từ lịch ca.
Phần mềm quản lý tiệm bánh: công thức chế biến, hạn dùng và bánh đặt theo ngày lấy
Tiệm bánh là một cái xưởng nhỏ dính với một cửa hàng, nên phần mềm chỉ biết bán thì chủ tiệm vẫn không biết một mẻ hết bao nhiêu bột. Khai bánh thành hàng hoá chế biến có công thức, cốt và kem thành bán thành phẩm, nhập nguyên liệu theo lô kèm hạn dùng, dán tem mã vạch bán quầy, và gom đơn bánh đặt theo ngày lấy về một chỗ.
Phần mềm quản lý quán lẩu nướng: khai thực đơn, chia khu bếp và cài gì trước ngày mở bán
Khách lẩu nướng gọi rải năm sáu lượt trong hai tiếng, bếp chia ba khu, bàn ngồi lâu nên mỗi tối chỉ xoay một hai lượt. Ba đặc điểm đó quyết định phải khai gì trong tuần đầu: nồi lẩu và vị lẩu theo thuộc tính, đĩa thịt theo định lượng, suất buffet, máy in bếp/bar theo nhóm hàng, đặt bàn trước có mã và đóng ca cuối đêm.
Quán bida hút nhóm sinh viên giờ vắng: gắn ưu đãi vào người, không chỉ vào khung giờ
Hạ giá cả khung giờ chiều thì khách vốn đã tới cũng được giảm theo. Muốn nhắm đúng nhóm khách đang thiếu thì ưu đãi phải gắn vào người: thẻ thành viên và hạng, ba mức giảm đặt sẵn Thường — Học sinh — Khác, và combo nhóm giới hạn số lượng theo thứ và khung giờ. Kèm ba rào chắn để tiền giảm không chảy ra ngoài.
Phần mềm HRM cho chuỗi nhà hàng, cafe: chia việc giữa chủ chuỗi và từng quán
Mở đến điểm thứ ba thì ba file Excel ở ba máy không còn trả lời được chuỗi có bao nhiêu người và tháng rồi chi bao nhiêu cho nhân sự. Một hồ sơ dùng chung đi theo người khi chuyển điểm, bảng chia việc giữa chủ chuỗi và quản lý quán, phân quyền theo cửa hàng, quy tắc cài riêng từng chi nhánh và chi phí lương tách theo điểm.
Phần mềm quản lý shop hoa: đơn hẹn theo ngày giao và công nợ khách sỉ
Phần lớn doanh thu shop hoa nằm ở đơn hẹn trước, hàng thì hai ba ngày là hỏng, còn khách nhà hàng khách sạn thì ghi nợ cả tháng. Cách đưa ngày giao, giờ giao và lời chúc vào thẳng đơn, lọc đơn phải giao hôm nay ngay ở quầy, bán theo cành nhập theo bó, và theo dõi công nợ khách sỉ có nhắc trước hạn.
Quản lý ca kíp kỹ thuật viên massage, tránh ghi khống giờ
Bảng công viết tay thì cuối tháng không có gì để đối chiếu nên ký đại. Khai ca trước, chấm công bằng thiết bị QR gắn chi nhánh, rồi đặt giờ công cạnh số lượt phục vụ trong ca — ba dấu hiệu lệch thường gặp và cách chuyển từ bảng công sang bảng lương theo giờ.
Phần mềm quản lý quán pizza: tự chọn topping, bán tại chỗ và giao hàng
Menu mươi loại bánh nhưng cỡ, đế và topping đẩy lên vài trăm tổ hợp, lại bán cùng lúc ba kênh. Cách khai thuộc tính - biến thể - nhóm topping cho một lần xong, ba kiểu bán trên một hệ thống, định lượng nguyên liệu trừ kho, và chỗ không nên kỳ vọng ở phần giao hàng.
