Quán ăn và quán cà phê hiếm khi chạy bằng toàn người làm cả ngày. Phần lớn là các bạn part-time: ca bốn, năm tiếng, lịch đổi theo tuần vì còn lịch học, tháng này nghỉ hai người thì tháng sau có hai người mới. Lương tháng không áp vào đây được, còn tính tay theo giờ thì cuối tháng cộng sổ tới khuya mà vẫn có người thắc mắc. Việc cần làm không phải là học thêm công thức, mà là khai đúng bốn thứ: ca, chấm công, đơn giá giờ, kỳ chốt.
Khai ca ngắn trước, rồi mới xếp lịch tuần
Trong phần HRM của Ordersys, ca làm việc là một bản khai riêng chứ không phải con số nhớ trong đầu. Mỗi ca ghi giờ vào, giờ ra — ca ngắn kiểu 10:00–12:00 hay ca qua đêm 15:00–00:00 đều khai được. Mỗi ca còn khai thêm vài thông số đáng tiền:
- Giờ sớm nhất được chấm công. Ca 10:00 cho phép chấm từ 09:00, tránh bạn tới sớm ngồi chơi rồi chấm luôn thành một tiếng công.
- Khoảng tính đi muộn, về sớm và khoảng tính tăng ca trước và sau ca — để hệ thống biết phút nào là phút làm thêm, phút nào chỉ là đến sớm.
- Số phút nghỉ giữa ca, trừ thẳng ra khỏi giờ công thay vì cãi nhau mỗi tháng.
Có bộ ca rồi thì xếp lịch cho từng bạn, và lịch lặp được theo tuần — ai cố định thứ ba, thứ năm, thứ bảy thì khai một lần cho cả giai đoạn.
Giờ công lấy từ chấm công, không lấy từ lịch ca
Đây là chỗ hay nhầm: lịch ca là dự kiến, giờ công là thực tế. Nhân viên chấm vào, chấm ra trên thiết bị có mã QR đặt tại quán bằng tài khoản riêng; mỗi lần chấm đổ thành một dòng trong bảng công kèm ca tương ứng, số phút đi muộn và số phút về sớm tính sẵn. Vì tính theo phút nên đi muộn mười phút là trừ mười phút, không trừ nguyên buổi — với part-time đây là khác biệt rất lớn.
Quên chấm thì sửa được, nhưng mỗi lần sửa có ghi người sửa và lý do, và dòng đó mang dấu đã chỉnh — khác hẳn cuốn sổ tẩy xoá rồi viết đè. Quán cũng khai được số giờ công chuẩn một ngày để hệ thống biết đâu là phần vượt.
Đơn giá giờ và mức làm thêm
Mỗi nhân viên chọn một trong hai kiểu lương: theo tháng hoặc theo giờ. Chọn theo giờ thì khai đơn giá một giờ, tiền công = đơn giá × giờ công thực tế trong kỳ. Phần làm thêm đặt riêng theo loại ngày — ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ — mỗi loại một mức, ghi bằng phần trăm hoặc bằng số tiền, và chọn được áp cho ca nào. Mức này khai chung cho cả quán, bạn nào có thoả thuận khác thì đặt riêng cho người đó.
| Khai ở đâu | Khai cái gì | Ảnh hưởng tới bảng lương |
|---|---|---|
| Ca làm việc | Giờ vào ra, phút nghỉ, khoảng tính tăng ca | Quyết định phút nào là giờ công, phút nào là làm thêm |
| Thiết lập lương | Kiểu lương theo giờ, đơn giá giờ | Nhân với giờ công ra tiền công |
| Thiết lập làm thêm | Mức theo ngày thường, ngày nghỉ, ngày lễ | Tính riêng phần vượt giờ |
Chốt theo tuần hay theo tháng đều được
Nhiều quán trả part-time theo tuần cho các bạn sinh viên và trả theo tháng cho người làm chính. Kỳ lương khai được cả hai kiểu, mỗi kỳ có ngày bắt đầu, ngày kết thúc và số ngày công. Bảng lương một kỳ gom đủ các khoản: tiền công theo giờ, tiền làm thêm, phụ cấp, thưởng, khoản trừ, hoa hồng, ngày nghỉ có lương và không lương — ra số phải trả và số đã trả.
Bảng lương chốt xong thì khoá lại, không có chuyện mở ra sửa sau khi đã phát lương. Cần điều chỉnh một khoản thì nhập vào ô điều chỉnh, số gốc hệ thống tính vẫn còn để đối chiếu.
Hai việc nên làm ngay tuần đầu
- Khai hết các ca thật của quán, kể cả ca hai tiếng đổi tua giờ cao điểm. Thiếu ca thì phút làm thêm đổ sai chỗ.
- Công bố giờ sớm nhất được chấm công và cách trừ đi muộn trước kỳ lương đầu tiên, rồi chạy song song một tuần với cách ghi cũ trước khi bỏ sổ.
Lương part-time ít khi sai vì công thức — thường sai vì số giờ không ai gom nổi và không ai đối chiếu được. Khi ca khai sẵn, giờ công lấy thẳng từ chấm công và kỳ lương chốt đúng hạn, việc trả lương cho mười mấy bạn làm theo giờ gọn lại còn một buổi ngồi soát. Anh chị xem thêm phần mềm quản lý nhân sự Ordersys, dùng thử miễn phí 7 ngày để chạy thử trọn một kỳ. Hai bài liên quan: cách tính lương theo giờ, theo ca, chấm công bằng mã QR và chống chấm hộ.
Chấm công bằng điện thoại, tự tính lương theo ca, phụ cấp, tăng ca và xuất bảng lương mỗi tháng.
Các tin tức khác
Phần mềm quản lý nhà thuốc, tạp hoá: mã vạch, hạn dùng, bán nhanh
Nhà thuốc và tạp hoá vất vả giống nhau: hàng rất nhiều, giá trị nhỏ, khách đứng đợi, và hàng có hạn dùng. Quét mã bán nhanh, lô và hạn dùng đi theo hàng từ lúc nhập, quy đổi thùng ra hộp, định mức tồn — và một điểm riêng của nhà thuốc cần hỏi rõ trước khi chọn phần mềm.
Quán massage xếp phòng, giường và kỹ thuật viên không trùng giờ
Hai khách cùng một giường là lỗi làm mất khách êm ru. Ba nguồn gây trùng ở quán massage, cách phần mềm chặn trùng theo giường bằng giờ bắt đầu cộng thời lượng và khoảng đệm hai phía, phần nào máy canh — phần nào người vẫn phải canh, và bốn quy ước nên chốt trước khi bật.
Phần mềm quản lý tiệm bánh: công thức chế biến, hạn dùng và bánh đặt theo ngày lấy
Tiệm bánh là một cái xưởng nhỏ dính với một cửa hàng, nên phần mềm chỉ biết bán thì chủ tiệm vẫn không biết một mẻ hết bao nhiêu bột. Khai bánh thành hàng hoá chế biến có công thức, cốt và kem thành bán thành phẩm, nhập nguyên liệu theo lô kèm hạn dùng, dán tem mã vạch bán quầy, và gom đơn bánh đặt theo ngày lấy về một chỗ.
Phần mềm quản lý quán lẩu nướng: khai thực đơn, chia khu bếp và cài gì trước ngày mở bán
Khách lẩu nướng gọi rải năm sáu lượt trong hai tiếng, bếp chia ba khu, bàn ngồi lâu nên mỗi tối chỉ xoay một hai lượt. Ba đặc điểm đó quyết định phải khai gì trong tuần đầu: nồi lẩu và vị lẩu theo thuộc tính, đĩa thịt theo định lượng, suất buffet, máy in bếp/bar theo nhóm hàng, đặt bàn trước có mã và đóng ca cuối đêm.
Quán bida hút nhóm sinh viên giờ vắng: gắn ưu đãi vào người, không chỉ vào khung giờ
Hạ giá cả khung giờ chiều thì khách vốn đã tới cũng được giảm theo. Muốn nhắm đúng nhóm khách đang thiếu thì ưu đãi phải gắn vào người: thẻ thành viên và hạng, ba mức giảm đặt sẵn Thường — Học sinh — Khác, và combo nhóm giới hạn số lượng theo thứ và khung giờ. Kèm ba rào chắn để tiền giảm không chảy ra ngoài.
Phần mềm HRM cho chuỗi nhà hàng, cafe: chia việc giữa chủ chuỗi và từng quán
Mở đến điểm thứ ba thì ba file Excel ở ba máy không còn trả lời được chuỗi có bao nhiêu người và tháng rồi chi bao nhiêu cho nhân sự. Một hồ sơ dùng chung đi theo người khi chuyển điểm, bảng chia việc giữa chủ chuỗi và quản lý quán, phân quyền theo cửa hàng, quy tắc cài riêng từng chi nhánh và chi phí lương tách theo điểm.
Phần mềm quản lý shop hoa: đơn hẹn theo ngày giao và công nợ khách sỉ
Phần lớn doanh thu shop hoa nằm ở đơn hẹn trước, hàng thì hai ba ngày là hỏng, còn khách nhà hàng khách sạn thì ghi nợ cả tháng. Cách đưa ngày giao, giờ giao và lời chúc vào thẳng đơn, lọc đơn phải giao hôm nay ngay ở quầy, bán theo cành nhập theo bó, và theo dõi công nợ khách sỉ có nhắc trước hạn.
Quản lý ca kíp kỹ thuật viên massage, tránh ghi khống giờ
Bảng công viết tay thì cuối tháng không có gì để đối chiếu nên ký đại. Khai ca trước, chấm công bằng thiết bị QR gắn chi nhánh, rồi đặt giờ công cạnh số lượt phục vụ trong ca — ba dấu hiệu lệch thường gặp và cách chuyển từ bảng công sang bảng lương theo giờ.
Phần mềm quản lý quán pizza: tự chọn topping, bán tại chỗ và giao hàng
Menu mươi loại bánh nhưng cỡ, đế và topping đẩy lên vài trăm tổ hợp, lại bán cùng lúc ba kênh. Cách khai thuộc tính - biến thể - nhóm topping cho một lần xong, ba kiểu bán trên một hệ thống, định lượng nguyên liệu trừ kho, và chỗ không nên kỳ vọng ở phần giao hàng.
