Chuyển từ KiotViet sang phần mềm khác: xuất những file nào?

Trước khi báo ngưng dịch vụ với phần mềm đang dùng, việc đầu tiên là lấy đủ dữ liệu của quán ra file. Với KiotViet, mỗi danh mục (hàng hoá, khách hàng, nhà cung cấp) được xuất riêng ra một file Excel, tên file có dạng DanhSachSanPham_KV kèm ngày giờ lúc bấm xuất. Bài này đi qua từng file: cột nào cần mang sang, cột nào chỉ để lưu, và bốn chỗ hay sai khi mở file.

Những file cần xuất

File	Dùng để	Lưu ý
Danh sách hàng hoá DanhSachSanPham_KV…	Nhập hàng hoá, giá bán, giá vốn, đơn vị tính và tồn kho đầu kỳ	Xuất sau khi đóng đơn cuối cùng của ngày cắt, vì cột Tồn kho là số tại lúc bấm xuất
Danh sách khách hàng DanhSachKhachHang_KV…	Nhập khách hàng, số điện thoại, công nợ phải thu	Kiểm tra số điện thoại còn đủ số 0 ở đầu
Danh sách nhà cung cấp DanhSachNhaCungCap_KV…	Nhập nhà cung cấp và công nợ phải trả	Đối chiếu số nợ với nhà cung cấp trước khi nhập
Hoá đơn, báo cáo doanh thu	Lưu trữ để tra cứu, đối chiếu thuế	Không nhập sang phần mềm mới; xuất theo từng tháng và lưu hai nơi

File hàng hoá có 28 cột: mang sang 12, còn lại để lưu

File danh sách hàng hoá xuất từ KiotViet có 28 cột. Không phải cột nào cũng cần — nhiều cột là số do phần mềm tự tính, sang hệ thống mới sẽ tính lại.

Nhóm	Cột trong file	Xử lý
Cần mang sang	Loại hàng · Nhóm hàng(3 Cấp) · Mã hàng · Mã vạch · Tên hàng · Tên hàng trên hóa đơn điện tử · Giá bán · Giá vốn · Tồn kho · ĐVT · Mã ĐVT Cơ bản · Quy đổi	Là phần lõi của danh mục hàng hoá. Tên trên hoá đơn điện tử cần giữ nếu quán đang xuất hoá đơn
Kiểm tra trước	Thuộc tính · Hàng thành phần · Đang kinh doanh	Hàng có thuộc tính (size, màu) hoặc hàng thành phần (combo) cần cài lại theo cách của phần mềm mới. Lọc bỏ hàng đã ngưng kinh doanh
Chỉ để lưu	KH đặt · Dự kiến hết hàng · Tồn nhỏ nhất · Tồn lớn nhất · Vị trí · Mẫu ghi chú · Mô tả · Thương hiệu · Trọng lượng · Được bán trực tiếp · Mã HH Liên quan · Thời gian tạo	Số tự tính hoặc thiết lập riêng của phần mềm cũ; đặt lại sau khi đã bán ổn
Hình ảnh	Hình ảnh (url1,url2...)	Chỉ là đường dẫn tới ảnh lưu ở nơi khác. Muốn giữ ảnh sản phẩm thì tải ảnh về máy trước khi dừng tài khoản

Hàng bán nhiều đơn vị (thùng – lốc – lon) nằm ở ba cột ĐVT, Mã ĐVT Cơ bản và Quy đổi. Mỗi đơn vị là một dòng riêng, dòng đơn vị lớn trỏ về mã của đơn vị cơ bản. Đây là chỗ dễ nhập sai nhất: sai quy đổi thì bán một thùng mà kho trừ một lon.

Bốn chỗ hay sai khi mở file

Excel tự đổi mã. Mã vạch dài 13 số bị hiện thành dạng 8.93E+12, mã bắt đầu bằng số 0 bị mất số 0. Đừng mở rồi lưu đè file gốc; gửi nguyên file vừa xuất, còn muốn sửa thì làm trên bản sao.
Mã chỉ khác nhau một chữ Đ/D hoặc dấu cách. Ví dụ hai mã chỉ khác ở chữ Đ và D có thể là hai mặt hàng hoàn toàn khác nhau. Khi đối chiếu, so theo tên hàng chứ không chỉ theo mã.
Tồn kho âm. Bán trước nhập sau mà chưa điều chỉnh thì tồn bị âm. Phần mềm mới không nhận tồn đầu kỳ âm — kiểm lại những mặt hàng này trước ngày cắt.
Giá vốn bằng 0. Mặt hàng chưa từng nhập hàng qua phần mềm thường có giá vốn 0, sang hệ thống mới báo cáo sẽ ra lãi 100%. Lọc cột Giá vốn, bổ sung trước khi nhập.

Thứ tự xuất trong ngày cắt

Đóng đơn cuối cùng, không bán thêm trên phần mềm cũ.
Xuất danh sách hàng hoá (lấy tồn kho cuối ngày).
Xuất danh sách khách hàng và nhà cung cấp (lấy công nợ cuối ngày).
Xuất báo cáo doanh thu và hoá đơn theo tháng để lưu trữ.
Lưu tất cả vào hai nơi, ví dụ máy tính và ổ lưu trữ trực tuyến.

Cách chốt kho và công nợ đúng thời điểm có ở bài chuyển dữ liệu sang phần mềm mới cần chuẩn bị gì.

Ordersys giúp phần nào

Quán chỉ cần gửi nguyên các file vừa xuất. Nhân viên nhập liệu của Ordersys chuyển sang mẫu nhập của Ordersys, giữ nguyên mã hàng cũ nếu quán muốn, rồi kỹ thuật xuống quán cài đặt và đào tạo — không thu phí triển khai. Xem cách làm ở trang chuyển sang Ordersys từ phần mềm đang dùng.

Đọc tiếp: chạy song song hai phần mềm bao lâu.