Quán cà phê nhìn đơn giản hơn quán ăn — không có bếp nấu — nên nhiều người nghĩ mở là bán. Thực tế quán cà phê vẫn là cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống, và có vài thứ riêng mà quán ăn ít gặp: nhạc phát trong quán, bàn ghế ra vỉa hè, biển hiệu. Bài này đi theo đúng những gì một quán cà phê cần.

Giấy tờ cơ bản

Giấy tờ	Khi nào cần	Ghi chú
Đăng ký hộ kinh doanh	Mọi quán có địa điểm cố định	Làm trước tiên, các giấy khác cần thông tin từ đây
Đăng ký thuế	Ngay sau đăng ký kinh doanh	Mức thuế: thuế quán cà phê
Giấy an toàn thực phẩm	Quán có địa điểm cố định	Có thẩm định tại quán; quầy pha phải sạch, có chỗ rửa, nguồn nước đạt
Giấy phép bán rượu	Chỉ khi bán rượu, bia uống tại chỗ	Quán chỉ bán cà phê, trà thì không cần
Phòng cháy chữa cháy	Tuỳ diện tích, số tầng, số chỗ	Hỏi trước khi thuê mặt bằng, không phải sau khi sửa xong

Thứ tự làm, thời gian và các bẫy khi làm giấy an toàn thực phẩm giống quán ăn — xem chi tiết ở mở quán ăn cần giấy phép gì.

Ba thứ riêng của quán cà phê

1. Nhạc phát trong quán

Phát nhạc nền cho khách nghe tại quán là sử dụng tác phẩm âm nhạc vào mục đích kinh doanh, nên theo luật sở hữu trí tuệ thường phải trả tiền bản quyền cho tổ chức đại diện quyền tác giả. Nhiều quán không biết cho tới khi được liên hệ thu phí. Hỏi trước mức phí theo diện tích quán, hoặc dùng nguồn nhạc có giấy phép cho kinh doanh.

2. Bàn ghế ra vỉa hè

Đặt bàn ghế, xe đẩy trên vỉa hè mà không được phép có thể bị xử phạt và thu giữ đồ. Một số nơi cho sử dụng tạm thời một phần vỉa hè có thu phí — hỏi phường trước khi tính số chỗ ngồi vào kế hoạch doanh thu.

3. Biển hiệu

Biển hiệu phải ghi tên cơ sở đúng như đăng ký; biển lớn hoặc đặt ở vị trí đặc biệt có thể phải xin phép riêng. Làm biển sau khi có đăng ký hộ kinh doanh để khỏi làm lại.

Hoá đơn điện tử: đừng để tới lúc bị hỏi

Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025, áp dụng từ 01/6/2025. 1 tỷ/năm tương đương khoảng 2,7 triệu mỗi ngày — tức khoảng 90 ly giá 30.000đ, mức một quán cà phê đông khách dễ đạt. Tính thử số ly mỗi ngày của quán bạn: doanh thu quán cafe bao nhiêu thì hoà vốn.

Trình tự gọn cho quán cà phê

Xem mặt bằng: hỏi PCCC và điều kiện an toàn thực phẩm trước khi ký thuê.
Đăng ký hộ kinh doanh, đăng ký thuế.
Sửa quầy pha, chỗ rửa, kho; làm giấy an toàn thực phẩm.
Làm biển hiệu, hỏi phường về vỉa hè, chọn nguồn nhạc.
Cài phần mềm bán hàng có sẵn hoá đơn điện tử, nhập menu — xem mở quán cafe cần mua thiết bị bán hàng gì.

Danh sách việc cần làm trước ngày khai trương: chuẩn bị khai trương.

Ordersys làm phần nào

Phần mềm quản lý quán cafe Ordersys có sẵn hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền; phần đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với cơ quan thuế chúng tôi làm cùng bạn, không tính phí. Dùng thử miễn phí 7 ngày.

Bài tổng hợp theo Luật An toàn thực phẩm 2010, Nghị định 15/2018/NĐ-CP, Luật Sở hữu trí tuệ và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tại thời điểm tháng 9/2026. Bài mang tính tham khảo; thủ tục và cơ quan tiếp nhận khác nhau theo địa phương — hãy hỏi UBND phường/xã, cơ quan y tế và Công an PCCC nơi mở quán trước khi làm.