Quán cà phê nhìn đơn giản hơn quán ăn — không có bếp nấu — nên nhiều người nghĩ mở là bán. Thực tế quán cà phê vẫn là cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống, và có vài thứ riêng mà quán ăn ít gặp: nhạc phát trong quán, bàn ghế ra vỉa hè, biển hiệu. Bài này đi theo đúng những gì một quán cà phê cần.
Giấy tờ cơ bản
| Giấy tờ | Khi nào cần | Ghi chú |
|---|---|---|
| Đăng ký hộ kinh doanh | Mọi quán có địa điểm cố định | Làm trước tiên, các giấy khác cần thông tin từ đây |
| Đăng ký thuế | Ngay sau đăng ký kinh doanh | Mức thuế: thuế quán cà phê |
| Giấy an toàn thực phẩm | Quán có địa điểm cố định | Có thẩm định tại quán; quầy pha phải sạch, có chỗ rửa, nguồn nước đạt |
| Giấy phép bán rượu | Chỉ khi bán rượu, bia uống tại chỗ | Quán chỉ bán cà phê, trà thì không cần |
| Phòng cháy chữa cháy | Tuỳ diện tích, số tầng, số chỗ | Hỏi trước khi thuê mặt bằng, không phải sau khi sửa xong |
Thứ tự làm, thời gian và các bẫy khi làm giấy an toàn thực phẩm giống quán ăn — xem chi tiết ở mở quán ăn cần giấy phép gì.
Ba thứ riêng của quán cà phê
1. Nhạc phát trong quán
Phát nhạc nền cho khách nghe tại quán là sử dụng tác phẩm âm nhạc vào mục đích kinh doanh, nên theo luật sở hữu trí tuệ thường phải trả tiền bản quyền cho tổ chức đại diện quyền tác giả. Nhiều quán không biết cho tới khi được liên hệ thu phí. Hỏi trước mức phí theo diện tích quán, hoặc dùng nguồn nhạc có giấy phép cho kinh doanh.
2. Bàn ghế ra vỉa hè
Đặt bàn ghế, xe đẩy trên vỉa hè mà không được phép có thể bị xử phạt và thu giữ đồ. Một số nơi cho sử dụng tạm thời một phần vỉa hè có thu phí — hỏi phường trước khi tính số chỗ ngồi vào kế hoạch doanh thu.
3. Biển hiệu
Biển hiệu phải ghi tên cơ sở đúng như đăng ký; biển lớn hoặc đặt ở vị trí đặc biệt có thể phải xin phép riêng. Làm biển sau khi có đăng ký hộ kinh doanh để khỏi làm lại.
Hoá đơn điện tử: đừng để tới lúc bị hỏi
Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025, áp dụng từ 01/6/2025. 1 tỷ/năm tương đương khoảng 2,7 triệu mỗi ngày — tức khoảng 90 ly giá 30.000đ, mức một quán cà phê đông khách dễ đạt. Tính thử số ly mỗi ngày của quán bạn: doanh thu quán cafe bao nhiêu thì hoà vốn.
Trình tự gọn cho quán cà phê
- Xem mặt bằng: hỏi PCCC và điều kiện an toàn thực phẩm trước khi ký thuê.
- Đăng ký hộ kinh doanh, đăng ký thuế.
- Sửa quầy pha, chỗ rửa, kho; làm giấy an toàn thực phẩm.
- Làm biển hiệu, hỏi phường về vỉa hè, chọn nguồn nhạc.
- Cài phần mềm bán hàng có sẵn hoá đơn điện tử, nhập menu — xem mở quán cafe cần mua thiết bị bán hàng gì.
Danh sách việc cần làm trước ngày khai trương: chuẩn bị khai trương.
Ordersys làm phần nào
Phần mềm quản lý quán cafe Ordersys có sẵn hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền; phần đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với cơ quan thuế chúng tôi làm cùng bạn, không tính phí. Dùng thử miễn phí 7 ngày.
Bài tổng hợp theo Luật An toàn thực phẩm 2010, Nghị định 15/2018/NĐ-CP, Luật Sở hữu trí tuệ và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tại thời điểm tháng 9/2026. Bài mang tính tham khảo; thủ tục và cơ quan tiếp nhận khác nhau theo địa phương — hãy hỏi UBND phường/xã, cơ quan y tế và Công an PCCC nơi mở quán trước khi làm.
Checkout in a few taps, print cup labels with toppings, send drinks to the bar screen and issue e-invoices from the POS.
Other news
Recording supplier debt when receiving goods: know who you owe, how much and when it is due
Each delivery not paid in full becomes its own debt tied to the purchase receipt, with the delivery note number and due date. Pay in instalments one line at a time with documents, check due debts weekly, and reconcile at month end in minutes.
Selling multi-visit packages at a nail salon: what to include and how to deduct visits without disputes
A nail package should only cover the repeating base service; art, stones and extensions are charged separately each visit. State three things when selling, deduct visits on the ticket, and separate package sales from the value of visits performed.
Revenue reports by shift and by therapist at a massage shop: reading them to staff shifts right
Put the shift closing report, the sales report by room area and the commission report side by side to see which shifts are short-staffed, which are overstaffed, and which therapist should work which shift, then fix next week's schedule.
Splitting the bill when groups sharing a karaoke room want to pay separately
Two groups sing in the same room and each wants to pay its own part when leaving. Ask when the room is opened, record orders by group, split the bill on the system by choosing items and quantities, and agree up front on who pays for room time.
Collecting guest reviews after the meal and handling bad feedback the same day
Unhappy guests rarely speak up inside the restaurant; they quietly never come back. Ask right when the guest has just paid, let them rate in a few seconds, handle bad reviews the same day in four steps, and read weekly to spot repeated problems.
Best-selling dishes by time slot: prep the right amount and run out less at peak hours
A daily total report does not tell the kitchen how much to prep for lunch. How to split the day into time slots, pick the key dishes of each slot, convert portions into ingredients, batch by shift and read sold-out dishes correctly.
Selling set menus and meal combos in a restaurant: setting them up so the kitchen, stock and counter agree
Set up a set as an ordinary dish and the kitchen does not know what "Set B" contains, stock does not deduct ingredients, and swaps are edited by hand at the counter. How a set menu differs from a combo, how to set up dish groups, default dishes and extra charges, and what the kitchen, the bill and stock see when a combo is sold.
Unit of measure conversion: buy by the case, sell single items and keep stock accurate
When the stock book counts cases and the counter counts pieces, the two numbers cannot be compared at month end. Three ways of setting up items that throw stock off, how to set up unit conversion in the software, receiving by the case while stock counts in cans, and a few rules worth agreeing on in the stockroom.
Fingerprint time clock connected to software: hours go straight into payroll
A fingerprint device stops buddy punching, but it only records punch times. What the device does and what needs HR software, four steps from a finger on the scanner to a payslip, five things to do before buying a device, and how to handle a finger the device will not recognise.
