Quán cà phê nhìn đơn giản hơn quán ăn — không có bếp nấu — nên nhiều người nghĩ mở là bán. Thực tế quán cà phê vẫn là cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống, và có vài thứ riêng mà quán ăn ít gặp: nhạc phát trong quán, bàn ghế ra vỉa hè, biển hiệu. Bài này đi theo đúng những gì một quán cà phê cần.
Giấy tờ cơ bản
| Giấy tờ | Khi nào cần | Ghi chú |
|---|---|---|
| Đăng ký hộ kinh doanh | Mọi quán có địa điểm cố định | Làm trước tiên, các giấy khác cần thông tin từ đây |
| Đăng ký thuế | Ngay sau đăng ký kinh doanh | Mức thuế: thuế quán cà phê |
| Giấy an toàn thực phẩm | Quán có địa điểm cố định | Có thẩm định tại quán; quầy pha phải sạch, có chỗ rửa, nguồn nước đạt |
| Giấy phép bán rượu | Chỉ khi bán rượu, bia uống tại chỗ | Quán chỉ bán cà phê, trà thì không cần |
| Phòng cháy chữa cháy | Tuỳ diện tích, số tầng, số chỗ | Hỏi trước khi thuê mặt bằng, không phải sau khi sửa xong |
Thứ tự làm, thời gian và các bẫy khi làm giấy an toàn thực phẩm giống quán ăn — xem chi tiết ở mở quán ăn cần giấy phép gì.
Ba thứ riêng của quán cà phê
1. Nhạc phát trong quán
Phát nhạc nền cho khách nghe tại quán là sử dụng tác phẩm âm nhạc vào mục đích kinh doanh, nên theo luật sở hữu trí tuệ thường phải trả tiền bản quyền cho tổ chức đại diện quyền tác giả. Nhiều quán không biết cho tới khi được liên hệ thu phí. Hỏi trước mức phí theo diện tích quán, hoặc dùng nguồn nhạc có giấy phép cho kinh doanh.
2. Bàn ghế ra vỉa hè
Đặt bàn ghế, xe đẩy trên vỉa hè mà không được phép có thể bị xử phạt và thu giữ đồ. Một số nơi cho sử dụng tạm thời một phần vỉa hè có thu phí — hỏi phường trước khi tính số chỗ ngồi vào kế hoạch doanh thu.
3. Biển hiệu
Biển hiệu phải ghi tên cơ sở đúng như đăng ký; biển lớn hoặc đặt ở vị trí đặc biệt có thể phải xin phép riêng. Làm biển sau khi có đăng ký hộ kinh doanh để khỏi làm lại.
Hoá đơn điện tử: đừng để tới lúc bị hỏi
Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025, áp dụng từ 01/6/2025. 1 tỷ/năm tương đương khoảng 2,7 triệu mỗi ngày — tức khoảng 90 ly giá 30.000đ, mức một quán cà phê đông khách dễ đạt. Tính thử số ly mỗi ngày của quán bạn: doanh thu quán cafe bao nhiêu thì hoà vốn.
Trình tự gọn cho quán cà phê
- Xem mặt bằng: hỏi PCCC và điều kiện an toàn thực phẩm trước khi ký thuê.
- Đăng ký hộ kinh doanh, đăng ký thuế.
- Sửa quầy pha, chỗ rửa, kho; làm giấy an toàn thực phẩm.
- Làm biển hiệu, hỏi phường về vỉa hè, chọn nguồn nhạc.
- Cài phần mềm bán hàng có sẵn hoá đơn điện tử, nhập menu — xem mở quán cafe cần mua thiết bị bán hàng gì.
Danh sách việc cần làm trước ngày khai trương: chuẩn bị khai trương.
Ordersys làm phần nào
Phần mềm quản lý quán cafe Ordersys có sẵn hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền; phần đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với cơ quan thuế chúng tôi làm cùng bạn, không tính phí. Dùng thử miễn phí 7 ngày.
Bài tổng hợp theo Luật An toàn thực phẩm 2010, Nghị định 15/2018/NĐ-CP, Luật Sở hữu trí tuệ và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tại thời điểm tháng 9/2026. Bài mang tính tham khảo; thủ tục và cơ quan tiếp nhận khác nhau theo địa phương — hãy hỏi UBND phường/xã, cơ quan y tế và Công an PCCC nơi mở quán trước khi làm.
Tính tiền vài chạm, in tem ly và topping, báo pha chế ra màn hình quầy, xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền.
Các tin tức khác
Ghi công nợ nhà cung cấp khi nhập hàng: biết đang nợ ai, bao nhiêu, đến hạn khi nào
Mỗi lần nhập hàng chưa trả đủ là một khoản nợ riêng gắn với phiếu nhập, kèm số phiếu giao hàng và hạn trả. Trả dần mỗi lần một dòng có chứng từ, đầu tuần xem nợ sắp đến hạn, cuối tháng đối chiếu trong vài phút.
Bán gói combo nhiều buổi cho tiệm nail: gói gồm gì, trừ buổi thế nào cho khỏi cãi
Gói nail chỉ nên gồm dịch vụ gốc lặp lại, phần vẽ, đá, nối móng tính riêng mỗi lần. Nói rõ ba điều khi bán, trừ buổi ngay trên phiếu, tách tiền bán gói với giá trị buổi đã làm.
Báo cáo doanh thu theo ca và theo kỹ thuật viên ở quán massage: đọc để xếp người cho đúng
Đặt báo cáo chốt ca, báo cáo bán hàng theo khu phòng và báo cáo hoa hồng cạnh nhau để biết ca nào thiếu người, ca nào thừa, kỹ thuật viên nào nên đứng ca nào, rồi sửa lịch ca tuần sau.
Tách hoá đơn khi nhóm khách chung phòng karaoke muốn trả riêng
Hai nhóm hát chung một phòng, lúc về nhóm nào trả phần nhóm đó. Hỏi từ lúc mở phòng, ghi đồ gọi theo nhóm, tách hoá đơn trên máy bằng cách chọn món và số lượng, thống nhất trước ai trả tiền giờ phòng.
Thu thập đánh giá khách sau bữa ăn và xử lý phản hồi xấu trong ngày
Khách không vui hiếm khi nói tại quán mà lặng lẽ không quay lại. Hỏi ngay lúc khách vừa thanh toán, để khách chấm sao trong vài giây, xử lý đánh giá xấu trong ngày theo bốn bước và đọc theo tuần để thấy lỗi lặp lại.
Món bán chạy theo khung giờ: chuẩn bị bếp đúng lượng, bớt cảnh hết món giờ đông
Báo cáo tổng theo ngày không cho bếp biết trưa nay sơ chế bao nhiêu. Cách chia ngày thành khung giờ, chọn món chủ lực từng khung, đổi số phần ra nguyên liệu, chia mẻ theo ca và đọc đúng những món hết sớm.
Bán theo set menu và combo suất cho nhà hàng: khai sao cho bếp, kho và quầy cùng khớp
Khai set như một món thường thì bếp không biết "Set B" gồm gì, kho không trừ nguyên liệu, khách đổi món thì thu ngân sửa tay. Set menu khác combo ở đâu, cách khai nhóm món, món mặc định và giá cộng thêm, bếp, hoá đơn và kho thấy gì khi bán một combo.
Quy đổi đơn vị tính: mua theo thùng, bán lẻ từng cái mà kho vẫn khớp
Sổ kho ghi theo thùng, quầy bán theo cái thì cuối tháng hai con số không so được. Ba cách khai hay làm lệch kho, cách khai quy đổi đơn vị trên phần mềm, nhập theo thùng mà kho cộng theo lon, và vài quy ước nên thống nhất trong kho.
Máy chấm công vân tay kết nối phần mềm: công về thẳng bảng lương
Máy vân tay chặn được chuyện quét hộ, nhưng chỉ ghi giờ quẹt. Phần nào máy làm được, phần nào cần phần mềm nhân sự, bốn bước từ lần quẹt tay tới phiếu lương, năm việc nên làm trước khi mua máy và cách xử lý khi máy không nhận ngón tay.
