Quán cà phê nhìn đơn giản hơn quán ăn — không có bếp nấu — nên nhiều người nghĩ mở là bán. Thực tế quán cà phê vẫn là cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống, và có vài thứ riêng mà quán ăn ít gặp: nhạc phát trong quán, bàn ghế ra vỉa hè, biển hiệu. Bài này đi theo đúng những gì một quán cà phê cần.
Giấy tờ cơ bản
| Giấy tờ | Khi nào cần | Ghi chú |
|---|---|---|
| Đăng ký hộ kinh doanh | Mọi quán có địa điểm cố định | Làm trước tiên, các giấy khác cần thông tin từ đây |
| Đăng ký thuế | Ngay sau đăng ký kinh doanh | Mức thuế: thuế quán cà phê |
| Giấy an toàn thực phẩm | Quán có địa điểm cố định | Có thẩm định tại quán; quầy pha phải sạch, có chỗ rửa, nguồn nước đạt |
| Giấy phép bán rượu | Chỉ khi bán rượu, bia uống tại chỗ | Quán chỉ bán cà phê, trà thì không cần |
| Phòng cháy chữa cháy | Tuỳ diện tích, số tầng, số chỗ | Hỏi trước khi thuê mặt bằng, không phải sau khi sửa xong |
Thứ tự làm, thời gian và các bẫy khi làm giấy an toàn thực phẩm giống quán ăn — xem chi tiết ở mở quán ăn cần giấy phép gì.
Ba thứ riêng của quán cà phê
1. Nhạc phát trong quán
Phát nhạc nền cho khách nghe tại quán là sử dụng tác phẩm âm nhạc vào mục đích kinh doanh, nên theo luật sở hữu trí tuệ thường phải trả tiền bản quyền cho tổ chức đại diện quyền tác giả. Nhiều quán không biết cho tới khi được liên hệ thu phí. Hỏi trước mức phí theo diện tích quán, hoặc dùng nguồn nhạc có giấy phép cho kinh doanh.
2. Bàn ghế ra vỉa hè
Đặt bàn ghế, xe đẩy trên vỉa hè mà không được phép có thể bị xử phạt và thu giữ đồ. Một số nơi cho sử dụng tạm thời một phần vỉa hè có thu phí — hỏi phường trước khi tính số chỗ ngồi vào kế hoạch doanh thu.
3. Biển hiệu
Biển hiệu phải ghi tên cơ sở đúng như đăng ký; biển lớn hoặc đặt ở vị trí đặc biệt có thể phải xin phép riêng. Làm biển sau khi có đăng ký hộ kinh doanh để khỏi làm lại.
Hoá đơn điện tử: đừng để tới lúc bị hỏi
Hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm phải dùng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025, áp dụng từ 01/6/2025. 1 tỷ/năm tương đương khoảng 2,7 triệu mỗi ngày — tức khoảng 90 ly giá 30.000đ, mức một quán cà phê đông khách dễ đạt. Tính thử số ly mỗi ngày của quán bạn: doanh thu quán cafe bao nhiêu thì hoà vốn.
Trình tự gọn cho quán cà phê
- Xem mặt bằng: hỏi PCCC và điều kiện an toàn thực phẩm trước khi ký thuê.
- Đăng ký hộ kinh doanh, đăng ký thuế.
- Sửa quầy pha, chỗ rửa, kho; làm giấy an toàn thực phẩm.
- Làm biển hiệu, hỏi phường về vỉa hè, chọn nguồn nhạc.
- Cài phần mềm bán hàng có sẵn hoá đơn điện tử, nhập menu — xem mở quán cafe cần mua thiết bị bán hàng gì.
Danh sách việc cần làm trước ngày khai trương: chuẩn bị khai trương.
Ordersys làm phần nào
Phần mềm quản lý quán cafe Ordersys có sẵn hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền; phần đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử với cơ quan thuế chúng tôi làm cùng bạn, không tính phí. Dùng thử miễn phí 7 ngày.
Bài tổng hợp theo Luật An toàn thực phẩm 2010, Nghị định 15/2018/NĐ-CP, Luật Sở hữu trí tuệ và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, tại thời điểm tháng 9/2026. Bài mang tính tham khảo; thủ tục và cơ quan tiếp nhận khác nhau theo địa phương — hãy hỏi UBND phường/xã, cơ quan y tế và Công an PCCC nơi mở quán trước khi làm.
Tính tiền vài chạm, in tem ly và topping, báo pha chế ra màn hình quầy, xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền.
Các tin tức khác
Cửa hàng giày dép: quản lý size, mẫu và đổi trả
Bán giày dép phải xử lý đổi trả nhiều hơn hẳn các ngành bán lẻ khác, và đó mới là chỗ làm tồn kho lệch. Bài này bàn phần đó: năm câu cần chốt trong chính sách đổi trả, vì sao đổi cỡ phải làm phiếu trên máy chứ không xử lý miệng, hàng đổi về xếp vào đâu thì còn bán được, và bốn con số bị đổi trả làm sai nếu bỏ qua.
Salon tóc cao cấp: quản lý đặt lịch theo stylist và dịch vụ dài
Ở salon cao cấp, khách đặt lịch với một người cụ thể chứ không đặt với salon. Bài này bàn phần phát sinh thêm vì chuyện đó: xử lý khi stylist khách muốn đã kín lịch, tách bảng giá theo bậc tay nghề thay vì để thu ngân nhẩm, siết nhóm lịch dài ba bốn tiếng, và giữ khách quen bằng hồ sơ của salon chứ không bằng trí nhớ của thợ.
Spa chăm sóc mẹ bầu, sau sinh: quản lý liệu trình dài ngày
Nhóm khách này khác khách thường ở chỗ liệu trình gắn với mốc thời gian không dời được: ô chống chỉ định phải hiện nổi bật trong hồ sơ, nên giữ đúng một kỹ thuật viên cho cả liệu trình, và vì khách dời buổi nhiều nên phải đặt buổi kế tiếp ngay tại quầy, nhắc hẹn và theo dõi buổi còn lại.
Tiệm nail mùa cuối năm: quản lý lịch dày và thợ thời vụ
Cận Tết ghế kín cả ngày và tiệm phải nhận thêm thợ thời vụ: ba việc nên chốt trước khi vào mùa — tài khoản riêng kèm giới hạn quyền cho thợ mới, bảng giá tách rõ phần làm thêm, và biết lúc nào ngừng nhận để lịch không trễ dây chuyền.
Quán ăn gia đình: menu đa dạng, phục vụ nhiều bàn cùng lúc
Một bàn nhiều thế hệ thì menu phải rộng: cách chia nhóm món theo kiểu khách gọi, ghi chú khẩu vị cho bếp, ghép và tách bàn cuối tuần đông, và cách cắt bớt món ít gọi mỗi tháng.
Quán cơm văn phòng: bán theo suất, nhận đặt trước theo nhóm
Ba nguồn đơn của quán cơm trưa và cách xử lý khác nhau, chốt số suất từ tối hôm trước, bốn thứ phải chốt khi nhận đơn công ty, và cách cắt bớt thao tác trong 90 phút cao điểm.
Phần mềm quản lý bida gồm những gì? Tính giờ, đèn bàn, ghi điểm, báo cáo
Phần mềm quản lý bida đúng nghĩa gồm năm phần: tính giờ từng bàn, bật tắt đèn bàn, ghi điểm tại bàn, gọi đồ vào bàn, và báo cáo chống thất thoát — tất cả trên một hệ thống.
Nhà hàng chay: quản lý thực đơn theo mùa và nguyên liệu tươi
Quán chay khó ở hai chỗ: nguyên liệu tươi hạn ngắn và khách lên xuống theo ngày rằm, mùng một. Chia thực đơn thành món trụ và món theo mùa, khai định lượng để nhập đúng lượng rau củ, tính giá vốn từng món để biết món nào thật sự lời.
Quán trà sữa nhiều topping: quản lý định lượng và giá thế nào
Topping làm doanh thu trà sữa tăng nhưng cũng dễ thất thoát nhất. Biến mỗi topping thành nút bấm để tính đủ tiền, định lượng từng loại để không hao, in tem ly để pha và giao đúng, tính giá vốn gồm topping để biết ly nào thật sự lời.
