Chuẩn bị mở quán cà phê, danh sách máy móc ở quầy thu ngân hay bị làm theo lời người bán hàng: máy POS màn hình kép, hai máy in, két điện tử, máy quét… Thực tế một quán nhỏ mở cửa được với rất ít thứ. Bài này chia theo ba cấu hình, từ tối thiểu tới đầy đủ, để bạn mua đúng cái cần trước.
Ba cấu hình quầy bán hàng
| Tối thiểu | Quán vừa, bán mang đi nhiều | Quán đông, nhiều người đứng quầy | |
|---|---|---|---|
| Thiết bị bấm đơn | Điện thoại hoặc máy tính bảng sẵn có | Máy tính bảng hoặc máy POS để cố định ở quầy | Máy POS ở quầy + điện thoại cho người order tại bàn |
| In bill | Máy in nhiệt khổ 58mm hoặc 80mm (có thể không in, gửi hoá đơn điện tử) | Máy in nhiệt 80mm | Máy in nhiệt 80mm |
| In tem ly | Chưa cần nếu phần lớn khách ngồi tại chỗ | Máy in tem nhiệt cuộn 30×50mm | Máy in tem đặt ngay quầy pha |
| Màn hình cho khách | Không | Tuỳ chọn | Màn hình phụ quay ra khách: xem đơn, quét QR trả tiền |
| Thanh toán | Mã VietQR theo từng hoá đơn | VietQR + két đựng tiền | VietQR + két + máy quẹt thẻ ngân hàng |
Giá mỗi loại thay đổi nhiều theo hãng và thời điểm — nên lấy báo giá từ 2–3 nơi. Bảng so sánh máy in: so sánh các dòng máy in hoá đơn.
Thứ tự nên mua
- Chọn phần mềm trước, máy sau. Phần mềm quyết định máy nào dùng được (máy in kết nối Wi-Fi, LAN hay Bluetooth, máy tính bảng Android hay iPad). Mua máy trước rồi mới tìm phần mềm hay gặp cảnh không tương thích.
- Máy in tem trước máy in bill nếu quán bán mang đi nhiều — nhầm ly mất khách nhanh hơn thiếu bill.
- Màn hình phụ để sau, khi đã biết giờ cao điểm có hay sai đơn không.
Điện thoại hay máy tính tiền?
Quán mới, ít khách: điện thoại là đủ. Khi đơn dồn vào giờ cao điểm và có hai người đứng quầy, nên có một thiết bị cố định ở quầy. So sánh chi tiết: tính tiền quán cafe bằng điện thoại hay máy tính tiền.
Những thứ chưa cần mua ngay
- Máy quét mã vạch — quán cà phê bán đồ pha, gần như không quét mã; chỉ cần khi bán thêm hàng đóng gói.
- Hai máy in cho hai quầy — quán cà phê thường chỉ một quầy pha.
- Hệ thống gọi số điện tử — tem ly có số thứ tự đã làm được việc gọi món.
Đừng quên phần không phải máy
- Giấy in dự phòng đúng khổ, cả giấy tem.
- Wi-Fi riêng cho máy bán hàng, tách khỏi Wi-Fi của khách.
- Hoá đơn điện tử nếu doanh thu từ 1 tỷ/năm — xem mở quán cà phê cần giấy phép gì.
Ordersys làm phần nào
Phần mềm quản lý quán cafe Ordersys chạy trên điện thoại, máy tính bảng và máy POS; in bill, in tem ly, màn hình phụ cho khách, mã VietQR theo từng hoá đơn và hoá đơn điện tử. Đội ngũ tư vấn cấu hình máy theo quy mô quán trước khi bạn mua. Dùng thử miễn phí 7 ngày.
Đọc thêm: mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn.
Tính tiền vài chạm, in tem ly và topping, báo pha chế ra màn hình quầy, xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền.
Các tin tức khác
Quán bida kết hợp cà phê: quản lý chung hai nguồn thu
Cà phê sáng và bida tối là hai nhịp khác nhau trên cùng một mặt bằng: tách báo cáo theo khung giờ, quy ước cho khách chỉ uống không chơi, một nhóm nhân viên chạy cả hai mảng và giá theo khung giờ để kéo khách chéo.
QR gọi món có phải tải app không? Giải đáp đúng chỗ khách lo
Khách quét mã là vào trang web ngay, không cài đặt, không đăng ký. Bảng so sánh trang web QR và app tải về, vì sao vẫn cần mạng, và câu nhân viên nên nói để khách chịu quét.
Khách gọi sai món qua QR: xác nhận và huỷ thế nào cho không thất thoát
Công tắc xác nhận đơn QR (chờ duyệt hay xuống bếp ngay), huỷ món sau khi bếp đã nhận, bếp báo hết món, và bốn câu quán phải trả lời trước khi dán mã.
Bán hàng theo cân: nối cân điện tử với phần mềm thế nào
Ba cách bán hàng cân và cách nào nhanh nhất, hai kiểu nối cân (cân tại quầy và cân in tem mã vạch ở khu hàng), bốn thứ phải chuẩn bị trước khi nối, và cách quản kho hàng cân theo ký.
Cửa hàng tạp hoá bán sỉ lẫn lẻ: quản lý công nợ và giá theo khách
Khách lẻ và mối lấy sỉ khác nhau ở đâu, cách khai một mã hàng nhiều đơn vị tính để bán thùng vẫn trừ đúng kho, chốt giá theo nhóm thay vì nhớ từng người, và ba việc phải làm với công nợ.
Cửa hàng điện thoại, phụ kiện: quản lý IMEI và bảo hành
Một cửa hàng điện thoại bán hai loại hàng rất khác nhau trên cùng một quầy: máy thì mỗi chiếc một IMEI, phụ kiện thì hàng trăm mã nhỏ. Bài này bàn cách tách hai loại đó: khi nào bật quản lý theo IMEI, bốn chặng phải quét IMEI, phần bảo hành phần mềm làm được tới đâu, và cách quản giá sỉ cùng công nợ khách lấy buôn.
Cửa hàng giày dép: quản lý size, mẫu và đổi trả
Bán giày dép phải xử lý đổi trả nhiều hơn hẳn các ngành bán lẻ khác, và đó mới là chỗ làm tồn kho lệch. Bài này bàn phần đó: năm câu cần chốt trong chính sách đổi trả, vì sao đổi cỡ phải làm phiếu trên máy chứ không xử lý miệng, hàng đổi về xếp vào đâu thì còn bán được, và bốn con số bị đổi trả làm sai nếu bỏ qua.
Salon tóc cao cấp: quản lý đặt lịch theo stylist và dịch vụ dài
Ở salon cao cấp, khách đặt lịch với một người cụ thể chứ không đặt với salon. Bài này bàn phần phát sinh thêm vì chuyện đó: xử lý khi stylist khách muốn đã kín lịch, tách bảng giá theo bậc tay nghề thay vì để thu ngân nhẩm, siết nhóm lịch dài ba bốn tiếng, và giữ khách quen bằng hồ sơ của salon chứ không bằng trí nhớ của thợ.
Spa chăm sóc mẹ bầu, sau sinh: quản lý liệu trình dài ngày
Nhóm khách này khác khách thường ở chỗ liệu trình gắn với mốc thời gian không dời được: ô chống chỉ định phải hiện nổi bật trong hồ sơ, nên giữ đúng một kỹ thuật viên cho cả liệu trình, và vì khách dời buổi nhiều nên phải đặt buổi kế tiếp ngay tại quầy, nhắc hẹn và theo dõi buổi còn lại.
