Chuẩn bị mở quán cà phê, danh sách máy móc ở quầy thu ngân hay bị làm theo lời người bán hàng: máy POS màn hình kép, hai máy in, két điện tử, máy quét… Thực tế một quán nhỏ mở cửa được với rất ít thứ. Bài này chia theo ba cấu hình, từ tối thiểu tới đầy đủ, để bạn mua đúng cái cần trước.
Ba cấu hình quầy bán hàng
| Tối thiểu | Quán vừa, bán mang đi nhiều | Quán đông, nhiều người đứng quầy | |
|---|---|---|---|
| Thiết bị bấm đơn | Điện thoại hoặc máy tính bảng sẵn có | Máy tính bảng hoặc máy POS để cố định ở quầy | Máy POS ở quầy + điện thoại cho người order tại bàn |
| In bill | Máy in nhiệt khổ 58mm hoặc 80mm (có thể không in, gửi hoá đơn điện tử) | Máy in nhiệt 80mm | Máy in nhiệt 80mm |
| In tem ly | Chưa cần nếu phần lớn khách ngồi tại chỗ | Máy in tem nhiệt cuộn 30×50mm | Máy in tem đặt ngay quầy pha |
| Màn hình cho khách | Không | Tuỳ chọn | Màn hình phụ quay ra khách: xem đơn, quét QR trả tiền |
| Thanh toán | Mã VietQR theo từng hoá đơn | VietQR + két đựng tiền | VietQR + két + máy quẹt thẻ ngân hàng |
Giá mỗi loại thay đổi nhiều theo hãng và thời điểm — nên lấy báo giá từ 2–3 nơi. Bảng so sánh máy in: so sánh các dòng máy in hoá đơn.
Thứ tự nên mua
- Chọn phần mềm trước, máy sau. Phần mềm quyết định máy nào dùng được (máy in kết nối Wi-Fi, LAN hay Bluetooth, máy tính bảng Android hay iPad). Mua máy trước rồi mới tìm phần mềm hay gặp cảnh không tương thích.
- Máy in tem trước máy in bill nếu quán bán mang đi nhiều — nhầm ly mất khách nhanh hơn thiếu bill.
- Màn hình phụ để sau, khi đã biết giờ cao điểm có hay sai đơn không.
Điện thoại hay máy tính tiền?
Quán mới, ít khách: điện thoại là đủ. Khi đơn dồn vào giờ cao điểm và có hai người đứng quầy, nên có một thiết bị cố định ở quầy. So sánh chi tiết: tính tiền quán cafe bằng điện thoại hay máy tính tiền.
Những thứ chưa cần mua ngay
- Máy quét mã vạch — quán cà phê bán đồ pha, gần như không quét mã; chỉ cần khi bán thêm hàng đóng gói.
- Hai máy in cho hai quầy — quán cà phê thường chỉ một quầy pha.
- Hệ thống gọi số điện tử — tem ly có số thứ tự đã làm được việc gọi món.
Đừng quên phần không phải máy
- Giấy in dự phòng đúng khổ, cả giấy tem.
- Wi-Fi riêng cho máy bán hàng, tách khỏi Wi-Fi của khách.
- Hoá đơn điện tử nếu doanh thu từ 1 tỷ/năm — xem mở quán cà phê cần giấy phép gì.
Ordersys làm phần nào
Phần mềm quản lý quán cafe Ordersys chạy trên điện thoại, máy tính bảng và máy POS; in bill, in tem ly, màn hình phụ cho khách, mã VietQR theo từng hoá đơn và hoá đơn điện tử. Đội ngũ tư vấn cấu hình máy theo quy mô quán trước khi bạn mua. Dùng thử miễn phí 7 ngày.
Đọc thêm: mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn.
Tính tiền vài chạm, in tem ly và topping, báo pha chế ra màn hình quầy, xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền.
Các tin tức khác
Ghi công nợ nhà cung cấp khi nhập hàng: biết đang nợ ai, bao nhiêu, đến hạn khi nào
Mỗi lần nhập hàng chưa trả đủ là một khoản nợ riêng gắn với phiếu nhập, kèm số phiếu giao hàng và hạn trả. Trả dần mỗi lần một dòng có chứng từ, đầu tuần xem nợ sắp đến hạn, cuối tháng đối chiếu trong vài phút.
Bán gói combo nhiều buổi cho tiệm nail: gói gồm gì, trừ buổi thế nào cho khỏi cãi
Gói nail chỉ nên gồm dịch vụ gốc lặp lại, phần vẽ, đá, nối móng tính riêng mỗi lần. Nói rõ ba điều khi bán, trừ buổi ngay trên phiếu, tách tiền bán gói với giá trị buổi đã làm.
Báo cáo doanh thu theo ca và theo kỹ thuật viên ở quán massage: đọc để xếp người cho đúng
Đặt báo cáo chốt ca, báo cáo bán hàng theo khu phòng và báo cáo hoa hồng cạnh nhau để biết ca nào thiếu người, ca nào thừa, kỹ thuật viên nào nên đứng ca nào, rồi sửa lịch ca tuần sau.
Tách hoá đơn khi nhóm khách chung phòng karaoke muốn trả riêng
Hai nhóm hát chung một phòng, lúc về nhóm nào trả phần nhóm đó. Hỏi từ lúc mở phòng, ghi đồ gọi theo nhóm, tách hoá đơn trên máy bằng cách chọn món và số lượng, thống nhất trước ai trả tiền giờ phòng.
Thu thập đánh giá khách sau bữa ăn và xử lý phản hồi xấu trong ngày
Khách không vui hiếm khi nói tại quán mà lặng lẽ không quay lại. Hỏi ngay lúc khách vừa thanh toán, để khách chấm sao trong vài giây, xử lý đánh giá xấu trong ngày theo bốn bước và đọc theo tuần để thấy lỗi lặp lại.
Món bán chạy theo khung giờ: chuẩn bị bếp đúng lượng, bớt cảnh hết món giờ đông
Báo cáo tổng theo ngày không cho bếp biết trưa nay sơ chế bao nhiêu. Cách chia ngày thành khung giờ, chọn món chủ lực từng khung, đổi số phần ra nguyên liệu, chia mẻ theo ca và đọc đúng những món hết sớm.
Bán theo set menu và combo suất cho nhà hàng: khai sao cho bếp, kho và quầy cùng khớp
Khai set như một món thường thì bếp không biết "Set B" gồm gì, kho không trừ nguyên liệu, khách đổi món thì thu ngân sửa tay. Set menu khác combo ở đâu, cách khai nhóm món, món mặc định và giá cộng thêm, bếp, hoá đơn và kho thấy gì khi bán một combo.
Quy đổi đơn vị tính: mua theo thùng, bán lẻ từng cái mà kho vẫn khớp
Sổ kho ghi theo thùng, quầy bán theo cái thì cuối tháng hai con số không so được. Ba cách khai hay làm lệch kho, cách khai quy đổi đơn vị trên phần mềm, nhập theo thùng mà kho cộng theo lon, và vài quy ước nên thống nhất trong kho.
Máy chấm công vân tay kết nối phần mềm: công về thẳng bảng lương
Máy vân tay chặn được chuyện quét hộ, nhưng chỉ ghi giờ quẹt. Phần nào máy làm được, phần nào cần phần mềm nhân sự, bốn bước từ lần quẹt tay tới phiếu lương, năm việc nên làm trước khi mua máy và cách xử lý khi máy không nhận ngón tay.
