Chuẩn bị mở quán cà phê, danh sách máy móc ở quầy thu ngân hay bị làm theo lời người bán hàng: máy POS màn hình kép, hai máy in, két điện tử, máy quét… Thực tế một quán nhỏ mở cửa được với rất ít thứ. Bài này chia theo ba cấu hình, từ tối thiểu tới đầy đủ, để bạn mua đúng cái cần trước.
Ba cấu hình quầy bán hàng
| Tối thiểu | Quán vừa, bán mang đi nhiều | Quán đông, nhiều người đứng quầy | |
|---|---|---|---|
| Thiết bị bấm đơn | Điện thoại hoặc máy tính bảng sẵn có | Máy tính bảng hoặc máy POS để cố định ở quầy | Máy POS ở quầy + điện thoại cho người order tại bàn |
| In bill | Máy in nhiệt khổ 58mm hoặc 80mm (có thể không in, gửi hoá đơn điện tử) | Máy in nhiệt 80mm | Máy in nhiệt 80mm |
| In tem ly | Chưa cần nếu phần lớn khách ngồi tại chỗ | Máy in tem nhiệt cuộn 30×50mm | Máy in tem đặt ngay quầy pha |
| Màn hình cho khách | Không | Tuỳ chọn | Màn hình phụ quay ra khách: xem đơn, quét QR trả tiền |
| Thanh toán | Mã VietQR theo từng hoá đơn | VietQR + két đựng tiền | VietQR + két + máy quẹt thẻ ngân hàng |
Giá mỗi loại thay đổi nhiều theo hãng và thời điểm — nên lấy báo giá từ 2–3 nơi. Bảng so sánh máy in: so sánh các dòng máy in hoá đơn.
Thứ tự nên mua
- Chọn phần mềm trước, máy sau. Phần mềm quyết định máy nào dùng được (máy in kết nối Wi-Fi, LAN hay Bluetooth, máy tính bảng Android hay iPad). Mua máy trước rồi mới tìm phần mềm hay gặp cảnh không tương thích.
- Máy in tem trước máy in bill nếu quán bán mang đi nhiều — nhầm ly mất khách nhanh hơn thiếu bill.
- Màn hình phụ để sau, khi đã biết giờ cao điểm có hay sai đơn không.
Điện thoại hay máy tính tiền?
Quán mới, ít khách: điện thoại là đủ. Khi đơn dồn vào giờ cao điểm và có hai người đứng quầy, nên có một thiết bị cố định ở quầy. So sánh chi tiết: tính tiền quán cafe bằng điện thoại hay máy tính tiền.
Những thứ chưa cần mua ngay
- Máy quét mã vạch — quán cà phê bán đồ pha, gần như không quét mã; chỉ cần khi bán thêm hàng đóng gói.
- Hai máy in cho hai quầy — quán cà phê thường chỉ một quầy pha.
- Hệ thống gọi số điện tử — tem ly có số thứ tự đã làm được việc gọi món.
Đừng quên phần không phải máy
- Giấy in dự phòng đúng khổ, cả giấy tem.
- Wi-Fi riêng cho máy bán hàng, tách khỏi Wi-Fi của khách.
- Hoá đơn điện tử nếu doanh thu từ 1 tỷ/năm — xem mở quán cà phê cần giấy phép gì.
Ordersys làm phần nào
Phần mềm quản lý quán cafe Ordersys chạy trên điện thoại, máy tính bảng và máy POS; in bill, in tem ly, màn hình phụ cho khách, mã VietQR theo từng hoá đơn và hoá đơn điện tử. Đội ngũ tư vấn cấu hình máy theo quy mô quán trước khi bạn mua. Dùng thử miễn phí 7 ngày.
Đọc thêm: mở quán cà phê cần bao nhiêu vốn.
Tính tiền vài chạm, in tem ly và topping, báo pha chế ra màn hình quầy, xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền.
Các tin tức khác
Hao hụt nguyên liệu quán cafe: đo thế nào, mất ở đâu
Đo hao hụt bằng một phép trừ giữa lượng dùng thật và lượng dùng theo công thức, sáu chỗ hao hụt hay nằm và cách chặn từng chỗ.
Quản lý quán cafe nhỏ một mình: việc gì để phần mềm làm
Sáu việc lặp lại nên để máy làm, ba việc chủ quán phải tự làm, một ngày của quán một người và giao quyền khi thuê thêm người.
In tem ly cho quán cafe, trà sữa mang đi: in gì, máy gì
Tem ly nên in những gì, khổ tem và máy in, quy trình ở quầy khi có tem, in lại tem hỏng và đơn từ ứng dụng giao hàng.
Mở quán cà phê cần giấy phép gì?
Giấy tờ cơ bản cho quán cà phê, ba thứ riêng của quán cà phê (nhạc, vỉa hè, biển hiệu), hoá đơn điện tử và trình tự làm gọn.
Doanh thu quán cafe bao nhiêu thì hoà vốn? (có máy tính)
Công thức điểm hoà vốn cho quán cà phê, máy tính số ly và doanh thu hoà vốn mỗi ngày, cách đọc kết quả và bốn cách hạ điểm hoà vốn.
Định lượng nguyên liệu quán cafe: công thức từng ly và tự trừ kho
Một công thức định lượng gồm gì, định lượng theo size, mức đường và topping, từ công thức đến tự trừ kho, bắt đầu từ đâu khi quán chưa có công thức.
Cách lên menu quán cafe: bao nhiêu món, món nào đẩy, món nào bỏ
Số món vừa phải theo từng kiểu quán, chia món theo bán chạy và lãi thành bốn nhóm, năm nguyên tắc trình bày menu và cập nhật menu trên phần mềm.
Quản lý hàng theo size, màu cho shop quần áo, giày dép
Tách mẫu hàng và biến thể, đặt mã SKU dễ hiểu, bốn con số chỉ có khi tách size màu, đổi size trên máy và chuyển hàng giữa cửa hàng.
Tồn tối thiểu: khi nào phải nhập hàng lại (có máy tính điểm đặt hàng)
Công thức tồn tối thiểu từ lượng bán mỗi ngày, số ngày chờ hàng và số ngày dự phòng; máy tính điểm đặt hàng và ba lỗi hay gặp.
